Asana协同工作管理工具使用指南

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Asana 协同工作管理工具使用指南
第 1 章 Asana 基础入门................................................................................................................ 3
1 Asana 简介...................................................................................................................... 3
2 账号注册与登录............................................................................................................. 3
3 工作空间与项目创建..................................................................................................... 4
4 成员邀请与管理............................................................................................................. 4
第 2 章 任务管理........................................................................................................................... 4
1 创建与编辑任务............................................................................................................. 4
1.1 创建任务.................................................................................................................... 4
1.2 编辑任务.................................................................................................................... 4
2 任务属性设置................................................................................................................ 5
2.1 任务名称.................................................................................................................... 5
2.2 描述............................................................................................................................ 5
2.3 截止日期.................................................................................................................... 5
2.4 优先级........................................................................................................................ 5
2.5 标签............................................................................................................................ 5
2.6 附件............................................................................................................................ 5
3 任务分配与跟进............................................................................................................. 5
3.1 分配任务.................................................................................................................... 5
3.2 跟进任务.................................................................................................................... 5
3.3 评论与讨论................................................................................................................ 5
4 任务列表管理................................................................................................................ 5
4.1 搜索任务.................................................................................................................... 6
4.2 筛选任务.................................................................................................................... 6
4.3 任务视图.................................................................................................................... 6
4.4 任务排序.................................................................................................................... 6
第 3 章 项目管理........................................................................................................................... 6
1 项目模板的应用............................................................................................................. 6
2 项目进度跟踪................................................................................................................ 6
3 项目截止日期与优先级设置......................................................................................... 7
4 项目成员协作................................................................................................................ 7
第 4 章 进度报告与数据分析....................................................................................................... 7
1 创建进度报告................................................................................................................ 7
2 设置报告周期与频率..................................................................................................... 8
3 数据分析工具介绍......................................................................................................... 8
4 项目绩效评估................................................................................................................ 8
第 5 章 通知与提醒....................................................................................................................... 9
1 通知设置........................................................................................................................ 9
1.1 进入通知设置............................................................................................................. 9
1.2 配置通知类型............................................................................................................. 9
1.3 自定义通知频率......................................................................................................... 9

1.4 管理通知渠道............................................................................................................. 9
2 提醒功能应用................................................................................................................ 9
2.1 为任务设置提醒......................................................................................................... 9
2.2 为项目设置提醒....................................................................................................... 10
2.3 查看和管理提醒....................................................................................................... 10
3 通知与提醒的优化....................................................................................................... 10
3.1 筛选重要通知........................................................................................................... 10
3.2 合并相似通知........................................................................................................... 10
3.3 自定义通知内容....................................................................................................... 10
4 邮件通知与移动端推送............................................................................................... 10
4.1 邮件通知.................................................................................................................. 10
4.2 移动端推送.............................................................................................................. 10
第 6 章 Asana 高级功能.............................................................................................................. 10
1 依赖任务与任务序列................................................................................................... 10
1.1 创建依赖任务........................................................................................................... 11
1.2 管理任务序列........................................................................................................... 11
2 重复任务与规则........................................................................................................... 11
2.1 创建重复任务........................................................................................................... 11
2.2 重复任务规则........................................................................................................... 11
3 任务自动化与智能推荐............................................................................................... 11
3.1 任务自动化.............................................................................................................. 11
3.2 智能推荐.................................................................................................................. 11
4 Asana 集成与 API 应用................................................................................................ 11
4.1 Asana 集成................................................................................................................ 12
4.2 Asana API................................................................................................................ 12
第 7 章 团队协作与沟通............................................................................................................. 12
1 团队角色与权限设置................................................................................................... 12
1.1 添加团队成员........................................................................................................... 12
1.2 设置角色权限........................................................................................................... 12
2 评论区沟通协作........................................................................................................... 12
2.1 添加评论.................................................................................................................. 13
2.2 回复评论.................................................................................................................. 13
3 文件共享与协作........................................................................................................... 13
3.1 添加文件.................................................................................................................. 13
3.2 查看与编辑文件....................................................................................................... 13
4 Asana 与第三方沟通工具的整合................................................................................. 13
4.1 整合 Slack................................................................................................................ 13
4.2 整合 Microsoft Teams............................................................................................ 13
第 8 章 Asana 移动端应用.......................................................................................................... 14
1 Asana 移动端简介........................................................................................................ 14
2 安装与配置移动端....................................................................................................... 14
2.1 与安装...................................................................................................................... 14
2.2 账户登录与配置....................................................................................................... 14
3 移动端常用功能介绍................................................................................................... 14

3.1 查看任务.................................................................................................................. 14
3.2 管理任务.................................................................................................................. 14
3.3 沟通协作.................................................................................................................. 14
3.4 通知提醒.................................................................................................................. 14
4 移动端高级功能应用................................................................................................... 14
4.1 多任务操作.............................................................................................................. 14
4.2 模板创建与使用....................................................................................................... 15
4.3 数据分析与报告....................................................................................................... 15
4.4 集成第三方应用....................................................................................................... 15
第 9 章 Asana 个性化设置.......................................................................................................... 15
1 个性化界面与布局....................................................................................................... 15
1.1 更改主题颜色........................................................................................................... 15
1.2 调整侧边栏.............................................................................................................. 15
1.3 自定义导航栏........................................................................................................... 15
2 自定义字段与视图....................................................................................................... 15
2.1 自定义字段.............................................................................................................. 15
2.2 自定义视图.............................................................................................................. 16
3 个性化搜索与筛选....................................................................................................... 16
3.1 高级搜索.................................................................................................................. 16
3.2 筛选器...................................................................................................................... 16
4 Asana 插件与应用市场................................................................................................ 16
4.1 插件安装与管理....................................................................................................... 16
4.2 应用市场推荐........................................................................................................... 16
第 10 章 Asana 实践案例与最佳实践......................................................................................... 16
1 企业应用案例解析..................................................................................................... 16
2 团队协作最佳实践..................................................................................................... 17
3 项目管理高效策略..................................................................................................... 17
4 Asana 使用技巧与心得分享...................................................................................... 17
第 1 章 Asana 基础入门
1 Asana 简介
Asana 是一个高效、灵活的协同工作管理工具，旨在帮助团队更好地协作、
提高工作效率。它允许团队成员规划工作、分配任务、跟踪进度，并在一个平台
上进行沟通。Asana 的用户界面直观易用，支持多种设备访问，从而为团队协作
提供便捷的支持。
2 账号注册与登录
要使用 Asana，首先需要注册账号。请遵循以下步骤进行注册和登录：
步骤 1：访问Asana 官网。

步骤 2：“注册”按钮，选择注册方式（如：邮箱、Google 账户等）。

步骤 3：按照提示填写相关信息，包括姓名、邮箱、密码等。

步骤 4：“创建我的 Asana 账户”按钮，完成注册。

步骤 5：登录 Asana。在官网登录页面，输入注册邮箱和密码，“登录”按

钮。

1.3 工作空间与项目创建

注册并登录 Asana 后，可以创建工作空间和项目来组织团队工作。

步骤 1：创建工作空间。登录 Asana 后，左上角的“工作空间”按钮，选择

“新建工作空间”，填写工作空间名称，“创建”按钮。

步骤 2：创建项目。在工作空间内，“新建项目”按钮，输入项目名称，选

择项目模板（如：团队日常任务、产品开发等），“创建”按钮。

1.4 成员邀请与管理

为更好地协作，需要邀请团队成员加入 Asana，并对成员进行管理。

步骤 1：邀请成员。在项目页面，“邀请”按钮，输入成员的邮箱地址，选

择成员角色（如：管理员、普通成员等），“发送邀请”按钮。

步骤 2：管理成员。在项目设置中，可以查看已邀请成员，对其进行如下管

理：

修改成员角色。

移除成员。

查看成员的贡献和进度。

通过以上步骤，您已成功掌握 Asana 的基础入门知识，可以开始使用 Asana

进行团队协作。

第 2 章任务管理

2.1 创建与编辑任务

在使用 Asana 进行任务管理时，首先需要掌握如何创建与编辑任务。以下是

详细步骤：

2.1.1 创建任务

描述任务内容，设置截止日期，然后“保存”按钮即可创建新任务。

2.1.2 编辑任务

创建任务后，您可以随时对其进行编辑。任务标题，进入任务详情页，可以

对任务名称、描述、截止日期等进行修改。还可以添加附件、标签、优先级等更多

信息。

2.2 任务属性设置

为了更好地管理任务，您可以对任务属性进行设置。以下是一些关键属性：

2.2.1 任务名称

简洁明了地描述任务内容，便于团队成员理解。

2.2.2 描述

详细说明任务要求、背景和相关信息，有助于团队成员更好地执行任务。

2.2.3 截止日期

设置任务完成的时间节点，提醒团队成员注意进度。

2.2.4 优先级

根据任务紧急程度和重要性，设置优先级，便于团队合理分配资源。

2.2.5 标签

为任务添加标签，便于分类和搜索。

2.2.6 附件

相关文件，方便团队成员查看和引用。

2.3 任务分配与跟进

任务分配和跟进是保证项目顺利进行的关键环节。以下是具体操作：

2.3.1 分配任务

在创建或编辑任务时，指定负责人。“分配给”字段，选择相应团队成员，

保证任务明确分配。

2.3.2 跟进任务

任务分配后，负责人需定期更新任务进度。在任务详情页，填写进度百分比

工作成果，以便其他团队成员了解任务进展。

2.3.3 评论与讨论

在任务详情页，团队成员可以发表评论，进行讨论。及时沟通有助于解决问

题和加快任务进度。

2.4 任务列表管理

有效地管理任务列表，可以帮助团队保持清晰的视线和高效的工作流程。

2.4.1 搜索任务

使用搜索功能，快速找到特定任务。

2.4.2 筛选任务

通过筛选器，根据任务属性（如优先级、状态、负责人等）筛选任务，便于

集中处理。

2.4.3 任务视图

Asana 提供多种任务视图（如列表、看板、日历等），可以根据团队需求和

项目特点选择合适的视图。

2.4.4 任务排序

根据任务属性（如截止日期、优先级等）对任务列表进行排序，保证重要任

务优先处理。

通过以上步骤，您可以熟练掌握 Asana 的任务管理功能，帮助团队高效协

作，保证项目顺利进行。

第 3 章项目管理

3.1 项目模板的应用

在使用 Asana 进行项目管理时，项目模板的应用能够帮助团队快速启动项

目，保持工作流程的一致性。以下是项目模板的应用步骤：

（1）选择模板：在 Asana 中，您可以从现有的模板库中选择适合您项目

需求的模板。如无合适模板，您还可以自定义模板。

（2）创建项目：选中模板后，“使用此模板创建项目”，填写项目名称，

并根据需要调整项目描述。

（3）配置项目：在创建项目后，根据实际需求，对项目中的任务、子任务

里程碑等进行调整。

（4）分配任务：为项目成员分配任务，明确每个人的职责。

（5）保存模板：若需要对现有模板进行修改，可在项目设置中保存为新

的模板，以便下次使用。

3.2 项目进度跟踪

Asana 提供了丰富的功能，帮助团队跟踪项目进度：

（1）任务列表：项目中的任务按照列表形式展示，便于查看每个任务的

进度。

（2）时间线视图：通过时间线视图，可以直观地了解项目的整体进度，

以及各个任务的时间安排。

（3）任务状态更新：项目成员可以在任务中更新进度，如完成、进行中、

待办等，便于其他成员了解项目动态。

（4）里程碑：设置项目中的重要节点，如项目启动、中期检查和项目验收

等，以便跟踪关键任务。

3.3 项目截止日期与优先级设置

为保证项目按时完成，合理设置截止日期和优先级：

（1）截止日期：为每个任务设置截止日期，Asana 会自动计算剩余时间，

并在项目时间线视图中显示。

（2）优先级：根据任务的重要性和紧急程度，为任务设置优先级。Asana

支持自定义优先级标签，以便团队内部统一标准。

（3）调整计划：在项目执行过程中，如遇到任务延迟或其他问题，及时

调整截止日期和优先级，保证项目按计划推进。

3.4 项目成员协作

Asana 为项目成员提供便捷的协作功能，提高团队协作效率：

（1）任务分配：为每个任务分配责任人，明确责任分工。

（2）评论区沟通：在任务评论区，项目成员可以进行实时沟通，讨论问

题，分享进度。

（3）文件共享：在 Asana 中，可以直接和查看文件，方便项目成员共享

资料。

（4）多人编辑：支持多个项目成员同时对任务进行编辑，提高协作效率。

（5）项目动态：通过项目动态，了解项目成员的活跃程度，保证项目顺

利进行。

第 4 章进度报告与数据分析

4.1 创建进度报告

在 Asana 协同工作管理工具中，创建进度报告对于监控项目进展和团队表

现。以下是创建进度报告的步骤：

a. 登录 Asana，选择对应项目。

b. “进度”选项，进入进度报告界面。

c. 在进度报告界面，“创建新报告”按钮。

d. 选择报告类型，如“项目进度报告”、“团队进度报告”等。

e. 填写报告名称，选择报告涉及的项目和任务。

f. 添加报告描述，便于其他团队成员了解报告目的。

g. 选择报告中的数据范围，如开始日期、结束日期等。

h. 添加报告接收人，保证相关人员能够收到报告。

4.2 设置报告周期与频率

为了保证项目进度报告的有效性，需要根据项目周期和团队需求设置报告

周期与频率。

a. 在进度报告界面，“设置”按钮。

b. 进入报告设置，调整报告周期，如按周、月、季度等。

c. 设置报告频率，如每周一次、每月一次等。

d. 如有需要，可以设置报告发送时间，保证在合适的时间收到报告。

4.3 数据分析工具介绍

Asana 提供了丰富的数据分析工具，帮助团队更好地了解项目进展和团队

表现。

a. 任务分析：通过任务分析，可以查看任务的完成情况、延期情况等，以

便调整工作计划。

b. 时间分析：时间分析工具可以帮助团队了解项目各阶段耗时，以便优化

时间分配。

c. 成员绩效：成员绩效分析可以帮助管理者了解团队成员的工作表现，为

团队管理提供依据。

d. 项目进度：项目进度分析可以直观地展示项目整体进度，便于监控项目

风险。

4.4 项目绩效评估

项目绩效评估是衡量项目成果和团队表现的重要手段。以下是在 Asana 中进

行项目绩效评估的步骤：

a. 在进度报告界面，“项目绩效评估”选项。

b. 选择评估周期，如月度、季度等。

c. 选择评估指标，如任务完成率、项目进度等。

d. 系统将自动项目绩效评估报告，包括各项指标的数据和分析。

e. 根据评估报告，对项目进行总结和反思，为后续项目提供改进方向。

注意：本章节内容旨在介绍 Asana 协同工作管理工具中的进度报告与数据

分析功能，具体操作可能因版本更新而有所差异。请以实际操作为准。

第 5 章通知与提醒

5.1 通知设置

在使用 Asana 协同工作管理工具时，合理配置通知设置能够帮助团队成员

实时了解项目动态，提高工作效率。以下是通知设置的相关步骤：

5.1.1 进入通知设置

5.1.2 配置通知类型

在通知设置中，可以配置以下几种类型的通知：

（1）任务更新：包括任务创建、指派、完成、评论等。

（2）项目更新：包括项目创建、更新、截止日期变动等。

（3）日常工作：包括每日工作摘要、即将截止的任务等。

5.1.3 自定义通知频率

根据个人需求，可以设置接收通知的频率，如即时、每天一次、每周一次等

5.1.4 管理通知渠道

在通知设置中，可以管理接收通知的渠道，如邮件、移动端推送等。

5.2 提醒功能应用

Asana 的提醒功能可以帮助团队成员及时完成任务，避免遗漏。以下是提醒

功能的应用方法：

5.2.1 为任务设置提醒

在创建或编辑任务时，可以设置提醒时间。“添加提醒”，选择提醒日期和

时间，“保存”。

5.2.2 为项目设置提醒

在项目设置中，可以为整个项目设置统一的提醒。方法与为任务设置提醒相

似。

5.2.3 查看和管理提醒

在 Asana 的“提醒”标签页，可以查看和管理所有已设置的提醒。单个提醒

可以进行编辑或删除。

5.3 通知与提醒的优化

为了提高工作效率，减少不必要的干扰，可以对通知与提醒进行优化：

5.3.1 筛选重要通知

在通知设置中，可以设置关注的关键词，优先显示与关键词相关的通知。

5.3.2 合并相似通知

将相似的任务或项目通知合并，以减少通知数量，避免信息过载。

5.3.3 自定义通知内容

在通知设置中，可以自定义通知内容，突出关键信息。

5.4 邮件通知与移动端推送

邮件通知和移动端推送是 Asana 通知的两种主要形式，下面分别介绍其设

置方法：

5.4.1 邮件通知

在通知设置中，可以配置邮件通知的发送频率和内容。还可以将重要通知设

置为“仅邮件通知”，以保证不会错过重要信息。

5.4.2 移动端推送

在手机或平板电脑上安装 Asana 应用，并登录账户。在应用设置中，开启推

送通知功能，即可实时接收项目动态和任务提醒。

注意：请根据实际需求调整通知和提醒设置，以保持良好的工作状态，避

免过度干扰。

第 6 章 Asana 高级功能

6.1 依赖任务与任务序列

在项目管理中，任务之间存在依赖关系是常见现象。Asana 允许用户设置任

务之间的依赖关系，保证项目按照正确的顺序执行。本节将介绍如何设置依赖任

务与任务序列。

6.1.1 创建依赖任务

在创建任务时，可以在任务描述中提及该任务依赖于哪个任务。在任务详情

页，可以找到“依赖”选项，后可选择已存在的任务作为当前任务的依赖。

6.1.2 管理任务序列

当任务之间存在依赖关系时，可以通过拖拽任务来调整任务序列。在列表视

图中，可以清晰地看到任务之间的依赖关系，便于进行项目进度管理。

6.2 重复任务与规则

在实际工作中，有些任务需要定期重复执行。Asana 提供了重复任务功能，

帮助用户节省时间，提高工作效率。

6.2.1 创建重复任务

在创建任务时，可以选择“重复”选项，设置重复周期（如每日、每周、每

月等）。还可以设置重复任务的结束时间。

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Asana协同工作管理工具使用指南第1章Asana基础入门................................................................................................................31.1Asana简介......................................................................................................................31.2账号注册与登录......................

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