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ERP系统使用基础操作指南

3.0 2024-10-22 2 0 127.99KB 16 页 8库币 海报
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ERP 系统使用基础操作指南
第 1 章 ERP 系统概述.................................................................................................................... 4
1.1 系统简介........................................................................................................................ 4
1.2 功能模块介绍................................................................................................................ 4
第 2 章 系统登录与退出............................................................................................................... 5
2.1 登录系统........................................................................................................................ 5
2.1.1 打开浏览器，输入 ERP 系统访问地址，按回车键。...............................................5
2.1.2 在登录页面，输入用户名和密码，“登录”按钮。..............................................5
2.1.3 登录成功后，系统将自动跳转到主页面。若登录失败，请检查用户名、密码是否
正确，或联系系统管理员。................................................................................................. 5
2.2 退出系统........................................................................................................................ 5
2.2.1 在系统主界面的右上角，找到“退出”按钮，。..................................................5
2.2.2 弹出确认退出提示框，“确定”，即可退出系统。..............................................5
2.3 修改密码........................................................................................................................ 5
2.3.1 在系统主界面，右上角的“用户名”，在下拉菜单中选择“修改密码”。.......5
2.3.2 进入修改密码页面，输入原密码、新密码及确认新密码。...................................5
2.3.3 按照页面提示，完成密码修改操作。...................................................................... 5
2.3.4 修改成功后，系统会提示“密码修改成功”，“确定”后，重新登录系统即可
使用新密码。若修改失败，请按照提示信息进行操作或联系系统管理员。...................5
第 3 章 系统界面与基本操作....................................................................................................... 5
3.1 系统界面布局................................................................................................................ 5
3.2 菜单栏与工具栏............................................................................................................. 6
3.2.1 菜单栏........................................................................................................................ 6
3.2.2 工具栏........................................................................................................................ 6
3.3 功能快捷键.................................................................................................................... 6
第 4 章 基础信息管理................................................................................................................... 7
4.1 员工信息管理................................................................................................................ 7
4.1.1 新增员工信息............................................................................................................. 7
4.1.2 修改员工信息............................................................................................................. 7
4.1.3 删除员工信息............................................................................................................. 7
4.1.4 查询员工信息............................................................................................................. 7
4.2 客户信息管理................................................................................................................ 7
4.2.1 新增客户信息............................................................................................................. 7
4.2.2 修改客户信息............................................................................................................. 8
4.2.3 删除客户信息............................................................................................................. 8
4.2.4 查询客户信息............................................................................................................. 8
4.3 供应商信息管理............................................................................................................. 8
4.3.1 新增供应商信息......................................................................................................... 8
4.3.2 修改供应商信息......................................................................................................... 8
4.3.3 删除供应商信息......................................................................................................... 8
4.3.4 查询供应商信息......................................................................................................... 8
第 5 章 销售管理........................................................................................................................... 9
5.1 销售订单管理................................................................................................................ 9
5.1.1 订单录入.................................................................................................................... 9
5.1.2 订单审批.................................................................................................................... 9
5.1.3 订单执行.................................................................................................................... 9
5.1.4 订单跟踪.................................................................................................................... 9
5.2 销售出库管理................................................................................................................ 9
5.2.1 出库单创建................................................................................................................ 9
5.2.2 出库单审批................................................................................................................ 9
5.2.3 出库操作.................................................................................................................. 10
5.2.4 物流配送.................................................................................................................. 10
5.3 销售退货管理.............................................................................................................. 10
5.3.1 退货申请.................................................................................................................. 10
5.3.2 退货审批.................................................................................................................. 10
5.3.3 退货接收.................................................................................................................. 10
5.3.4 退款处理.................................................................................................................. 10
第 6 章 采购管理......................................................................................................................... 10
6.1 采购订单管理.............................................................................................................. 10
6.1.1 创建采购订单........................................................................................................... 10
6.1.2 审批采购订单........................................................................................................... 10
6.1.3 采购订单跟踪........................................................................................................... 11
6.2 采购入库管理.............................................................................................................. 11
6.2.1 收货确认.................................................................................................................. 11
6.2.2 入库验收.................................................................................................................. 11
6.2.3 入库单管理.............................................................................................................. 11
6.3 采购退货管理.............................................................................................................. 11
6.3.1 退货申请.................................................................................................................. 11
6.3.2 退货审批.................................................................................................................. 11
6.3.3 退货执行.................................................................................................................. 11
第 7 章 库存管理......................................................................................................................... 11
7.1 库存查询...................................................................................................................... 11
7.1.1 功能描述.................................................................................................................. 11
7.1.2 操作步骤.................................................................................................................. 12
7.1.3 注意事项.................................................................................................................. 12
7.2 库存盘点...................................................................................................................... 12
7.2.1 功能描述.................................................................................................................. 12
7.2.2 操作步骤.................................................................................................................. 12
7.2.3 注意事项.................................................................................................................. 12
7.3 库存预警设置.............................................................................................................. 12
7.3.1 功能描述.................................................................................................................. 12
7.3.2 操作步骤.................................................................................................................. 13
7.3.3 注意事项.................................................................................................................. 13
第 8 章 财务管理......................................................................................................................... 13
8.1 应收账款管理.............................................................................................................. 13
8.1.1 客户资料管理........................................................................................................... 13
8.1.2 发票管理.................................................................................................................. 13
8.1.3 收款管理.................................................................................................................. 13
8.1.4 账龄分析.................................................................................................................. 13
8.2 应付账款管理.............................................................................................................. 13
8.2.1 供应商资料管理....................................................................................................... 13
8.2.2 采购发票管理........................................................................................................... 13
8.2.3 付款管理.................................................................................................................. 14
8.2.4 账龄分析.................................................................................................................. 14
8.3 会计凭证管理.............................................................................................................. 14
8.3.1 凭证录入.................................................................................................................. 14
8.3.2 凭证审核.................................................................................................................. 14
8.3.3 凭证过账.................................................................................................................. 14
8.3.4 凭证查询.................................................................................................................. 14
8.3.5 凭证打印.................................................................................................................. 14
第 9 章 报表与分析..................................................................................................................... 14
9.1 销售报表...................................................................................................................... 14
9.1.1 销售数据概览........................................................................................................... 14
9.1.2 销售明细报表........................................................................................................... 14
9.1.3 销售退货报表........................................................................................................... 14
9.2 采购报表...................................................................................................................... 15
9.2.1 采购数据概览........................................................................................................... 15
9.2.2 采购明细报表........................................................................................................... 15
9.2.3 采购到货情况报表................................................................................................... 15
9.3 库存报表...................................................................................................................... 15
9.3.1 库存数据概览........................................................................................................... 15
9.3.2 库存明细报表........................................................................................................... 15
9.3.3 库存预警报表........................................................................................................... 15
9.4 财务报表...................................................................................................................... 15
9.4.1 财务数据概览........................................................................................................... 15
9.4.2 应收账款报表........................................................................................................... 15
9.4.3 应付账款报表........................................................................................................... 15
9.4.4 费用报表.................................................................................................................. 16
第 10 章 系统设置与维护........................................................................................................... 16
10.1 系统参数设置............................................................................................................. 16
10.1.1 进入系统参数设置界面......................................................................................... 16
10.1.2 设置系统参数......................................................................................................... 16
10.1.3 保存与生效............................................................................................................. 16
10.2 用户权限管理............................................................................................................. 16
10.2.1 添加用户................................................................................................................ 16
10.2.2 设置用户权限......................................................................................................... 16
10.2.3 启用与禁用用户..................................................................................................... 16
10.3 数据备份与恢复......................................................................................................... 17
10.3.1 数据备份................................................................................................................ 17
10.3.2 数据恢复................................................................................................................ 17
10.4 系统日志查看............................................................................................................. 17
10.4.1 查看系统日志......................................................................................................... 17
10.4.2 导出日志................................................................................................................ 17
第 1 章 ERP 系统概述
1.1 系统简介
企业资源计划（ERP）系统是一种集成了企业各项业务流程的信息化管理平
台。它通过计算机技术，将企业的生产、采购、销售、库存、财务等环节有机地结
合起来，实现信息共享，提高企业资源利用效率，降低运营成本，增强企业核
心竞争力。ERP 系统在我国已被广泛应用于各行各业，成为现代企业管理的重要
手段。
1.2 功能模块介绍
（1）财务管理模块：主要包括会计核算、财务管理、成本管理等功能，为
企业提供全面的财务数据支持，便于管理层进行决策。
（2）供应链管理模块：包括采购管理、销售管理、库存管理、物流管理等环
节，实现企业供应链的优化，提高运营效率。
（3）生产管理模块：涵盖生产计划、生产调度、生产过程控制等功能，帮
助企业合理安排生产任务，提高生产效益。
（4）人力资源管理模块：包括员工信息管理、薪资福利管理、绩效考核管
理、培训管理等，为企业提供高效的人力资源服务。
（5）客户关系管理模块：主要包括客户信息管理、销售机会管理、售后服
务管理等，帮助企业维护客户关系，提升客户满意度。
（6）项目管理模块：对企业项目进行全生命周期的管理，包括项目立项、
预算控制、进度管理、成本分析等，保证项目顺利进行。
（7）质量管理模块：涵盖质量计划、质量检验、质量改进等功能，保证产
品质量，提高企业品牌形象。
（8）设备管理模块：对企业的设备进行维护、保养、维修等管理，提高设
备利用率，降低设备故障率。
（9）决策支持系统：通过收集、整理、分析企业内外部数据，为企业提供
决策依据，帮助管理层制定战略规划。
（10）办公自动化模块：包括企业内部通讯、文档管理、日程安排等功能，
提高企业内部工作效率。
第 2 章 系统登录与退出
2.1 登录系统
2.1.1 打开浏览器，输入 ERP 系统访问地址，按回车键。
2.1.2 在登录页面，输入用户名和密码，“登录”按钮。
2.1.3 登录成功后，系统将自动跳转到主页面。若登录失败，请检查用户名
密码是否正确，或联系系统管理员。
2.2 退出系统
2.2.1 在系统主界面的右上角，找到“退出”按钮，。
2.2.2 弹出确认退出提示框，“确定”，即可退出系统。
2.3 修改密码
2.3.1 在系统主界面，右上角的“用户名”，在下拉菜单中选择“修改密
码”。
2.3.2 进入修改密码页面，输入原密码、新密码及确认新密码。
2.3.3 按照页面提示，完成密码修改操作。
2.3.4 修改成功后，系统会提示“密码修改成功”，“确定”后，重新登
录系统即可使用新密码。若修改失败，请按照提示信息进行操作或联系系统管理
员。
第 3 章 系统界面与基本操作
3.1 系统界面布局
ERP 系统界面布局设计旨在提高工作效率，使各项业务操作更为便捷。系统
界面主要包括以下几个部分：
（1）标题栏：位于界面上方，显示当前操作模块名称及系统相关功能按钮。
（2）菜单栏：包含系统所有功能模块，用户可以通过菜单项访问相应功能。
（3）工具栏：提供常用功能的快捷操作按钮，方便用户快速执行操作。
（4）导航栏：显示当前模块的导航菜单，用户可以快速切换至相关模块。
（5）工作区域：显示当前操作模块的主要内容，如表格、表单、图表等。
（6）状态栏：显示系统当前状态、操作提示及用户信息等。
3.2 菜单栏与工具栏
3.2.1 菜单栏
菜单栏包含了系统所有的功能模块，以下为主要菜单项及其功能：
（1）文件：主要包括新建、打开、保存、打印、退出等基本操作。
（2）编辑：提供复制、粘贴、剪切、撤销、重做等文本编辑功能。
（3）视图：用于切换界面布局、显示隐藏工具栏等。
（4）业务处理：包括采购、销售、库存、财务等业务模块。
（5）报表中心：、查看和管理各类报表。
（6）系统设置：进行系统参数设置、权限管理、用户管理等。
3.2.2 工具栏
工具栏提供以下常用功能的快捷操作：
（1）新建：创建新的业务单据或记录。
（2）保存：保存当前操作数据。
（3）打印：打印当前界面内容。
（4）撤销：撤销上一步操作。
（5）重做：恢复上一步撤销的操作。
（6）搜索：在当前模块内进行数据查询。
（7）帮助：查看系统帮助文档。
3.3 功能快捷键
为方便用户快速操作，系统提供以下功能快捷键：
（1）Ctrl N：新建
（2）Ctrl S：保存
（3）Ctrl P：打印
（4）Ctrl Z：撤销
（5）Ctrl Y：重做
（6）Ctrl F：搜索
（7）F1：帮助
通过熟练掌握以上系统界面与基本操作，用户可以更高效地使用 ERP 系统
进行日常业务处理。
第 4 章 基础信息管理
4.1 员工信息管理
员工信息管理是企业资源计划（ERP）系统中的核心功能之一，主要包括对
员工基本资料、职位变动、薪资福利等信息的维护。以下是员工信息管理的基本
操作指南：
4.1.1 新增员工信息
（1） 登录 ERP 系统，进入员工信息管理模块。
（2） “新增”按钮，填写员工基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身
份证号、联系方式等。
（3） 填写完毕后，“保存”按钮，系统将自动员工编号。
4.1.2 修改员工信息
（1） 在员工信息列表中找到需要修改的员工记录。
（2） “编辑”按钮，对员工信息进行修改。
（3） 修改完毕后，“保存”按钮。
4.1.3 删除员工信息
（1） 在员工信息列表中找到需要删除的员工记录。
（2） “删除”按钮，系统会提示确认删除操作。
（3） 确认删除后，系统将删除该员工信息。
4.1.4 查询员工信息
（1） 在搜索框中输入员工姓名、工号等关键字。
（2） “搜索”按钮，系统将显示符合条件的员工信息。
4.2 客户信息管理
客户信息管理是 ERP 系统的重要组成部分，帮助企业维护客户资料、分析客
户需求、提高客户满意度。以下是客户信息管理的基本操作指南：
4.2.1 新增客户信息
（1） 登录 ERP 系统，进入客户信息管理模块。
（2） “新增”按钮，填写客户基本信息，包括客户名称、联系人、联系电
话、邮箱等。
（3） 填写完毕后，“保存”按钮。
4.2.2 修改客户信息
（1） 在客户信息列表中找到需要修改的客户记录。
（2） “编辑”按钮，对客户信息进行修改。
（3） 修改完毕后，“保存”按钮。
4.2.3 删除客户信息
（1） 在客户信息列表中找到需要删除的客户记录。
（2） “删除”按钮，系统会提示确认删除操作。
（3） 确认删除后，系统将删除该客户信息。
4.2.4 查询客户信息
（1） 在搜索框中输入客户名称、联系人等关键字。
（2） “搜索”按钮，系统将显示符合条件的客户信息。
4.3 供应商信息管理
供应商信息管理有助于企业优化供应链，降低采购成本，提高采购效率。以
下是供应商信息管理的基本操作指南：
4.3.1 新增供应商信息
（1） 登录 ERP 系统，进入供应商信息管理模块。
（2） “新增”按钮，填写供应商基本信息，包括供应商名称、联系人、联
系电话、邮箱等。
（3） 填写完毕后，“保存”按钮。
4.3.2 修改供应商信息
（1） 在供应商信息列表中找到需要修改的供应商记录。
（2） “编辑”按钮，对供应商信息进行修改。
（3） 修改完毕后，“保存”按钮。
4.3.3 删除供应商信息
（1） 在供应商信息列表中找到需要删除的供应商记录。
（2） “删除”按钮，系统会提示确认删除操作。
（3） 确认删除后，系统将删除该供应商信息。
4.3.4 查询供应商信息
（1） 在搜索框中输入供应商名称、联系人等关键字。
（2） “搜索”按钮，系统将显示符合条件的供应商信息。
第 5 章 销售管理
5.1 销售订单管理
销售订单管理是企业资源计划（ERP）系统中的重要环节，负责处理客户订
单的录入、审批、执行及跟踪。以下是销售订单管理的基础操作指南：
5.1.1 订单录入
登录 ERP 系统，进入销售订单模块。
新建订单，根据客户需求填写订单信息，包括客户名称、订单号、销售产
品、数量、单价、交货日期等。
确认订单信息无误后，保存并提交审批。
5.1.2 订单审批
审批人员登录系统，进入销售订单审批模块。
查看待审批订单，对订单进行审核，如需修改可退回给销售人员。
审批通过后，订单状态更新为“已审批”。
5.1.3 订单执行
销售人员根据已审批订单，进行产品库存查询、备货、物流安排等操作。
确认订单执行过程中涉及的业务单据，如发货单、发票等。
5.1.4 订单跟踪
通过销售订单查询功能，实时了解订单状态、物流信息等。
如有异常情况，及时与客户沟通，保证订单顺利完成。
5.2 销售出库管理
销售出库管理是销售过程中的关键环节，涉及库存管理、物流配送等方面。
以下是销售出库管理的基础操作指南：
5.2.1 出库单创建
根据销售订单，进入库存管理模块，创建出库单。
填写出库单信息，包括客户名称、订单号、产品、数量、出库日期等。
保存并提交出库单。
5.2.2 出库单审批
审批人员登录系统，进入出库单审批模块。
对待审批出库单进行审核，确认库存充足、信息无误后，审批通过。
5.2.3 出库操作
库管人员根据已审批出库单，进行实物出库操作。
保证出库产品与出库单信息一致，避免错发、漏发等情况。
5.2.4 物流配送
根据客户要求和订单交货日期，安排物流配送。
跟踪物流信息，保证产品按时送达客户手中。
5.3 销售退货管理
销售退货管理是企业处理客户退换货需求的环节，以下是其基础操作指南：
5.3.1 退货申请
客户发起退货申请，销售人员进行初步审核。
确认退货原因、产品及数量，录入系统并提交审批。
5.3.2 退货审批
审批人员登录系统，进入退货审批模块。
审核退货申请，确认无误后审批通过。
5.3.3 退货接收
库管人员根据退货申请，进行退货接收操作。
检查退货产品，确认符合退货条件后，办理入库手续。
5.3.4 退款处理
销售人员根据退货结果，进行退款处理。
保证退款金额正确、及时到账，提高客户满意度。
第 6 章 采购管理
6.1 采购订单管理
6.1.1 创建采购订单
在 ERP 系统中，采购订单管理是采购管理的重要组成部分。用户需进入采购
订单模块，创建采购订单按钮，填写相应的供应商信息、物料信息、数量、单价
等字段，并选择适当的付款方式和交货日期。
6.1.2 审批采购订单
创建采购订单后，需按照企业内部审批流程进行审批。审批通过后，采购订
单将正式生效，系统会自动采购订单号。
6.1.3 采购订单跟踪
用户可在系统中实时查看采购订单的执行状态，包括订单已接收、已发货、
已入库等。如有需要，还可以对采购订单进行修改和取消操作。
6.2 采购入库管理
6.2.1 收货确认
当采购订单中的物料到达企业仓库时，仓库管理员需在 ERP 系统中进行收
货确认。确认收货后，系统会自动更新库存信息。
6.2.2 入库验收
收货确认后，仓库管理员需对收到的物料进行验收，包括核对物料数量、质
量、型号等。验收合格后，将物料入库。
6.2.3 入库单管理
摘要：

ERP系统使用基础操作指南第1章ERP系统概述....................................................................................................................41.1系统简介........................................................................................................................41.2功能模块介绍..........................

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