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会议与活动策划服务作业指导书

3.0 2024-10-21 0 0 122.71KB 16 页 8库币 海报
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会议与活动策划服务作业指导书
第 1 章 会议与活动策划概述....................................................................................................... 4
1.1 会议与活动策划的定义与重要性................................................................................. 4
1.2 策划的基本原则与方法................................................................................................. 4
第 2 章 确定会议与活动目标....................................................................................................... 5
2.1 确定会议与活动的目的................................................................................................. 5
2.1.1 分析背景.................................................................................................................... 5
2.1.2 确定核心议题............................................................................................................. 5
2.1.3 设定目的.................................................................................................................... 5
2.2 分析目标受众................................................................................................................ 6
2.2.1 确定受众群体............................................................................................................. 6
2.2.2 分析受众特征............................................................................................................. 6
2.3 制定会议与活动目标..................................................................................................... 6
2.3.1 目标分解.................................................................................................................... 6
2.3.2 设定关键成果指标..................................................................................................... 6
2.3.3 制定实施计划............................................................................................................. 6
第 3 章 会务组织与管理............................................................................................................... 7
3.1 会务组织结构设计......................................................................................................... 7
3.1.1 设立会务筹备组：负责会议的整体策划、筹备和组织实施，保证会议的顺利进
行。........................................................................................................................................ 7
3.1.2 设立会务执行组：负责会议各项具体工作的执行，包括场地布置、设备检查、资
料准备等。............................................................................................................................ 7
3.1.3 设立会务服务组：负责会议期间的服务工作，包括接待、餐饮、住宿、交通等。.7
3.1.4 设立会务宣传组：负责会议的宣传报道、信息发布和资料整理。.......................7
3.1.5 设立会务保障组：负责会议的后勤保障工作，包括安全、卫生、医疗等。.......7
3.2 岗位职责划分................................................................................................................ 7
3.2.1 会务筹备组：............................................................................................................. 7
3.2.2 会务执行组：............................................................................................................. 7
3.2.3 会务服务组：............................................................................................................. 7
3.2.4 会务宣传组：............................................................................................................. 7
3.2.5 会务保障组：............................................................................................................. 8
3.3 人员配置与培训............................................................................................................. 8
3.3.1 人员配置：................................................................................................................ 8
3.3.2 人员培训：................................................................................................................ 8
第 4 章 场地与设施选择............................................................................................................... 8
4.1 场地选择标准与流程..................................................................................................... 8
4.1.1 选择标准.................................................................................................................... 8
4.1.2 选择流程.................................................................................................................... 9
4.2 设施配置与布局设计..................................................................................................... 9
4.2.1 设施配置.................................................................................................................... 9
4.2.2 布局设计.................................................................................................................... 9
4.3 现场考察与合同谈判..................................................................................................... 9
4.3.1 现场考察.................................................................................................................... 9
4.3.2 合同谈判.................................................................................................................. 10
第 5 章 会议与活动议程安排..................................................................................................... 10
5.1 制定议程框架.............................................................................................................. 10
5.1.1 确定议程目标：明确会议与活动的核心议题，保证议程内容符合活动目标和参
会者需求。.......................................................................................................................... 10
5.1.2 设计议程结构：根据活动时长、参会人数和议题重要性，合理安排议程的各个
环节，包括开场、主题演讲、讨论环节、茶歇、闭幕等。............................................10
5.1.3 确定议程时间分配：合理分配每个环节的时间，保证议程紧凑且富有成效。..10
5.1.4 制定议程草案：根据以上步骤，编写议程草案，包括各环节的名称、时间、地点
和负责人。.......................................................................................................................... 10
5.2 安排演讲嘉宾与主题................................................................................................... 10
5.2.1 确定演讲嘉宾：根据活动主题和参会者需求，邀请具有相关经验和专业知识的
演讲嘉宾。.......................................................................................................................... 10
5.2.2 确定演讲主题：与演讲嘉宾沟通，明确演讲主题，保证主题与活动目标相符。
.............................................................................................................................................. 10
5.2.3 设定演讲时间：为每位演讲嘉宾分配合理的时间，保证演讲内容充实且具有针
对性。.................................................................................................................................. 10
5.2.4 安排演讲顺序：根据演讲主题的重要性和参会者兴趣，合理安排演讲顺序。..10
5.3 控制时间与节奏........................................................................................................... 10
5.3.1 设定时间提醒：在活动开始前，向参会者告知各环节的时间安排，以便他们提
前做好准备。...................................................................................................................... 10
5.3.2 监控时间进度：在活动过程中，严格监控各环节的时间进度，保证议程顺利进
行。...................................................................................................................................... 11
5.3.3 调整节奏：根据现场氛围和参会者反馈，适当调整环节节奏，保持活动的高效
与连贯。.............................................................................................................................. 11
5.3.4 及时沟通：与演讲嘉宾、活动负责人保持密切沟通，保证议程调整的及时性和
准确性。.............................................................................................................................. 11
第 6 章 宣传推广与报名............................................................................................................. 11
6.1 制定宣传策略.............................................................................................................. 11
6.1.1 明确目标受众：根据会议与活动的主题、性质和目的，明确宣传的目标受众，
包括潜在参会人员、合作伙伴、媒体等。........................................................................ 11
6.1.2 分析竞品宣传：研究同类会议与活动的宣传策略，总结优点与不足，为本次会
议与活动制定有针对性的宣传方案。............................................................................... 11
6.1.3 确定宣传渠道：根据目标受众的特点，选择合适的宣传渠道，如社交媒体、行
业媒体、合作伙伴等。....................................................................................................... 11
6.1.4 制定宣传计划：明确宣传时间节点、内容、形式和责任人，保证宣传工作的有序
进行。.................................................................................................................................. 11
6.1.5 预算与评估：合理分配宣传预算，对宣传效果进行评估和调整，以提高宣传效
果。...................................................................................................................................... 11
6.2 利用线上线下资源进行推广....................................................................................... 11
6.2.1 线上推广.................................................................................................................. 11
6.2.2 线下推广.................................................................................................................. 12
6.3 报名与参会人员管理................................................................................................... 12
6.3.1 报名渠道：开设线上报名渠道，如官方网站、公众号等，简化报名流程。.. .. .12
6.3.2 报名审核：对报名信息进行审核，保证参会人员的质量与会议主题的契合度。
.............................................................................................................................................. 12
6.3.3 报名通知：及时通知报名成功的参会人员，告知会议与活动的相关信息。.. .. .12
6.3.4 参会人员管理：建立参会人员信息库，进行分类管理，为活动现场提供便利。
.............................................................................................................................................. 12
6.3.5 建立沟通渠道：通过群、QQ 群等线上方式，与参会人员保持沟通，解答疑问，
提高参会满意度。.............................................................................................................. 12
第7章 餐饮与住宿安排............................................................................................................. 12
7.1 餐饮服务策划.............................................................................................................. 12
7.1.1 餐饮需求分析........................................................................................................... 12
7.1.2 餐饮供应商选择....................................................................................................... 12
7.1.3 餐饮服务方案制定................................................................................................... 12
7.1.4 餐饮服务现场管理................................................................................................... 13
7.2 住宿服务策划.............................................................................................................. 13
7.2.1 住宿需求分析........................................................................................................... 13
7.2.2 住宿供应商选择....................................................................................................... 13
7.2.3 住宿服务方案制定................................................................................................... 13
7.2.4 住宿服务现场管理................................................................................................... 13
7.3 酒店对接与协调........................................................................................................... 13
7.3.1 酒店对接.................................................................................................................. 13
7.3.2 酒店协调.................................................................................................................. 13
7.3.3 酒店服务监督........................................................................................................... 13
第8章 突发事件应对与风险管理............................................................................................. 13
8.1 风险识别与评估........................................................................................................... 13
8.1.1 风险识别.................................................................................................................. 14
8.1.2 风险评估.................................................................................................................. 14
8.2 应急预案制定与演练................................................................................................... 14
8.2.1 应急预案制定........................................................................................................... 14
8.2.2 应急预案演练........................................................................................................... 14
8.3 现场突发事件处理....................................................................................................... 15
第9章 会后总结与反馈............................................................................................................. 15
9.1 数据收集与分析........................................................................................................... 15
9.1.1 数据收集.................................................................................................................. 15
9.1.2 数据分析.................................................................................................................. 15
9.2 参会人员满意度调查................................................................................................... 15
9.2.1 调查问卷设计........................................................................................................... 16
9.2.2 调查问卷收集与反馈............................................................................................... 16
9.3 改进措施与经验总结................................................................................................... 16
9.3.1 改进措施.................................................................................................................. 16
9.3.2 经验总结.................................................................................................................. 16
第 10章 持续优化与发展........................................................................................................... 16
10.1 创新与改进................................................................................................................ 16
10.1.1 紧跟行业发展趋势，关注新技术、新材料、新理念在会议与活动策划领域的应
用，为策划服务提供创新元素。....................................................................................... 16
10.1.2 定期收集客户反馈意见，分析策划与执行过程中的不足，针对问题进行改进。
.............................................................................................................................................. 17
10.1.3 建立内部培训机制，提升员工的专业素养和创新能力，鼓励员工为策划服务提
出改进建议。...................................................................................................................... 17
10.2 建立长期合作关系..................................................................................................... 17
10.2.1 与供应商建立稳定的合作关系，保证活动所需资源的质量和供应。...............17
10.2.2 与客户保持良好的沟通与互动，了解客户需求，为客户提供定制化、持续优化
的策划服务。...................................................................................................................... 17
10.2.3 与行业同仁建立交流平台，共享资源，互相学习，共同推动行业发展。.......17
10.3 提高策划与执行能力................................................................................................. 17
10.3.1 定期组织策划与执行团队的培训，提升团队的专业技能和协作能力。...........17
10.3.2 建立完善的策划与执行流程，明确各环节责任人，保证活动顺利进行。.......17
10.3.3 强化现场管理，提高现场应对突发情况的能力，保证活动效果。...................17
10.3.4 建立健全的质量管理体系，对策划与执行过程进行严格把控，不断提升服务质
量。...................................................................................................................................... 17
第 1 章 会议与活动策划概述
1.1 会议与活动策划的定义与重要性
会议与活动策划是指针对特定目标，通过系统的分析和设计，制定出一套
完整的会议或活动实施方案的过程。它涵盖了会议或活动的主题确定、目标设定
内容安排、时间规划、场地布置、人员组织、宣传推广等各个方面。会议与活动策
划在保证活动顺利进行、实现预期目标方面具有重要意义。
会议与活动策划的重要性体现在以下几个方面：
（1） 提高活动质量：通过策划，可以保证活动内容丰富、形式多样，提高
参与者的满意度。
（2） 保障活动效果：策划有助于明确活动目标，制定合理的实施方案，
从而保证活动达到预期效果。
（3） 提升组织形象：精心策划的会议与活动能体现组织的管理水平与专
业素养，有助于提升组织形象。
（4） 优化资源配置：策划过程有利于合理分配人力、物力、财力等资源，
提高资源利用效率。
1.2 策划的基本原则与方法
会议与活动策划应遵循以下基本原则：
（1） 目标明确：策划应紧紧围绕活动目标进行，保证活动实现预期效果。
（2） 系统性：策划要充分考虑活动的各个方面，保证各环节相互衔接，
形成完整的活动方案。
（3） 创新性：策划应注重创新，力求活动形式和内容新颖，提高活动吸
引力。
（4） 实用性：策划要注重实际操作，保证活动方案具有可行性和实用性。
（5） 经济性：在保证活动效果的前提下，策划应充分考虑成本控制，提
高活动性价比。
会议与活动策划的方法主要包括：
（1） 调查研究：了解活动背景、目标群体、市场需求等，为策划提供依据
（2） 分析总结：总结类似活动的成功经验和不足之处，为本次策划提供
参考。
（3） 创意构思：运用头脑风暴、思维导图等方法，激发创意，形成独特的
活动主题和形式。
（4） 方案设计：根据活动目标、预算、时间等要求，设计具体的活动方案
（5） 评估优化：对策划方案进行评估，发觉问题并进行优化调整，保证
活动方案的实施效果。
第 2 章 确定会议与活动目标
2.1 确定会议与活动的目的
在本节中，我们将重点探讨如何明确会议与活动的目的。一个明确且具有指
导性的目的，对于整个活动的策划和实施。
2.1.1 分析背景
需要分析会议或活动举办的背景，包括行业发展趋势、企业战略目标、市场
状况等。这将有助于明确会议或活动在整体战略中的地位和价值。
2.1.2 确定核心议题
根据背景分析，确定会议或活动的核心议题。核心议题应具有以下特点：
（1） 与组织目标紧密相关；
（2） 具有实际操作性和可行性；
（3） 能够激发参会者的兴趣和参与度。
2.1.3 设定目的
在明确核心议题的基础上，设定具体的会议与活动目的。目的应具有以下要
素：
（1） 明确性：目的描述要清晰、具体，避免模糊不清；
（2） 可衡量性：目的应具备可衡量的指标，以便于活动结束后评估效果；
（3） 挑战性：目的应具有一定的挑战性，以激发组织和参与者的积极性；
（4） 相关性：目的要与组织战略和核心议题保持一致；
（5） 时效性：目的要在一定时间内实现，具备明确的截止期限。
2.2 分析目标受众
了解目标受众是保证会议与活动成功的关键。本节将介绍如何对目标受众进
行分析。
2.2.1 确定受众群体
明确会议与活动的目标受众。这包括：
（1） 受众的基本信息：如年龄、性别、职业等；
（2） 受众的需求和期望：了解受众希望从会议或活动中获得什么；
（3） 受众的影响力：分析受众在相关领域的影响力和传播能力。
2.2.2 分析受众特征
（1） 兴趣爱好：了解受众的兴趣爱好，以便于策划更具吸引力的活动内
容；
（2） 行为习惯：研究受众的行为习惯，如上网时间、参加活动的时间等；
（3） 沟通偏好：分析受众偏好的沟通方式和渠道，以便于更有效地传递
信息。
2.3 制定会议与活动目标
在明确了会议与活动的目的和分析了目标受众后，我们将制定具体的会议
与活动目标。
2.3.1 目标分解
将整体目的分解为若干具体、可操作的目标，以便于实施和跟踪。
2.3.2 设定关键成果指标
为每个具体目标设定关键成果指标，以便于活动结束后评估效果。
2.3.3 制定实施计划
根据目标分解和关键成果指标，制定具体的实施计划，明确责任人、时间表
和资源需求。
通过本章的阐述，我们希望帮助读者明确会议与活动的目标，为后续的策
划和实施奠定坚实的基础。
第 3 章 会务组织与管理
3.1 会务组织结构设计
会务组织结构设计是保证会议活动顺利进行的基础。以下是对会务组织结构
设计的具体要求：
3.1.1 设立会务筹备组：负责会议的整体策划、筹备和组织实施，保证会议
的顺利进行。
3.1.2 设立会务执行组：负责会议各项具体工作的执行，包括场地布置、设
备检查、资料准备等。
3.1.3 设立会务服务组：负责会议期间的服务工作，包括接待、餐饮、住宿
交通等。
3.1.4 设立会务宣传组：负责会议的宣传报道、信息发布和资料整理。
3.1.5 设立会务保障组：负责会议的后勤保障工作，包括安全、卫生、医疗
等。
3.2 岗位职责划分
为保证会议的顺利进行，各岗位的职责应明确划分：
3.2.1 会务筹备组：
（1）组长：负责组织、协调会务筹备工作，对会议的整体策划、筹备和实
施负责。
（2）组员：协助组长完成各项筹备工作，负责具体事务的执行。
3.2.2 会务执行组：
（1）组长：负责组织、协调会务执行工作，保证各项工作的顺利进行。
（2）组员：负责具体事务的执行，如场地布置、设备检查等。
3.2.3 会务服务组：
（1）组长：负责组织、协调会务服务工作，保证服务质量。
（2）组员：负责具体服务工作的实施，如接待、餐饮、住宿等。
3.2.4 会务宣传组：
（1）组长：负责组织、协调会务宣传工作，保证宣传效果。
（2）组员：负责具体宣传工作的实施，如新闻报道、资料整理等。
3.2.5 会务保障组：
（1）组长：负责组织、协调会务保障工作，保证会议的后勤保障。
（2）组员：负责具体保障工作的实施，如安全、卫生、医疗等。
3.3 人员配置与培训
3.3.1 人员配置：
（1）根据会议规模和需求，合理配置各岗位人员。
（2）保证各岗位人员具备相应的专业能力和工作经验。
（3）建立高效的人员沟通协调机制，保证信息畅通。
3.3.2 人员培训：
（1）对会务筹备组成员进行专业培训，提高其策划、筹备能力。
（2）对会务执行组成员进行技能培训，提高其业务水平。
（3）对会务服务组成员进行服务礼仪培训，提升服务质量。
（4）对会务宣传组成员进行宣传技巧培训，提高宣传效果。
（5）对会务保障组成员进行安全、卫生、医疗等知识的培训，保证会议顺
利进行。
第 4 章 场地与设施选择
4.1 场地选择标准与流程
4.1.1 选择标准
在选择会议与活动场地时，应考虑以下标准：
（1）地理位置：选择交通便利、易于寻找的场地，以满足参会人员的出行
需求。
（2）容纳规模：根据活动预计人数，选择合适的场地规模，保证场地能容
纳所有参会人员。
（3）空间布局：考虑场地的空间布局是否合理，如舞台、观众席、展览区
等区域的设置是否符合活动需求。
（4）硬件设施：检查场地的音响、照明、空调等硬件设施是否完善，以保
证活动顺利进行。
（5）服务保障：评估场地方提供的服务质量，如安保、保洁、技术支持等。
4.1.2 选择流程
场地选择流程如下：
（1）需求分析：明确活动类型、规模、时间等需求，为场地选择提供依据。
（2）场地调研：收集相关场地的信息，如地理位置、容纳规模、硬件设施
等。
（3）现场考察：实地考察场地，了解场地实际情况，并与场地方进行初步
沟通。
（4）对比评估：根据选择标准，对比不同场地的优缺点，进行综合评估。
（5）确定场地：结合活动需求，选择最合适的场地。
4.2 设施配置与布局设计
4.2.1 设施配置
根据活动需求，配置以下设施：
（1）音响设备：保证活动音响效果良好，如麦克风、音响、调音台等。
（2）照明设备：保证活动场地光线充足，如舞台灯光、观众席照明等。
（3）投影设备：如有需要，准备投影仪、幕布等设备，以便进行 PPT、视频
等展示。
（4）其他设施：根据活动需求，配置相应的设施，如舞台、展架、桌椅等。
4.2.2 布局设计
布局设计应考虑以下因素：
（1）活动类型：根据活动性质，合理规划舞台、观众席、互动区等区域。
（2）人流导向：保证活动场地内的人流畅通，避免拥堵。
（3）安全出口：保证场地上设有明显且数量充足的安全出口，以便紧急情
况下疏散人员。
（4）功能区域：合理划分活动区域，如签到区、休息区、餐饮区等。
4.3 现场考察与合同谈判
4.3.1 现场考察
实地考察场地，关注以下方面：
（1）场地实际情况：了解场地的空间、布局、硬件设施等，与需求进行对
比。
（2）场地方服务：了解场地方提供的服务，如安保、保洁、技术支持等。
（3）周边环境：考察场地周边的交通、餐饮、住宿等配套设施。
4.3.2 合同谈判
与场地方进行合同谈判，注意以下事项：
（1）明确双方的权利和义务，保证活动顺利进行。
（2）商定费用及支付方式，避免后期纠纷。
（3）约定违约责任，保障双方利益。
（4）签订正式合同，保证活动场地的合法使用。
第 5 章 会议与活动议程安排
5.1 制定议程框架
5.1.1 确定议程目标：明确会议与活动的核心议题，保证议程内容符合活
动目标和参会者需求。
5.1.2 设计议程结构：根据活动时长、参会人数和议题重要性，合理安排议
程的各个环节，包括开场、主题演讲、讨论环节、茶歇、闭幕等。
5.1.3 确定议程时间分配：合理分配每个环节的时间，保证议程紧凑且富
有成效。
5.1.4 制定议程草案：根据以上步骤，编写议程草案，包括各环节的名称、
时间、地点和负责人。
5.2 安排演讲嘉宾与主题
5.2.1 确定演讲嘉宾：根据活动主题和参会者需求，邀请具有相关经验和
专业知识的演讲嘉宾。
5.2.2 确定演讲主题：与演讲嘉宾沟通，明确演讲主题，保证主题与活动
目标相符。
5.2.3 设定演讲时间：为每位演讲嘉宾分配合理的时间，保证演讲内容充
实且具有针对性。
5.2.4 安排演讲顺序：根据演讲主题的重要性和参会者兴趣，合理安排演
讲顺序。
5.3 控制时间与节奏
5.3.1 设定时间提醒：在活动开始前，向参会者告知各环节的时间安排，
以便他们提前做好准备。
5.3.2 监控时间进度：在活动过程中，严格监控各环节的时间进度，保证
议程顺利进行。
5.3.3 调整节奏：根据现场氛围和参会者反馈，适当调整环节节奏，保持
活动的高效与连贯。
5.3.4 及时沟通：与演讲嘉宾、活动负责人保持密切沟通，保证议程调整的
及时性和准确性。
第 6 章 宣传推广与报名
6.1 制定宣传策略
摘要：

会议与活动策划服务作业指导书第1章会议与活动策划概述.......................................................................................................41.1会议与活动策划的定义与重要性.................................................................................41.2策划的基本原则与方法.............................................................

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