农业生产资料采购操作规范手册

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农业生产资料采购操作规范手册
第 1 章 采购准备........................................................................................................................... 4
1 采购计划制定................................................................................................................ 4
1.1 确定采购需求............................................................................................................. 4
1.2 收集市场信息............................................................................................................. 4
1.3 制定采购计划............................................................................................................. 4
2 供应商选择与评估......................................................................................................... 4
2.1 筛选潜在供应商......................................................................................................... 4
2.2 评估供应商................................................................................................................ 4
2.3 确定供应商................................................................................................................ 4
3 采购预算编制................................................................................................................ 4
3.1 预算编制依据............................................................................................................. 4
3.2 预算编制方法............................................................................................................. 4
3.3 预算审批流程............................................................................................................. 4
3.4 预算调整.................................................................................................................... 5
第 2 章 采购流程管理................................................................................................................... 5
1 采购申请与审批............................................................................................................. 5
1.1 采购需求的提出......................................................................................................... 5
1.2 采购申请的审批......................................................................................................... 5
2 采购订单管理................................................................................................................ 5
2.1 采购订单的编制......................................................................................................... 5
2.2 采购订单的发放......................................................................................................... 5
2.3 采购订单的跟踪......................................................................................................... 5
3 采购合同签订................................................................................................................ 5
3.1 合同草案的制定......................................................................................................... 5
3.2 合同审批.................................................................................................................... 6
3.3 合同管理.................................................................................................................... 6
3.4 合同变更与解除......................................................................................................... 6
第 3 章 农资品种与质量要求....................................................................................................... 6
1 农资分类及用途............................................................................................................. 6
1.1 农药............................................................................................................................ 6
1.2 化肥............................................................................................................................ 6
1.3 种子............................................................................................................................ 6
1.4 农膜............................................................................................................................ 6
1.5 农业机械.................................................................................................................... 6
2 质量标准与检测............................................................................................................. 6
2.1 质量标准.................................................................................................................... 6
2.2 检测方法.................................................................................................................... 7
2.3 检测机构.................................................................................................................... 7
3 质量控制与验收............................................................................................................. 7
3.1 质量控制.................................................................................................................... 7

3.2 验收流程.................................................................................................................... 7
3.3 验收标准.................................................................................................................... 7
第 4 章 价格谈判与确定............................................................................................................... 8
1 价格调查与分析............................................................................................................. 8
1.1 市场调研.................................................................................................................... 8
1.2 供应商调查................................................................................................................ 8
1.3 成本分析.................................................................................................................... 8
2 谈判策略与技巧............................................................................................................. 8
2.1 建立信任.................................................................................................................... 8
2.2 灵活运用谈判策略..................................................................................................... 8
2.3 技巧运用.................................................................................................................... 8
3 价格确定与执行............................................................................................................. 8
3.1 价格确定.................................................................................................................... 8
3.2 价格执行.................................................................................................................... 9
3.3 价格监控与调整......................................................................................................... 9
第 5 章 采购合同履行................................................................................................................... 9
1 物流安排与跟催............................................................................................................. 9
1.1 物流安排.................................................................................................................... 9
1.2 跟催工作.................................................................................................................... 9
2 付款及结算管理............................................................................................................. 9
2.1 付款管理.................................................................................................................... 9
2.2 结算管理.................................................................................................................. 10
3 合同变更与解除........................................................................................................... 10
3.1 合同变更.................................................................................................................. 10
3.2 合同解除.................................................................................................................. 10
第 6 章 供应商关系管理............................................................................................................. 10
1 供应商评价与激励....................................................................................................... 10
1.1 评价标准.................................................................................................................. 10
1.2 评价流程.................................................................................................................. 10
1.3 激励措施.................................................................................................................. 11
2 供应商沟通与协作....................................................................................................... 11
2.1 沟通机制.................................................................................................................. 11
2.2 协作内容.................................................................................................................. 11
2.3 争议处理.................................................................................................................. 11
3 供应商风险管理........................................................................................................... 11
3.1 风险识别.................................................................................................................. 11
3.2 风险评估.................................................................................................................. 11
3.3 风险应对.................................................................................................................. 11
3.4 风险监控.................................................................................................................. 11
第 7 章 采购风险防控................................................................................................................. 12
1 风险识别与评估........................................................................................................... 12
1.1 风险识别.................................................................................................................. 12
1.2 风险评估.................................................................................................................. 12
2 风险应对与控制........................................................................................................... 12

2.1 风险应对.................................................................................................................. 12
2.2 风险控制.................................................................................................................. 12
3 风险监测与预警........................................................................................................... 12
3.1 风险监测.................................................................................................................. 12
3.2 预警与应对.............................................................................................................. 13
第 8 章 采购信息化管理............................................................................................................. 13
1 采购信息系统建设....................................................................................................... 13
1.1 系统需求分析........................................................................................................... 13
1.2 系统设计.................................................................................................................. 13
1.3 系统开发与实施....................................................................................................... 13
1.4 系统维护与升级....................................................................................................... 13
2 数据收集与分析........................................................................................................... 13
2.1 数据收集.................................................................................................................. 13
2.2 数据分析.................................................................................................................. 13
2.3 数据报告.................................................................................................................. 13
3 信息化管理流程优化................................................................................................... 14
3.1 采购流程优化........................................................................................................... 14
3.2 供应链协同.............................................................................................................. 14
3.3 风险预警与控制....................................................................................................... 14
3.4 信息化培训与考核................................................................................................... 14
第 9 章 采购绩效考核................................................................................................................. 14
1 绩效考核指标体系....................................................................................................... 14
1.1 采购成本控制指标................................................................................................... 14
1.2 采购质量指标........................................................................................................... 14
1.3 采购效率指标........................................................................................................... 14
1.4 供应商管理指标....................................................................................................... 14
2 绩效考核方法与流程................................................................................................... 15
2.1 绩效考核方法........................................................................................................... 15
2.2 绩效考核流程........................................................................................................... 15
3 绩效改进与激励........................................................................................................... 15
3.1 绩效改进.................................................................................................................. 15
3.2 激励机制.................................................................................................................. 15
第 10 章 采购团队建设与管理................................................................................................... 15
1 采购人员招聘与培训................................................................................................. 15
1.1 招聘标准................................................................................................................ 15
1.2 招聘流程................................................................................................................ 15
1.3 培训与发展............................................................................................................. 16
2 团队协作与沟通......................................................................................................... 16
2.1 团队建设................................................................................................................ 16
2.2 沟通机制................................................................................................................ 16
2.3 协作共享................................................................................................................ 16
3 采购人员激励与约束................................................................................................. 16
3.1 激励机制................................................................................................................ 16
3.2 约束机制................................................................................................................ 16

10.3.3 员工关怀................................................................................................................ 16

第 1 章采购准备

1.1 采购计划制定

1.1.1 确定采购需求

根据农业生产计划、种植结构及预期产量，分析所需农业生产资料的品类、

数量及质量要求。

1.1.2 收集市场信息

通过市场调查、网络查询、行业报告等途径，收集农业生产资料的市场价格

供需情况、品质标准等信息。

1.1.3 制定采购计划

结合采购需求和收集的市场信息，编制详细的采购计划，包括采购时间、采

购数量、品质要求、预算控制等。

1.2 供应商选择与评估

1.2.1 筛选潜在供应商

根据采购计划，筛选出符合要求的潜在供应商，并对其经营状况、信誉度、

供货能力等进行初步评估。

1.2.2 评估供应商

通过实地考察、样品检测、第三方评价等方式，对潜在供应商的产品质量、

服务水平、交货期限等进行全面评估。

1.2.3 确定供应商

根据评估结果，选择综合实力强、信誉度高、产品质量好的供应商，并建立

长期合作关系。

1.3 采购预算编制

1.3.1 预算编制依据

参考采购计划、市场价格、历史采购数据等因素，合理预测采购成本。

1.3.2 预算编制方法

采用零基预算、增量预算等方法，结合实际需求，合理分配采购资金。

1.3.3 预算审批流程

按照公司内部管理规定，将编制好的采购预算提交相关部门审批，保证预

算合理性和可行性。

1.3.4 预算调整

根据市场变化和实际采购情况，适时调整采购预算，以保障农业生产资料

采购的顺利进行。

第 2 章采购流程管理

2.1 采购申请与审批

2.1.1 采购需求的提出

农业生产单位或个人在开展生产活动前，需对所需生产资料进行预测和估

算。当确定所需生产资料的种类、数量及质量要求后，应向采购管理部门提出采

购申请。

2.1.2 采购申请的审批

采购管理部门收到采购申请后，应对申请内容的合理性、必要性进行审查。

审查内容包括但不限于：申请材料的完整性、预算的合理性、需求的准确性等。

审批通过后，将进入采购订单管理环节。

2.2 采购订单管理

2.2.1 采购订单的编制

采购管理部门根据审批通过的采购申请，编制采购订单。采购订单应包括以

下内容：采购单位名称、供应商名称、采购商品名称、规格型号、数量、单价、总价

交货时间、交货地点等。

2.2.2 采购订单的发放

采购订单编制完成后，由采购管理部门发放给相关供应商。发放方式包括但

不限于：邮件、传真、纸质文件等。

2.2.3 采购订单的跟踪

采购管理部门需对采购订单的执行情况进行实时跟踪，保证供应商按照约

定时间、地点、质量要求等完成交货。

2.3 采购合同签订

2.3.1 合同草案的制定

采购管理部门与供应商就采购订单内容进行充分沟通，达成一致意见后，

制定合同草案。

2.3.2 合同审批

合同草案提交给相关部门进行审批，审批通过后，由采购管理部门与供应

商正式签订合同。

2.3.3 合同管理

采购合同签订后，采购管理部门应建立健全合同档案，对合同执行情况进

行跟踪管理，保证合同的履行。

2.3.4 合同变更与解除

如遇特殊情况需变更或解除合同，应按照相关规定和程序办理，保证双方

合法权益。

第 3 章农资品种与质量要求

3.1 农资分类及用途

3.1.1 农药

农药包括杀虫剂、杀菌剂、除草剂、植物生长调节剂等，主要用于防治农作

物病虫害，保证作物生长健康。

3.1.2 化肥

化肥包括氮肥、磷肥、钾肥、复合肥等，主要用于提供作物生长所需的营养

元素，促进作物增产增收。

3.1.3 种子

种子分为粮食作物种子、经济作物种子、蔬菜种子、花卉种子等，是农作物

生长的基础，直接影响产量和品质。

3.1.4 农膜

农膜包括地膜、棚膜等，主要用于保温、保湿、抑制杂草、提高地温等，促进

作物生长。

3.1.5 农业机械

农业机械包括耕作机械、播种机械、植保机械、收获机械等，用于提高农业

生产效率，减轻农民劳动强度。

3.2 质量标准与检测

3.2.1 质量标准

农资产品应符合国家或行业标准，无国家或行业标准的，可参考企业标准

或地方标准。

3.2.2 检测方法

农资产品质量检测应采用国家或行业规定的检测方法。对于特殊产品，可参

考相关研究文献或企业内控方法。

3.2.3 检测机构

农资产品质量检测应由具有相应资质的检测机构进行，保证检测结果的公

正、准确、可靠。

3.3 质量控制与验收

3.3.1 质量控制

农资采购过程中，应加强质量控制，保证采购的农资产品符合质量要求。主

要包括以下措施：

（1）选择信誉良好的供应商；

（2）对供应商的产品质量进行定期评估；

（3）加强对供应商的质量培训和管理；

（4）建立完善的质量投诉处理机制。

3.3.2 验收流程

农资产品验收应按照以下流程进行：

（1）检查产品包装、标识、规格、数量等是否符合要求；

（2）对产品进行现场抽检，抽检比例应符合相关规定；

（3）对抽检合格的产品，办理入库手续；

（4）对抽检不合格的产品，及时与供应商沟通，按照合同约定处理。

3.3.3 验收标准

农资产品验收标准应参照国家或行业标准，并结合实际需求制定。验收时应

重点关注以下方面：

（1）产品质量是否符合规定的技术指标；

（2）产品是否有损坏、变质等现象；

（3）产品包装是否完好，标识是否清晰；

（4）产品有效期是否符合要求。

第 4 章价格谈判与确定

4.1 价格调查与分析

4.1.1 市场调研

在农业生产资料采购过程中，进行市场调研是价格谈判的基础。应全面收集

相关资料，包括各类农业生产资料的历史价格、市场供需状况、行业发展趋势、

国内外市场价格等信息，以便对价格有全面、准确的了解。

4.1.2 供应商调查

对潜在供应商进行调查，了解其生产能力、产品质量、价格策略等，以便在

谈判过程中有针对性地进行价格博弈。

4.1.3 成本分析

分析农业生产资料的生产成本、运输成本、税费等，为价格谈判提供有力依

据。

4.2 谈判策略与技巧

4.2.1 建立信任

在谈判过程中，建立双方信任。通过展示诚意、尊重对方、遵守承诺等方式

增进双方互信，为价格谈判创造良好氛围。

4.2.2 灵活运用谈判策略

根据市场调查和供应商调查结果，灵活运用多种谈判策略，如对比策略、底

线策略、逐步让步策略等，以达到双方满意的价格。

4.2.3 技巧运用

在谈判过程中，注意运用以下技巧：

（1）倾听：充分了解对方诉求，为谈判提供更多信息；

（2）沟通：明确表达己方观点，保证双方在价格上达成共识；

（3）压力：适度施压，促使对方在价格上作出让步；

（4）让步：在合适时机作出适当让步，以换取对方在价格上的妥协。

4.3 价格确定与执行

4.3.1 价格确定

在充分了解市场、供应商及成本的基础上，结合谈判策略和技巧，双方达成

一致，确定合理的价格。

4.3.2 价格执行

价格确定后，双方应签订正式采购合同，明确价格条款。在合同执行过程中

严格按照约定价格进行采购，保证双方权益。

4.3.3 价格监控与调整

在合同执行期间，密切关注市场价格动态，如遇市场重大变化，可依据合

同约定条款，与供应商协商调整价格，保证采购成本的合理性。

第 5 章采购合同履行

5.1 物流安排与跟催

5.1.1 物流安排

在合同签订后，采购方应根据合同约定的交货期、交货地点及运输方式，及

时安排物流运输。物流安排应保证货物安全、及时、准确地送达。

（1）选择合适的运输方式，如公路、铁路、水路或航空等；

（2）根据货物性质和数量，合理配置运输工具和包装；

（3）提前与物流公司沟通，了解运输时间、费用及可能存在的风险；

（4）为货物投保，保证货物在运输过程中的安全。

5.1.2 跟催工作

采购方应加强物流过程中的跟催工作，保证合同约定的交货期得到履行。

（1）及时与物流公司保持联系，了解货物运输进度；

（2）对可能影响交货期的因素进行预测和预警，提前制定应对措施；

（3）发觉物流问题，及时协调解决，保证货物按时送达；

（4）在货物到达目的地后，及时进行验收，如有问题，及时与供应商沟通

解决。

5.2 付款及结算管理

5.2.1 付款管理

采购方应按照合同约定的付款方式、付款期限和金额进行付款。

（1）核对发票金额、货物数量及质量，保证无误；

（2）按照合同约定的时间和方式，及时完成付款；

（3）对预付款、进度款等分期付款方式进行合理管理；

（4）建立完善的财务审批流程，保证付款的准确性和及时性。

5.2.2 结算管理

采购方应做好结算工作，保证合同款项的清算。

（1）收集、整理合同执行过程中的相关单据，如发票、收货单等；

（2）定期与供应商进行对账，确认双方账务一致；

（3）根据合同约定，及时办理结算手续；

（4）对结算过程中出现的问题，及时与供应商沟通解决。

5.3 合同变更与解除

5.3.1 合同变更

在合同履行过程中，如需变更合同内容，双方应按照以下程序进行：

（1）提出变更请求，明确变更事项；

（2）双方进行协商，达成一致意见；

（3）签订书面变更协议，明确变更后的合同内容；

（4）按照变更后的合同内容继续履行。

5.3.2 合同解除

在合同履行过程中，如出现法定或约定的事由，导致合同无法继续履行，

双方可以按照以下程序解除合同：

（1）提出解除合同请求，明确解除原因；

（2）双方进行协商，达成一致意见；

（3）签订书面解除协议，明确解除后的相关事项；

（4）按照解除协议约定，处理合同解除后的善后事宜。

第 6 章供应商关系管理

6.1 供应商评价与激励

6.1.1 评价标准

供应商评价主要从质量、价格、交货期、服务、企业信誉五个方面进行。企业

应根据自身需求和战略目标，设定相应权重，建立综合评价体系。

6.1.2 评价流程

（1）收集供应商相关数据；

（2）根据评价标准对供应商进行评分；

（3）定期对供应商进行排名；

（4）根据排名结果，制定供应商激励和改进措施。

6.1.3 激励措施

（1）优秀供应商奖励：对评价结果优秀的供应商给予奖励，如优惠政策、

增加采购量等；

（2）供应商培训：对潜在优秀供应商进行培训，提升其综合实力；

（3）供应商辅导：对评价结果较差的供应商提供辅导，帮助其改进。

6.2 供应商沟通与协作

6.2.1 沟通机制

建立定期沟通机制，包括供应商大会、供应商访谈、电话会议等，保证双方

在产品质量、交货期、价格等方面的信息传递畅通。

6.2.2 协作内容

（1）共同研发：与供应商共享市场信息，共同研发适销对路的产品；

（2）生产计划：与供应商协商生产计划，保证生产进度；

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