供应链管理系统操作作业指导书

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供应链管理系统操作作业指导书
第 1 章 系统概述与登录............................................................................................................... 4
1 系统简介........................................................................................................................ 4
2 登录与退出.................................................................................................................... 4
2.1 登录............................................................................................................................ 4
2.2 退出............................................................................................................................ 4
第 2 章 系统功能模块介绍........................................................................................................... 4
1 主界面功能介绍............................................................................................................. 4
2 基础信息管理................................................................................................................ 5
3 采购管理........................................................................................................................ 5
4 销售管理........................................................................................................................ 5
第 3 章 基础信息管理................................................................................................................... 5
1 供应商信息管理............................................................................................................. 5
1.1 登记新供应商............................................................................................................. 5
1.2 供应商信息维护......................................................................................................... 6
1.3 供应商评估与分级..................................................................................................... 6
2 商品信息管理................................................................................................................ 6
2.1 商品信息录入............................................................................................................. 6
2.2 商品信息维护............................................................................................................. 6
2.3 商品分类管理............................................................................................................. 6
3 库存信息管理................................................................................................................ 7
3.1 库存信息录入............................................................................................................. 7
3.2 库存信息维护............................................................................................................. 7
3.3 库存数据分析............................................................................................................. 7
第 4 章 采购管理........................................................................................................................... 7
1 采购申请........................................................................................................................ 7
1.1 采购需求的识别......................................................................................................... 7
1.2 采购申请审批............................................................................................................. 7
1.3 采购预算编制............................................................................................................. 7
2 采购订单管理................................................................................................................ 8
2.1 采购订单创建............................................................................................................. 8
2.2 采购订单审批............................................................................................................. 8
2.3 采购订单下达............................................................................................................. 8
2.4 采购订单跟踪............................................................................................................. 8
3 采购收货........................................................................................................................ 8
3.1 收货准备.................................................................................................................... 8
3.2 收货验收.................................................................................................................... 8
3.3 收货记录.................................................................................................................... 8
4 采购退货........................................................................................................................ 8
4.1 退货申请.................................................................................................................... 8
4.2 退货审批.................................................................................................................... 9

4.3 退货执行.................................................................................................................... 9
4.4 退货记录.................................................................................................................... 9
第 5 章 销售管理........................................................................................................................... 9
1 销售订单管理................................................................................................................ 9
1.1 订单录入.................................................................................................................... 9
1.2 订单审批.................................................................................................................... 9
1.3 订单变更.................................................................................................................... 9
1.4 订单查询.................................................................................................................... 9
2 销售出库........................................................................................................................ 9
2.1 出库申请.................................................................................................................... 9
2.2 出库审批.................................................................................................................... 9
2.3 出库操作.................................................................................................................. 10
2.4 出库通知.................................................................................................................. 10
3 销售退货...................................................................................................................... 10
3.1 退货申请.................................................................................................................. 10
3.2 退货审批.................................................................................................................. 10
3.3 退货接收.................................................................................................................. 10
3.4 退货处理.................................................................................................................. 10
3.5 退货记录.................................................................................................................. 10
第 6 章 库存管理......................................................................................................................... 10
1 入库管理...................................................................................................................... 10
1.1 入库流程.................................................................................................................. 10
1.2 入库注意事项........................................................................................................... 11
2 出库管理...................................................................................................................... 11
2.1 出库流程.................................................................................................................. 11
2.2 出库注意事项........................................................................................................... 11
3 库存盘点...................................................................................................................... 11
3.1 盘点流程.................................................................................................................. 11
3.2 盘点注意事项........................................................................................................... 11
第 7 章 物流管理......................................................................................................................... 12
1 发货管理...................................................................................................................... 12
1.1 发货准备.................................................................................................................. 12
1.2 发货时间控制........................................................................................................... 12
1.3 发货方式选择........................................................................................................... 12
1.4 发货跟踪.................................................................................................................. 12
2 配送管理...................................................................................................................... 12
2.1 配送计划制定........................................................................................................... 12
2.2 配送资源整合........................................................................................................... 12
2.3 配送过程控制........................................................................................................... 12
2.4 配送服务质量评估................................................................................................... 12
3 送货上门...................................................................................................................... 13
3.1 送货上门服务规范................................................................................................... 13
3.2 送货上门时间安排................................................................................................... 13
3.3 送货上门跟踪管理................................................................................................... 13

3.4 送货上门安全措施................................................................................................... 13
第 8 章 报表与数据分析............................................................................................................. 13
1 采购报表分析.............................................................................................................. 13
1.1 采购订单执行报表................................................................................................... 13
1.2 采购成本分析报表................................................................................................... 13
1.3 供应商绩效评估报表............................................................................................... 13
2 销售报表分析.............................................................................................................. 13
2.1 销售业绩报表........................................................................................................... 13
2.2 客户贡献度分析报表............................................................................................... 14
2.3 销售预测报表........................................................................................................... 14
3 库存报表分析.............................................................................................................. 14
3.1 库存结构分析报表................................................................................................... 14
3.2 库存预警报表........................................................................................................... 14
3.3 库存周转分析报表................................................................................................... 14
第 9 章 系统设置与权限管理..................................................................................................... 14
1 系统参数设置.............................................................................................................. 14
1.1 功能概述.................................................................................................................. 14
1.2 操作步骤.................................................................................................................. 14
1.3 注意事项.................................................................................................................. 15
2 用户权限管理.............................................................................................................. 15
2.1 功能概述.................................................................................................................. 15
2.2 操作步骤.................................................................................................................. 15
2.3 注意事项.................................................................................................................. 15
3 操作日志查看.............................................................................................................. 15
3.1 功能概述.................................................................................................................. 15
3.2 操作步骤.................................................................................................................. 15
3.3 注意事项.................................................................................................................. 16
第 10 章 常见问题与解决方案................................................................................................... 16
1 系统操作问题............................................................................................................. 16
1.1 操作界面无法显示................................................................................................. 16
1.2 登录系统时忘记密码............................................................................................. 16
1.3 系统操作过程中出现卡顿或响应缓慢.................................................................. 16
2 数据处理问题............................................................................................................. 16
2.1 数据导入失败......................................................................................................... 16
2.2 数据显示不准确..................................................................................................... 16
2.3 数据导出时丢失部分信息..................................................................................... 16
3 系统故障处理............................................................................................................. 16
3.1 系统无法启动......................................................................................................... 16
3.2 系统出现错误提示................................................................................................. 17
3.3 系统崩溃或数据丢失............................................................................................. 17
4 其他注意事项............................................................................................................. 17
4.1 定期备份数据......................................................................................................... 17
4.2 严格遵守操作规范................................................................................................. 17
4.3 保密信息处理......................................................................................................... 17

10.4.4 避免非法操作......................................................................................................... 17

第 1 章系统概述与登录

1.1 系统简介

供应链管理系统作为企业运营的关键环节，旨在实现供应链各环节的信息

共享、流程协同及资源优化配置。本系统通过集成先进的信息技术、网络通信技

术和数据库管理技术，为用户提供了一个全面、实时、高效的供应链管理平台。

系统主要包括以下功能模块：采购管理、销售管理、库存管理、物流管理、质

量管理、合同管理和报表统计等。通过这些模块，企业能够实现对供应链各环节

的精细化管理，提高运营效率，降低成本，从而提升整体竞争力。

1.2 登录与退出

1.2.1 登录

用户在首次使用供应链管理系统时，需进行登录操作。具体步骤如下：

（1）在浏览器地址栏输入系统访问地址，按【Enter】键进入登录页面。

（2）输入用户名和密码，【登录】按钮。

（3）若用户名和密码正确，系统将自动跳转至主界面。

1.2.2 退出

用户在完成操作后，需退出系统以保护账户安全。具体步骤如下：

（1）在系统主界面，右上角【退出】按钮。

（2）在弹出的确认退出提示框中，【确定】。

（3）系统将自动退出，并返回至登录页面。

注意：用户在退出系统前，请保证已保存所有操作数据，以免造成数据丢

失。

第 2 章系统功能模块介绍

2.1 主界面功能介绍

主界面是供应链管理系统的核心部分，集中展示了系统的各项功能模块，

用户可以通过主界面快速进入相应的操作界面。主界面主要包括以下功能模块：

（1）菜单栏：包含系统所有功能模块的入口，如基础信息管理、采购管理

销售管理等。

（2）工具栏：提供快捷操作按钮，方便用户快速执行常用操作。

（3）通知公告：显示系统最新通知和公告，便于用户了解系统动态。

（4）我的任务：展示当前用户待处理的任务列表，提高工作效率。

（5）搜索栏：支持全站内容搜索，方便用户快速定位所需信息。

2.2 基础信息管理

基础信息管理模块主要包括以下功能：

（1）供应商信息管理：维护供应商的基本信息，如名称、地址、联系方式

等。

（2）客户信息管理：维护客户的基本信息，如名称、地址、联系方式等。

（3）产品信息管理：维护产品的基本信息，如名称、型号、库存等。

（4）仓库信息管理：维护仓库的基本信息，如名称、地址、容量等。

（5）用户和权限管理：设置系统用户及其操作权限，保证系统安全。

2.3 采购管理

采购管理模块主要包括以下功能：

（1）采购申请：创建采购申请，包括采购产品、数量、预算等。

（2）采购订单：根据采购申请采购订单，并与供应商进行交互。

（3）采购入库：确认收货后，将采购的物资入库，更新库存信息。

（4）采购退货：处理因质量、数量等问题导致的退货事宜。

（5）采购报表：采购相关的报表，如采购金额、采购进度等。

2.4 销售管理

销售管理模块主要包括以下功能：

（1）销售订单：创建销售订单，包括销售产品、数量、价格等。

（2）销售出库：根据销售订单进行出库操作，更新库存信息。

（3）发票管理：销售发票，并与客户进行交互。

（4）销售退货：处理因质量、数量等问题导致的退货事宜。

（5）销售报表：销售相关的报表，如销售额、销售进度等。

第 3 章基础信息管理

3.1 供应商信息管理

3.1.1 登记新供应商

在供应链管理系统中，新供应商的登记包括以下步骤：

a) 录入供应商基本信息，包括供应商名称、地址、联系方式、法人代表等。

b) 根据供应商提供的资料，补充录入营业执照、组织机构代码证、税务登

记证等证件信息。

c) 填写供应商类别、所属行业、主要业务范围等分类信息。

3.1.2 供应商信息维护

对已登记的供应商信息进行维护，包括以下操作：

a) 修改供应商基本信息，保证信息准确无误。

b) 更新供应商资质文件，如证件到期、更换等。

c) 审核供应商资料，保证符合公司要求。

3.1.3 供应商评估与分级

根据供应商的交货质量、价格、交货时间等因素，对供应商进行评估和分级

具体操作如下：

a) 制定评估标准和方法。

b) 搜集供应商相关数据，进行评估。

c) 根据评估结果，将供应商分为不同等级。

3.2 商品信息管理

3.2.1 商品信息录入

在供应链管理系统中，商品信息录入应遵循以下原则：

a) 保证商品名称、型号、规格等基本信息准确无误。

b) 按照分类标准，为商品分配相应的分类编码。

c) 录入商品的价格、计量单位、库存数量等库存相关信息。

3.2.2 商品信息维护

对已录入的商品信息进行维护，包括以下操作：

a) 修改商品基本信息，保证信息准确无误。

b) 更新商品价格、库存数量等数据。

c) 对商品进行停用、启用等状态管理。

3.2.3 商品分类管理

根据公司业务需求，对商品进行分类管理，具体操作如下：

a) 制定商品分类标准和方法。

b) 录入商品分类信息，包括分类名称、编码等。

c) 按照分类标准，对商品进行分类归档。

3.3 库存信息管理

3.3.1 库存信息录入

在供应链管理系统中，库存信息录入包括以下内容：

a) 录入商品库存数量、库存地点、库存状态等信息。

b) 按照批次管理要求，录入商品的批次信息。

c) 对库存进行定期盘点，录入盘点结果。

3.3.2 库存信息维护

对库存信息进行维护，包括以下操作：

a) 修改库存数量、库存地点等信息。

b) 更新库存状态，如出库、入库等。

c) 对库存预警、超储等异常情况进行处理。

3.3.3 库存数据分析

对库存数据进行统计分析，为采购、销售等环节提供决策依据，具体操作如

下：

a) 按照时间、商品等维度，对库存数据进行汇总和分析。

b) 结合销售、采购等数据，预测库存需求，制定合理的库存策略。

c) 定期输出库存分析报告，为公司决策提供依据。

第 4 章采购管理

4.1 采购申请

4.1.1 采购需求的识别

采购需求的识别是采购管理过程中的首要环节。各部门根据实际工作需要，

提出物资采购申请，需详细填写采购申请表，包括物资名称、规格型号、数量、

需求时间等。

4.1.2 采购申请审批

采购申请表提交至采购管理部门，由采购经理进行审批。审批通过后，采购

申请表将作为采购订单的依据。

4.1.3 采购预算编制

采购部门根据审批通过的采购申请，结合公司财务预算，编制采购预算，

保证采购活动在预算范围内进行。

4.2 采购订单管理

4.2.1 采购订单创建

采购部门根据审批通过的采购申请和预算，创建采购订单。采购订单应包括

供应商信息、物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货日期等。

4.2.2 采购订单审批

创建完成的采购订单需提交给相关部门进行审批，保证采购活动符合公司

政策和法规要求。

4.2.3 采购订单下达

审批通过后，采购部门将采购订单下达给供应商，并要求供应商在规定时

间内确认。

4.2.4 采购订单跟踪

采购部门需对采购订单的执行情况进行实时跟踪，保证供应商按时按质完

成交货。

4.3 采购收货

4.3.1 收货准备

采购部门在接收到供应商的发货通知后，提前做好收货准备工作，包括安

排收货人员、验收场地、验收设备等。

4.3.2 收货验收

收货人员根据采购订单对到货物资进行验收，包括数量、外观、包装等，确

认无误后，办理收货手续。

4.3.3 收货记录

收货人员需将收货情况详细记录在收货台账上，以便对采购订单的执行情

况进行追溯。

4.4 采购退货

4.4.1 退货申请

如遇到供应商提供的物资存在质量问题或与采购订单不符，采购部门需提

出退货申请，并填写退货申请表。

4.4.2 退货审批

退货申请表提交至相关部门进行审批，审批通过后，办理退货手续。

4.4.3 退货执行

采购部门与供应商沟通，安排退货事宜。退货过程中，需保证物资完好无损

并及时更新库存信息。

4.4.4 退货记录

退货完成后，采购部门需将退货情况记录在案，以便分析退货原因，优化

采购管理流程。

第 5 章销售管理

5.1 销售订单管理

5.1.1 订单录入

销售人员根据客户需求，在供应链管理系统中准确录入销售订单信息，包

括产品名称、规格型号、数量、单价、金额等。同时需对订单进行审核，保证订单

内容的真实性和准确性。

5.1.2 订单审批

销售订单录入完成后，需提交至相关部门进行审批。审批流程包括但不限于

销售主管审批、财务审批、总经理审批等。审批通过后，销售订单正式生效。

5.1.3 订单变更

若客户需求发生变更，销售人员在系统中提交订单变更申请，经相关部门

审批通过后，对订单进行修改。订单变更需记录变更原因、变更内容、变更时间

等信息。

5.1.4 订单查询

销售人员可通过系统查询订单状态、订单明细、审批进度等信息，以便及时

跟进订单执行情况。

5.2 销售出库

5.2.1 出库申请

销售人员根据销售订单，在系统中提交出库申请。出库申请需包括申请部门

申请人、出库产品、出库数量等信息。

5.2.2 出库审批

出库申请提交后，由库管部门进行审批。审批通过后，库管员根据出库申请

进行备货。

5.2.3 出库操作

库管员在系统中进行出库操作，记录出库时间、出库数量、出库人员等信息

同时将出库信息与销售订单进行关联，保证数据一致性。

5.2.4 出库通知

出库完成后，系统自动出库通知，通知销售部门进行发货。

5.3 销售退货

5.3.1 退货申请

客户提出退货需求后，销售人员在系统中提交退货申请，包括退货原因、退

货产品、退货数量等信息。

5.3.2 退货审批

退货申请提交后，由销售主管进行审批。审批通过后，通知库管部门接收退

货。

5.3.3 退货接收

库管员在系统中进行退货接收操作，记录退货时间、退货数量、退货人员等

信息。

5.3.4 退货处理

根据退货原因，对退货产品进行处理。如需退款，由财务部门办理退款手续

如需换货，由库管部门重新安排出库。

5.3.5 退货记录

系统自动记录退货相关信息，以便分析退货原因，优化销售策略。

第 6 章库存管理

6.1 入库管理

6.1.1 入库流程

（1）采购部门根据需求计划，向供应商下达采购订单。

（2）供应商根据采购订单，安排货物发出，同时将发货信息反馈给采购部

门。

（3）仓库管理员接收到采购部门的入库通知后，提前做好库位规划和准备。

（4）货物到达仓库后，仓库管理员对照采购订单和送货单，对货物进行核

对。

（5）确认货物无误后，办理入库手续，将货物放置在指定库位。

6.1.2 入库注意事项

（1）货物必须与采购订单、送货单上的信息一致。

（2）入库时要检查货物数量、质量、包装等，如有问题及时与供应商沟通

解决。

（3）对于重要物资，需进行抽检或全检，保证质量符合要求。

（4）库位规划要合理，避免货物堆放混乱，影响出库效率。

6.2 出库管理

6.2.1 出库流程

（1）销售部门根据客户订单，向仓库下达出库通知。

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供应链管理系统操作作业指导书第1章系统概述与登录...............................................................................................................41.1系统简介........................................................................................................................41.2登录与退出...............................

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