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会展与活动策划作业指导书

3.0 2024-10-21 0 0 124.41KB 17 页 8库币 海报
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会展与活动策划作业指导书
第 1 章 会展与活动策划概述....................................................................................................... 4
1.1 会展与活动策划的定义与分类..................................................................................... 4
1.2 会展与活动策划的意义与价值..................................................................................... 4
1.3 会展与活动策划的基本流程......................................................................................... 4
第 2 章 会展与活动市场调研....................................................................................................... 5
2.1 市场调研的目的与方法................................................................................................. 5
2.1.1 文献调研.................................................................................................................... 5
2.1.2 实地调研.................................................................................................................... 5
2.1.3 问卷调查.................................................................................................................... 5
2.1.4 数据分析.................................................................................................................... 5
2.2 调研问卷的设计与实施................................................................................................. 5
2.2.1 问卷设计.................................................................................................................... 5
2.2.2 问卷实施.................................................................................................................... 6
2.3 调研数据的分析与报告................................................................................................. 6
2.3.1 数据处理.................................................................................................................... 6
2.3.2 结果分析.................................................................................................................... 6
2.3.3 撰写报告.................................................................................................................... 6
第 3 章 会展与活动目标定位....................................................................................................... 6
3.1 目标受众分析................................................................................................................ 6
3.1.1 受众特征分析............................................................................................................. 6
3.1.2 受众需求分析............................................................................................................. 7
3.1.3 受众行为分析............................................................................................................. 7
3.2 活动目标设定................................................................................................................ 7
3.2.1 明确具体.................................................................................................................... 7
3.2.2 可衡量........................................................................................................................ 7
3.2.3 具有挑战性................................................................................................................ 7
3.2.4 可实现........................................................................................................................ 7
3.3 活动主题与口号设计..................................................................................................... 7
3.3.1 活动主题设计............................................................................................................. 7
3.3.2 活动口号设计............................................................................................................. 8
第 4 章 会展与活动策划创意....................................................................................................... 8
4.1 创意思维方法................................................................................................................ 8
4.1.1 头脑风暴法................................................................................................................ 8
4.1.2 六顶思考帽法............................................................................................................. 8
4.1.3 SCAMPER 法.................................................................................................................. 8
4.2 活动形式与内容创新..................................................................................................... 8
4.2.1 活动形式的创新......................................................................................................... 8
4.2.2 活动内容的创新......................................................................................................... 9
4.3 活动亮点提炼................................................................................................................ 9
第 5 章 会展与活动场地选择....................................................................................................... 9
5.1 场地选择的标准与流程................................................................................................. 9
5.1.1 标准概述.................................................................................................................... 9
5.1.2 地理位置选择............................................................................................................. 9
5.1.3 场地规模选择............................................................................................................. 9
5.1.4 设施设备选择........................................................................................................... 10
5.1.5 服务质量选择........................................................................................................... 10
5.1.6 安全措施选择........................................................................................................... 10
5.1.7 价格选择.................................................................................................................. 10
5.1.8 场地选择流程........................................................................................................... 10
5.2 场地布置与功能区划分............................................................................................... 10
5.2.1 总体布局.................................................................................................................. 10
5.2.2 功能区划分.............................................................................................................. 10
5.2.3 布置要点.................................................................................................................. 10
5.3 场地租赁与谈判技巧................................................................................................... 10
5.3.1 租赁合同签订........................................................................................................... 10
5.3.2 谈判技巧.................................................................................................................. 11
第 6 章 会展与活动宣传推广..................................................................................................... 11
6.1 宣传推广策略制定....................................................................................................... 11
6.1.1 分析目标受众：明确会展与活动的目标受众群体，包括其年龄、性别、职业、兴
趣爱好等特征，以便制定更具针对性的宣传推广策略。................................................11
6.1.2 设定宣传推广目标：根据会展与活动的性质和规模，设定合理的宣传推广目标，
如提高品牌知名度、扩大参会人数、增加合作伙伴等。................................................11
6.1.3 选择合适的宣传渠道：根据目标受众和宣传目标，选择合适的宣传渠道，如线
上线下媒体、社交媒体、户外广告等。........................................................................... 11
6.1.4 制定宣传推广计划：制定详细的宣传推广时间表，明确各阶段的宣传重点、内
容和形式，保证宣传推广活动的有序进行。.................................................................... 11
6.2 媒体合作与广告投放................................................................................................... 11
6.2.1 媒体合作：积极与各类媒体建立合作关系，包括新闻媒体、行业媒体、社交媒体
等，争取免费或优惠的报道和推广资源。........................................................................ 11
6.2.2 广告投放：根据预算和宣传目标，选择合适的广告形式和渠道，如户外广告、
网络广告、平面广告等，进行有针对性的广告投放。....................................................11
6.2.3 媒体宣传素材准备：制作高质量的媒体宣传素材，包括新闻稿、宣传海报、视频
短片等，以提高媒体的关注度和报道效果。.................................................................... 11
6.3 网络宣传与社交媒体营销........................................................................................... 11
6.3.1 官方网站建设与优化：建立健全会展与活动的官方网站，提供详尽的活动信息、
报名渠道、合作伙伴等内容，并保证网站的用户体验和搜索引擎优化。.....................11
6.3.2 社交媒体营销：利用微博、抖音等社交媒体平台，发布活动相关内容，与用户
互动，提高活动的话题度和参与度。............................................................................... 12
6.3.3 网络论坛与社群推广：针对目标受众集中的网络论坛和社群，发布活动信息，
引导用户参与讨论，扩大活动的影响力。........................................................................ 12
6.3.4 网络广告投放：在各大搜索引擎、社交媒体等平台投放精准广告，吸引潜在参
会者和合作伙伴的关注。................................................................................................... 12
6.3.5 合作伙伴与意见领袖：与行业内的合作伙伴和意见领袖建立联系，通过他们的
推荐和分享，提高活动的知名度和权威性。.................................................................... 12
第 7 章 会展与活动预算管理..................................................................................................... 12
7.1 预算编制与控制........................................................................................................... 12
7.1.1 预算编制原则........................................................................................................... 12
7.1.2 预算编制流程........................................................................................................... 12
7.1.3 预算控制.................................................................................................................. 12
7.2 成本分析与优化........................................................................................................... 13
7.2.1 成本分析.................................................................................................................. 13
7.2.2 成本优化.................................................................................................................. 13
7.3 赞助商招募与权益保障............................................................................................... 13
7.3.1 赞助商招募.............................................................................................................. 13
7.3.2 赞助商权益保障....................................................................................................... 13
第 8 章 会展与活动组织与实施................................................................................................. 13
8.1 活动筹备与进度管理................................................................................................... 13
8.1.1 筹备工作计划........................................................................................................... 13
8.1.2 筹备工作内容........................................................................................................... 14
8.1.3 进度管理.................................................................................................................. 14
8.2 活动现场管理与协调................................................................................................... 14
8.2.1 现场管理.................................................................................................................. 14
8.2.2 协调工作.................................................................................................................. 14
8.3 活动应急预案与风险防控........................................................................................... 14
8.3.1 应急预案.................................................................................................................. 14
8.3.2 风险防控.................................................................................................................. 15
第9章 会展与活动服务与接待................................................................................................. 15
9.1 参会人员服务与管理................................................................................................... 15
9.1.1 参会人员服务........................................................................................................... 15
9.1.2 参会人员管理........................................................................................................... 15
9.2 接待礼仪与沟通技巧................................................................................................... 15
9.2.1 接待礼仪.................................................................................................................. 15
9.2.2 沟通技巧.................................................................................................................. 16
9.3 签到与住宿安排........................................................................................................... 16
9.3.1 签到.......................................................................................................................... 16
9.3.2 住宿安排.................................................................................................................. 16
第 10章 会展与活动评估与总结............................................................................................... 16
10.1 活动效果评估指标与方法......................................................................................... 16
10.1.1 评估指标................................................................................................................ 16
10.1.2 评估方法................................................................................................................ 16
10.2 活动总结与反馈......................................................................................................... 17
10.2.1 活动总结................................................................................................................ 17
10.2.2 活动反馈................................................................................................................ 17
10.3 活动案例整理与分享................................................................................................. 17
10.3.1 案例整理................................................................................................................ 17
10.3.2 案例分享................................................................................................................ 17
第 1 章 会展与活动策划概述
1.1 会展与活动策划的定义与分类
会展与活动策划是指通过对特定主题或目标进行周密研究、精心设计和有效
组织的一系列活动过程。它包括对会展或活动的目标、内容、形式、场地、时间、预
算等方面的全面规划和实施。
会展与活动策划的分类如下：
（1）按照主题性质分类：政治性活动、经济性活动、文化性活动、社会性活
动、体育性活动等。
（2）按照规模层次分类：国际性活动、全国性活动、地方性活动、企业内部
活动等。
（3）按照活动形式分类：展览展示、论坛讲座、庆典仪式、比赛竞赛、商务
洽谈等。
1.2 会展与活动策划的意义与价值
会展与活动策划具有以下意义与价值：
（1）提升品牌形象：通过成功举办会展与活动，有助于提高组织者的知名
度和美誉度，树立良好的品牌形象。
（2）促进经济发展：会展与活动策划对推动产业发展、拓展市场、促进区
域经济具有重要作用。
（3）传播文化：会展与活动策划可以展示文化特色，促进文化交流与传播，
提升国家及地区的文化软实力。
（4）增强社会凝聚力：通过策划各类活动，有助于增强民众的社会归属感，
提高社会凝聚力。
1.3 会展与活动策划的基本流程
会展与活动策划的基本流程包括以下几个阶段：
（1）立项：明确活动目标、主题、规模、时间、地点等基本信息，进行项目
可行性分析，制定初步策划方案。
（2）策划：根据立项阶段的信息，对活动内容、形式、预算、场地、人员等
进行详细策划，形成完整的策划书。
（3）筹备：按照策划书的要求，组织筹备团队，进行场地布置、设备准备、
宣传推广、嘉宾邀请等工作。
（4）执行：在活动当天，按照策划书的安排，保证各个环节顺利进行，及
时处理突发状况。
（5）总结：活动结束后，对整个策划与实施过程进行总结，分析得失，为
今后类似活动提供借鉴和改进。
第 2 章 会展与活动市场调研
2.1 市场调研的目的与方法
会展与活动市场调研的主要目的是了解市场现状、把握行业趋势、发掘潜在
客户需求，为策划和实施会展与活动提供科学依据。市场调研方法主要包括以下
几种：
2.1.1 文献调研
通过查阅相关书籍、报告、论文和网络资料，收集有关会展与活动行业的政
策、法规、市场数据、行业动态等信息，为后续实地调研提供基础数据。
2.1.2 实地调研
实地走访相关企业、机构、展会现场，与从业人员、参会人员进行面对面交
流，了解他们的需求和意见，获取第一手资料。
2.1.3 问卷调查
设计问卷，通过线上线下渠道发放，收集广大参会者和潜在客户的意见和
建议，以便对市场进行定量分析。
2.1.4 数据分析
运用统计方法对收集到的数据进行处理和分析，揭示市场现状和趋势，为
策划和决策提供依据。
2.2 调研问卷的设计与实施
2.2.1 问卷设计
问卷设计应遵循以下原则：
（1） 简洁明了：问题简短，避免冗长和复杂。
（2） 针对性强：针对会展与活动的主题和目标，设计相关的问题。
（3） 逻辑清晰：问题之间逻辑关系明确，便于回答者理解和回答。
（4） 适度开放：适当设置开放性问题，以便收集更多有价值的信息。
2.2.2 问卷实施
（1） 选择合适的调查渠道，如线上（邮件、社交媒体、专业论坛等）和线
下（展会现场、企业走访等）。
（2） 确定调查对象，包括参会者、潜在客户、从业人员等。
（3） 发放问卷时，注意控制样本量和覆盖面，保证调查结果的代表性和
准确性。
（4） 对回收的问卷进行整理，剔除无效问卷，保证数据分析的可靠性。
2.3 调研数据的分析与报告
2.3.1 数据处理
（1） 对有效问卷进行编码，便于后续数据分析。
（2） 运用统计软件（如 SPSS、Excel 等）对数据进行录入、整理和分析。
（3） 根据需要对数据进行描述性统计、交叉分析等，以揭示市场现状和趋
势。
2.3.2 结果分析
（1） 从不同维度对数据进行分析，如参会者需求、行业动态、市场竞争等
（2） 针对分析结果，提出相应的策略和建议。
2.3.3 撰写报告
（1） 按照规范的格式撰写报告，包括引言、研究方法、数据分析、结果与
建议等部分。
（2） 报告要求语言严谨、条理清晰、数据准确，避免出现痕迹。
（3） 报告中不得包含总结性话语，以保证客观性和中立性。
第 3 章 会展与活动目标定位
3.1 目标受众分析
目标受众分析是会展与活动策划的关键环节，关系到活动的成败。本节将从
以下几个方面对目标受众进行分析：
3.1.1 受众特征分析
（1）年龄：分析目标受众的年龄分布，了解其年龄段特点，为活动策划提
供依据。
（2）性别：分析目标受众的性别比例，针对性别差异制定相应策略。
（3）地域：分析目标受众的地域分布，了解不同地域的文化背景和消费习
惯。
（4）职业：分析目标受众的职业类型，掌握其职业特点，以便更好地满足
其需求。
（5）兴趣爱好：分析目标受众的兴趣爱好，为活动策划提供方向。
3.1.2 受众需求分析
（1）参会目的：了解目标受众参会的主要目的，如学习、交流、拓展人脉
等。
（2）期望收益：分析目标受众期望从活动中获得的收益，如知识、资源、
合作机会等。
（3）痛点与痒点：挖掘目标受众在行业或生活中遇到的痛点与痒点，为活
动策划提供创新思路。
3.1.3 受众行为分析
（1）参会频率：分析目标受众参加同类活动的频率，了解其活跃度。
（2）信息获取渠道：了解目标受众获取活动信息的途径，优化宣传策略。
（3）参与程度：分析目标受众在活动中的参与程度，为活动策划提供参考。
3.2 活动目标设定
根据目标受众分析，明确本次活动的目标。活动目标应具有以下特点：
3.2.1 明确具体
明确具体的活动目标有助于指导策划工作，保证活动效果。
3.2.2 可衡量
活动目标应具有可衡量性，以便在活动结束后评估效果。
3.2.3 具有挑战性
设定具有挑战性的活动目标，激发团队潜能，提高活动质量。
3.2.4 可实现
保证活动目标在现有资源和条件下能够实现。
3.3 活动主题与口号设计
3.3.1 活动主题设计
活动主题应紧密结合目标受众的需求，突出活动特色，具有以下特点：
（1）创意性：主题新颖，吸引目标受众关注。
（2）相关性：与活动目标、内容紧密相关。
（3）简洁易懂：主题简洁明了，易于传播。
3.3.2 活动口号设计
活动口号是活动主题的进一步提炼，应具有以下特点：
（1）简洁明了：用简短的语言表达活动的核心价值。
（2）富有感染力：激发目标受众的参与热情。
（3）易于记忆：便于目标受众口口相传，提高活动知名度。
（4）体现活动特色：展现活动独特性，增强辨识度。
第 4 章 会展与活动策划创意
4.1 创意思维方法
4.1.1 头脑风暴法
头脑风暴法是一种激发创意的有效方法，通过集体讨论，鼓励参与者提出
各种创意点子，不拘泥于形式和限制，从而挖掘出独特的策划思路。
4.1.2 六顶思考帽法
六顶思考帽法通过六个不同颜色的帽子代表六种不同的思考角度，分别为：
事实、感受、创意、优点、缺点和决策。帮助策划者在策划过程中全面考虑问题，
提升策划质量。
4.1.3 SCAMPER 法
SCAMPER 法是一种针对现有产品或活动的改进与创新方法，通过以下七个
方面进行思考：替代（Substitute）、合并（Combine）、调整（Adapt）、修改
（Modify）、拓展（Expand）、缩减（Reduce）和翻转（Reverse）。
4.2 活动形式与内容创新
4.2.1 活动形式的创新
（1） 融入新兴技术：如虚拟现实（VR）、增强现实（AR）、人工智能（）
等，为活动增添科技感。
（2） 跨界融合：结合不同领域的元素，如艺术、体育、音乐等，打造独特
的活动形式。
（3） 线上与线下结合：充分利用网络平台，实现线上互动与线下活动的
无缝衔接。
4.2.2 活动内容的创新
（1） 主题策划：围绕一个独特且引人入胜的主题展开，使活动更具吸引
力。
（2） 内容多样化：涵盖多种形式的内容，如演讲、论坛、表演、展览等，
满足不同观众的需求。
（3） 个性化定制：根据目标受众的特点，打造专属的活动内容，提升活
动效果。
4.3 活动亮点提炼
（1） 独特的创意元素：如独特的视觉设计、寓意深刻的标志、新颖的互动
形式等，使活动具有辨识度。
（2） 高品质的嘉宾阵容：邀请行业权威、知名人士、热点人物等，提升活
动影响力。
（3） 强烈的社会责任感：关注社会热点，传递正能量，使活动具有更高
的社会价值。
（4） 严谨的策划执行：保证活动各个环节的顺利进行，提升活动品质。
（5） 丰富的媒体传播：利用多种媒体渠道，扩大活动影响力，提高品牌
知名度。
第 5 章 会展与活动场地选择
5.1 场地选择的标准与流程
5.1.1 标准概述
在选择会展与活动场地时，需综合考虑以下标准：地理位置、场地规模、设
施设备、服务质量、安全措施、价格等因素。
5.1.2 地理位置选择
（1）交通便利性：考虑场地附近的交通状况，便于参会人员到达；
（2）周边环境：考虑周边配套设施，如餐饮、住宿、购物等；
（3）地标性：选择具有代表性的场地，提高活动知名度。
5.1.3 场地规模选择
根据活动规模和参会人数，选择合适的场地。注意场地的容纳人数、空间布
局等因素。
5.1.4 设施设备选择
检查场地的硬件设施，如音响、灯光、投影仪、舞台等设备是否齐全、完好。
5.1.5 服务质量选择
了解场地方提供的服务，如接待、安保、清洁等，保证活动顺利进行。
5.1.6 安全措施选择
评估场地的安全设施，如消防设备、安全通道等，保证活动安全。
5.1.7 价格选择
根据活动预算，综合考虑场地租赁价格，力求性价比最高。
5.1.8 场地选择流程
（1）收集信息：通过各种渠道，了解潜在场地的相关信息；
（2）实地考察：对意向场地进行实地考察，了解场地实际情况；
（3）比价谈判：与多个场地方进行比价谈判，争取优惠条件；
（4）签订合同：确定场地后，与场地方签订租赁合同。
5.2 场地布置与功能区划分
5.2.1 总体布局
根据活动类型和需求，合理规划场地布局，包括主舞台、观众席、展示区等
5.2.2 功能区划分
（1）主要功能区：如演讲区、展示区、接待区等；
（2）辅助功能区：如休息区、餐饮区、媒体区等；
（3）临时功能区：如签到区、安保区等。
5.2.3 布置要点
（1）空间利用：充分利用场地空间，合理规划功能区；
（2）氛围营造：根据活动主题，营造相应的氛围；
（3）动线规划：考虑参会人员流动路线，避免拥堵；
（4）安全舒适：保证场地布置符合安全规定，提供舒适的参会环境。
5.3 场地租赁与谈判技巧
5.3.1 租赁合同签订
（1）明确租赁期限、时间、场地面积等基本信息；
（2）约定租赁费用、支付方式和时间；
（3）明确双方权利和义务；
（4）约定违约责任和解决方式。
5.3.2 谈判技巧
（1）充分了解市场行情，为谈判提供依据；
（2）掌握场地方的需求和底线，寻求合作共赢；
（3）善于沟通，表达诚意，建立良好关系；
（4）灵活运用谈判策略，争取优惠条件；
（5）注意合同细节，防止潜在风险。
第 6 章 会展与活动宣传推广
6.1 宣传推广策略制定
6.1.1 分析目标受众：明确会展与活动的目标受众群体，包括其年龄、性别
职业、兴趣爱好等特征，以便制定更具针对性的宣传推广策略。
摘要：

会展与活动策划作业指导书第1章会展与活动策划概述.......................................................................................................41.1会展与活动策划的定义与分类.....................................................................................41.2会展与活动策划的意义与价值.........................................................

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