文化用品采购与使用规范管理条例

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文化用品采购与使用规范管理条例
第一章 文化用品采购总则........................................................................................................... 1
1.1 采购原则与标准............................................................................................................. 1
第二章 文化用品分类与质量标准............................................................................................... 3
1.1.1 文化用品的定义......................................................................................................... 3
1.1.2 文化用品分类的具体标准......................................................................................... 3
1.1.3 质量标准.................................................................................................................... 3
1.1.4 质量检验.................................................................................................................... 4
第三章 采购预算与资金管理....................................................................................................... 4
第四章 供应商选择与管理........................................................................................................... 6
第五章 文化用品验收与保管....................................................................................................... 7
1.1.5 验收程序.................................................................................................................... 7
1.1.6 验收标准.................................................................................................................... 7
1.1.7 保管要求.................................................................................................................... 8
1.1.8 保管措施.................................................................................................................... 8
第六章 文化用品领用与发放....................................................................................................... 8
第七章 文化用品使用与维护....................................................................................................... 9
第八章 文化用品安全与环保..................................................................................................... 11
1.1.9 文化用品安全标准................................................................................................... 11
1.1.10 安全采购流程......................................................................................................... 11
1.1.11 安全使用要求......................................................................................................... 11
1.1.12 安全培训与宣传..................................................................................................... 12
1.1.13 环保采购原则......................................................................................................... 12
1.1.14 环保使用措施......................................................................................................... 12
1.1.15 环保监督与检查..................................................................................................... 12
1.1.16 环保宣传与教育..................................................................................................... 12
第九章 文化用品采购与使用监督............................................................................................. 12
1.1.17 监督机制................................................................................................................ 12
1.1.18 监督职责................................................................................................................ 13
1.1.19 违规处理................................................................................................................ 13
1.1.20 整改措施................................................................................................................ 13
第十章 文化用品采购与使用信息化管理................................................................................. 14
第一章 文化用品采购总则
1.1 采购原则与标准
第一条 为保障文化用品的采购质量，提高使用效益，根据国家有关法律法
规及学校财务管理规定，特制定本采购原则与标准。
第二条 文化用品采购应遵循以下原则：

（1）合法合规：采购活动必须遵守国家法律法规，遵循市场规律，保证

采购行为的合法性。

（2）质量优先：采购的文化用品应具备良好的质量，满足教学、科研、办

公等需求。

（3）价格合理：在保证质量的前提下，力求采购价格合理，避免不必要

的浪费。

（4）安全环保：采购的文化用品应具备安全、环保功能，保证使用者的人

身安全和环境安全。

第三条文化用品采购标准：

（1）采购的文化用品应具备国家规定的质量标准，符合相关行业标准。

（2）采购的文化用品应具备良好的使用功能，满足实际需求。

（3）采购的文化用品应具备一定的耐用性，降低使用过程中的维修和更

换频率。

第二节采购程序与流程

第四条文化用品采购程序：

（1）需求申报：各部门根据实际需求，填写《文化用品采购申请表》，明

确采购物品名称、规格型号、数量、用途等信息，报请分管领导审批。

（2）采购计划：根据审批通过的需求，制定《文化用品采购计划》，明确

采购预算、采购方式、采购时间等。

（3）采购方案：根据采购计划，制定《文化用品采购方案》，包括采购方

式、供应商选择、合同签订等。

（4）采购实施：按照采购方案，开展采购活动，保证采购过程公开、公平

公正。

（5）合同签订：与供应商签订采购合同，明确双方权利义务，保证合同

内容合法合规。

（6）货物验收：采购物品到货后，组织验收，保证货物质量、数量等符合

合同要求。

（7）财务结算：根据验收结果，办理财务结算，保证采购资金的合理使

用。

第五条文化用品采购流程：

（1）申报审批：各部门按照实际需求，提交采购申请，经分管领导审批。

（2）制定采购计划：根据审批通过的需求，制定采购计划。

（3）招标采购：根据采购计划，发布招标公告，组织招标采购活动。

（4）评审中标：对投标供应商进行评审，确定中标供应商。

（5）签订合同：与中标供应商签订采购合同。

（6）货物验收：采购物品到货后，组织验收。

（7）财务结算：根据验收结果，办理财务结算。

第二章文化用品分类与质量标准

第一节文化用品分类

1.1.1 文化用品的定义

文化用品是指用于满足人们在文化、教育、科研、艺术等领域需求的各类物

品。根据其用途和特性，文化用品可分为以下几类：

（1）教育类：包括教材、教辅、教学模型、教学仪器等；

（2）办公类：包括文具、办公设备、耗材等；

（3）艺术类：包括绘画、雕塑、摄影、音乐等艺术用品；

（4）科研类：包括科研仪器、实验器材、科研耗材等；

（5）休闲类：包括图书、杂志、电子产品等；

（6）其他类：包括纪念品、礼品等。

1.1.2 文化用品分类的具体标准

（1）教育类：按照教育阶段和学科进行分类，如幼儿教育、小学教育、中

学教育等；

（2）办公类：按照用途进行分类，如文具、办公设备、耗材等；

（3）艺术类：按照艺术门类进行分类，如绘画、雕塑、摄影、音乐等；

（4）科研类：按照科研领域和用途进行分类，如物理、化学、生物等；

（5）休闲类：按照内容形式进行分类，如图书、杂志、电子产品等；

（6）其他类：按照用途和特点进行分类。

第二节质量标准与检验

1.1.3 质量标准

文化用品的质量标准应参照国家相关法规、行业标准和国际惯例，保证用品

的质量、安全、环保等方面达到规定要求。

（1）教育类：教材、教辅等应符合国家教育部门的规定，保证内容准确、

科学、严谨；

（2）办公类：文具、办公设备等应具备良好的使用功能，符合环保要求；

（3）艺术类：艺术用品应具备一定的艺术价值，符合相关艺术标准；

（4）科研类：科研仪器、实验器材等应具备高精度、高可靠性，满足科研

需求；

（5）休闲类：图书、杂志等应具备良好的阅读体验，符合出版标准；

（6）其他类：纪念品、礼品等应具备一定的特色和创意，符合相关标准。

1.1.4 质量检验

（1）原材料检验：对文化用品的原材料进行检验，保证其符合国家环保、

安全等相关标准；

（2）加工工艺检验：对文化用品的加工工艺进行检验，保证其符合质量

要求；

（3）成品检验：对成品进行全面的检验，包括外观、功能、安全等方面，

保证其符合质量标准；

（4）检验方法：采用国家规定的检验方法，结合实际情况进行检验；

（5）检验频次：根据文化用品的种类、用途和重要性，合理确定检验频次

（6）检验结果处理：对检验不合格的文化用品进行追溯、整改，保证产品

质量。

第三章采购预算与资金管理

第一节预算编制与审批

第一条预算编制原则

文化用品采购预算编制应遵循科学、合理、节约的原则，保证预算与实际需

求相符合，充分发挥资金使用效益。

第二条预算编制依据

预算编制应依据以下依据进行：

（1）国家及地方财政政策；

（2）单位年度工作计划及文化用品需求；

（3）近年文化用品采购历史数据；

（4）市场价格及供应商报价；

（5）其他相关法律法规。

第三条预算编制程序

（1）各部门根据实际需求，提出文化用品采购预算建议；

（2）财务部门对各部门预算建议进行汇总、审核；

（3）采购部门根据汇总的预算建议，制定年度文化用品采购预算方案；

（4）预算方案报单位负责人审批。

第四条预算审批

（1）单位负责人对预算方案进行审批，对不符合要求的预算进行调整；

（2）审批通过的预算方案，作为文化用品采购的资金依据；

（3）预算一经审批，不得随意调整，确需调整的，应按原审批程序重新

报批。

第二节资金拨付与结算

第五条资金拨付原则

文化用品采购资金拨付应遵循及时、准确、安全的原则，保证资金合理使用

第六条资金拨付程序

（1）采购部门根据预算审批结果，制定资金拨付计划；

（2）财务部门根据资金拨付计划，及时办理资金拨付手续；

（3）拨付资金时，应明确资金用途、拨付对象、金额等信息。

第七条资金结算

（1）文化用品采购完成后，采购部门应及时向财务部门提供结算凭证；

（2）财务部门对结算凭证进行审核，保证凭证真实、合法、完整；

（3）审核无误后，财务部门按照结算凭证办理资金结算手续；

（4）结算过程中，如发觉异常情况，应及时向单位负责人报告，并采取

措施予以纠正。

第八条资金监管

（1）单位应加强对文化用品采购资金的管理和监督，保证资金安全；

（2）财务部门应定期对资金使用情况进行检查，发觉问题及时整改；

（3）审计部门应加强对文化用品采购资金使用的审计，保证资金合规使

用。

第四章供应商选择与管理

第一节供应商资质审核

第一条供应商资质审核目的

为保证采购的文化用品质量及供应商的信誉，特设立供应商资质审核机制。

供应商资质审核的目的是保证供应商具备合法经营资格、良好的商业信誉以及稳

定的产品质量。

第二条供应商资质审核内容

（1）供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件；

（2）供应商的生产许可证、产品质量认证证书等；

（3）供应商的财务状况、信誉状况、经营状况等；

（4）供应商的产品质量标准、检测报告等；

（5）供应商的售后服务承诺及能力。

第三条供应商资质审核流程

（1）采购部门收集供应商的相关资质文件；

（2）审核部门对供应商资质进行审核；

（3）审核合格的供应商纳入供应商库；

（4）审核不合格的供应商，采购部门有权拒绝合作。

第二节供应商评价与奖惩

第四条供应商评价目的

对供应商进行评价，旨在客观、公正地反映供应商的综合实力，为采购部门

提供选择供应商的依据。

第五条供应商评价内容

（1）供应商的产品质量；

（2）供应商的交货时间及交货量；

（3）供应商的价格竞争力；

（4）供应商的售后服务；

（5）供应商的信誉及商业道德。

第六条供应商评价方法

（1）建立供应商评价体系，包括评价标准、评价流程等；

（2）采用定量与定性相结合的评价方法；

（3）定期对供应商进行评价。

第七条供应商奖惩措施

（1）对评价优秀的供应商，给予优惠政策，如优先采购、增加订单等；

（2）对评价较差的供应商，进行约谈、整改，情节严重者取消合作资格；

（3）对供应商的违规行为，依法进行处罚，并纳入不良供应商名单。

第五章文化用品验收与保管

第一节验收程序与标准

文化用品的验收是保证采购质量与数量的关键环节，必须严格按照以下程

序与标准进行：

1.1.5 验收程序

（1）接收货物：根据采购合同，对供应商交付的文化用品进行清点，确

认数量无误。

（2）核对货物：对照采购订单和送货单，对文化用品的名称、规格、型号

数量进行核对。

（3）检查质量：对文化用品的外观、功能等进行检查，保证符合国家相关

质量标准。

（4）验收报告：验收合格后，填写验收报告，详细记录验收过程、结果及

相关信息。

1.1.6 验收标准

（1）数量准确：文化用品的实际数量应与采购订单、送货单相符。

（2）质量合格：文化用品应满足国家相关质量标准，不得有破损、变形、

褪色等现象。

（3）包装完好：文化用品的包装应完好无损，保证运输过程中不受损害。

（4）合格证明：供应商需提供文化用品的合格证明，以证明其质量符合

标准。

第二节保管要求与措施

文化用品的保管是保证其使用寿命和功能完整性的重要环节，以下为具体

的保管要求与措施：

1.1.7 保管要求

（1）环境要求：文化用品的存放环境应保持干燥、通风、避光、防潮、防虫

蛀。

（2）分类存放：按照文化用品的种类、规格、用途等进行分类存放，便于

管理和使用。

（3）定期检查：定期对文化用品进行检查，发觉问题及时处理，保证其

安全使用。

（4）防范措施：针对易损、易燃、易爆等特殊性质的文化用品，采取相应

的防范措施。

1.1.8 保管措施

（1）设施完善：配置必要的保管设施，如货架、防潮柜、保险柜等。

（2）信息化管理：建立文化用品的信息化管理平台，实现采购、验收、保

管、领用等环节的实时监控。

（3）责任到人：明确文化用品的保管责任人，保证保管工作的顺利进行。

（4）安全培训：定期对保管人员进行安全知识培训，提高其安全意识和

应急处理能力。

第六章文化用品领用与发放

第一节领用申请与审批

第一条领用申请流程

文化用品领用需按照以下流程进行申请：

（1）使用部门根据实际需求，填写《文化用品领用申请表》。

（2）申请表应详细列明所需文化用品的名称、规格、数量、用途及预计使

用时间。

（3）使用部门负责人对申请表进行初步审核，确认需求合理后，签字盖

章。

（4）申请表提交至采购部门，由采购部门进行二次审核。

（5）审核通过后，申请表交由财务部门进行预算审核。

（6）预算审核通过后，申请表送交至分管领导审批。

第二条审批要求

（1）分管领导应在收到申请表后的三个工作日内完成审批。

（2）审批通过后，申请部门方可进行文化用品的领用。

（3）审批未通过时，使用部门应重新审视申请内容，调整后重新提交。

第二节发放程序与要求

第三条发放程序

（1）采购部门根据审批通过的文化用品领用申请，进行采购。

（2）采购完成后，采购部门应及时通知使用部门领取文化用品。

（3）使用部门在收到通知后，应在指定时间内到采购部门领取文化用品。

（4）领用时，使用部门应出示《文化用品领用申请表》的原件及复印件。

（5）采购部门对领用部门进行身份验证，确认无误后，进行文化用品的

发放。

第四条发放要求

（1）文化用品发放时，应详细记录领用部门、领用人、领用数量等信息，

保证发放记录准确无误。

（2）发放人员应认真核对文化用品的种类、数量、规格等，保证发放无误

（3）对于易耗品或特殊物品，应进行单独登记，以便于后续管理和补充。

（4）发放时，应向领用部门说明文化用品的使用方法、保养要求等相关信

息，保证文化用品得到正确使用。

（5）领用部门在使用过程中，应妥善保管文化用品，防止丢失、损坏或不

当使用。

第五条追踪与反馈

（1）采购部门应定期对文化用品的使用情况进行追踪，了解使用效果。

（2）使用部门在使用过程中，如发觉文化用品存在问题，应及时向采购

部门反馈，以便及时处理。

（3）采购部门应根据使用部门的反馈，对文化用品的采购及发放流程进

行持续优化。

第七章文化用品使用与维护

第一节使用规范与要求

第一条文化用品使用原则

为保证文化用品的正常使用和有效管理，使用单位应遵循以下原则：

（1）合理使用：根据实际需求，合理配置文化用品，避免资源浪费。

（2）节约使用：培养节约意识，减少不必要的消耗，提高文化用品的使

用效率。

（3）安全使用：保证文化用品在使用过程中符合安全规定，避免发生安

全。

第二条文化用品使用范围

文化用品的使用范围主要包括：教育教学、科研活动、行政管理、文化活动

等。

第三条文化用品使用规定

（1）文化用品使用单位应建立健全使用制度，明确使用责任。

（2）使用者应严格按照操作规程使用文化用品，不得擅自更改、拆解、破

坏设备。

（3）使用过程中，应做好使用记录，以便于管理和维护。

第四条文化用品使用要求

（1）使用者应具备一定的文化用品知识，能够正确操作和使用。

（2）使用过程中，应遵守相关法律法规和单位规章制度，不得利用文化

用品从事违法活动。

（3）使用完毕后，应及时归还文化用品，保持其整洁和完好。

第二节维护保养与报废

第五条文化用品维护保养原则

为保证文化用品的正常运行，使用单位应遵循以下原则进行维护保养：

（1）定期检查：对文化用品进行定期检查，发觉问题及时处理。

（2）及时维修：对损坏的文化用品进行及时维修，保证其正常运行。

（3）预防为主：采取预防措施，避免文化用品因故障而影响正常使用。

第六条文化用品维护保养内容

（1）清洁保养：定期对文化用品进行清洁，保持设备整洁。

（2）检查维修：对设备的关键部件进行检查，发觉问题及时维修。

（3）更新换代：根据设备功能和使用年限，适时进行更新换代。

第七条文化用品报废规定

（1）报废条件：文化用品达到以下条件之一，可申请报废：

a. 使用年限已满，功能严重下降；

b. 无法修复或修复成本过高；

c. 不符合国家环保、安全标准。

（2）报废程序：使用单位提出报废申请，经相关部门审核批准后，方可

进行报废处理。

（3）报废处理：报废的文化用品应按照国家相关规定进行处置，保证资

源合理利用。

第八章文化用品安全与环保

第一节安全管理要求

1.1.9 文化用品安全标准

（1）采购的文化用品必须符合国家及行业的安全标准，不得使用对人体

有害的物质。

（2）文化用品的设计、生产、包装等环节应充分考虑使用者的安全需求，

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