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数字化办公系统使用手册

3.0 2024-10-23 0 0 136.27KB 18 页 7库币 海报
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数字化办公系统使用手册
第 1 章 系统概述与安装............................................................................................................... 3
1.1 系统简介........................................................................................................................ 4
1.2 系统安装与配置............................................................................................................. 4
1.2.1 系统环境要求............................................................................................................. 4
1.2.2 安装步骤.................................................................................................................... 4
1.2.3 系统配置.................................................................................................................... 4
1.3 系统登录与退出............................................................................................................. 4
1.3.1 系统登录.................................................................................................................... 4
1.3.2 系统退出.................................................................................................................... 5
第 2 章 界面导航........................................................................................................................... 5
2.1 系统主界面.................................................................................................................... 5
2.1.1 启动系统.................................................................................................................... 5
2.1.2 界面组成.................................................................................................................... 5
2.2 菜单栏与工具栏............................................................................................................. 5
2.2.1 菜单栏........................................................................................................................ 5
2.2.2 工具栏........................................................................................................................ 5
2.3 功能模块介绍................................................................................................................ 6
第 3 章 基础设置........................................................................................................................... 6
3.1 用户管理........................................................................................................................ 6
3.1.1 添加用户.................................................................................................................... 6
3.1.2 修改用户信息............................................................................................................. 6
3.1.3 删除用户.................................................................................................................... 6
3.1.4 用户批量操作............................................................................................................. 6
3.2 角色与权限设置............................................................................................................. 7
3.2.1 添加角色.................................................................................................................... 7
3.2.2 修改角色权限............................................................................................................. 7
3.2.3 删除角色.................................................................................................................... 7
3.3 部门与员工信息管理..................................................................................................... 7
3.3.1 添加部门.................................................................................................................... 7
3.3.2 修改部门信息............................................................................................................. 7
3.3.3 删除部门.................................................................................................................... 7
3.3.4 添加员工信息............................................................................................................. 7
3.3.5 修改员工信息............................................................................................................. 7
3.3.6 删除员工信息............................................................................................................. 7
第 4 章 文档管理........................................................................................................................... 8
4.1 文件夹与文件管理......................................................................................................... 8
4.1.1 创建文件夹................................................................................................................ 8
4.1.2 重命名文件夹............................................................................................................. 8
4.1.3 移动文件夹................................................................................................................ 8
4.1.4 删除文件夹................................................................................................................ 8
4.1.5 文件管理.................................................................................................................... 8
4.2 文件搜索与查看............................................................................................................. 8
4.2.1 文件搜索.................................................................................................................... 8
4.2.2 查看文件.................................................................................................................... 8
4.2.3 文件............................................................................................................................ 8
4.3 文件共享与协作............................................................................................................. 8
4.3.1 共享文件.................................................................................................................... 8
4.3.2 设置共享权限............................................................................................................. 9
4.3.3 文件协作.................................................................................................................... 9
4.3.4 文件评论.................................................................................................................... 9
第 5 章 消息与通知....................................................................................................................... 9
5.1 消息中心........................................................................................................................ 9
5.1.1 功能概述.................................................................................................................... 9
5.1.2 消息类型.................................................................................................................... 9
5.1.3 消息操作.................................................................................................................... 9
5.2 通知发布与管理............................................................................................................. 9
5.2.1 通知发布.................................................................................................................... 9
5.2.2 通知管理.................................................................................................................. 10
5.3 消息推送与提醒........................................................................................................... 10
5.3.1 消息推送.................................................................................................................. 10
5.3.2 消息提醒.................................................................................................................. 10
5.3.3 提醒设置.................................................................................................................. 10
第 6 章 日程安排......................................................................................................................... 10
6.1 个人日历管理.............................................................................................................. 10
6.1.1 创建与编辑个人日历............................................................................................... 11
6.1.2 查看与搜索日历事件............................................................................................... 11
6.1.3 导入与导出日历....................................................................................................... 11
6.2 会议安排与邀请........................................................................................................... 11
6.2.1 创建会议.................................................................................................................. 11
6.2.2 管理会议邀请........................................................................................................... 11
6.3 事件提醒与同步........................................................................................................... 12
6.3.1 设置事件提醒........................................................................................................... 12
6.3.2 同步日历.................................................................................................................. 12
第 7 章 任务与项目管理............................................................................................................. 12
7.1 任务创建与分配........................................................................................................... 12
7.1.1 创建任务.................................................................................................................. 12
7.1.2 分配任务.................................................................................................................. 12
7.2 任务进度跟踪.............................................................................................................. 13
7.2.1 查看任务进度........................................................................................................... 13
7.2.2 更新任务进度........................................................................................................... 13
7.3 项目管理及协作........................................................................................................... 13
7.3.1 项目创建与设置....................................................................................................... 13
7.3.2 项目协作.................................................................................................................. 13
第 8 章 通讯录与客户关系管理................................................................................................. 14
8.1 通讯录管理.................................................................................................................. 14
8.1.1 通讯录概述.............................................................................................................. 14
8.1.2 添加联系人.............................................................................................................. 14
8.1.3 修改联系人.............................................................................................................. 14
8.1.4 删除联系人.............................................................................................................. 14
8.1.5 查找联系人.............................................................................................................. 14
8.2 客户信息管理.............................................................................................................. 15
8.2.1 客户信息概述........................................................................................................... 15
8.2.2 添加客户信息........................................................................................................... 15
8.2.3 修改客户信息........................................................................................................... 15
8.2.4 删除客户信息........................................................................................................... 15
8.3 联系人分析与跟进....................................................................................................... 15
8.3.1 联系人分析.............................................................................................................. 15
8.3.2 跟进记录.................................................................................................................. 15
8.3.3 跟进计划.................................................................................................................. 16
8.3.4 联系人提醒.............................................................................................................. 16
第 9 章 考勤与假期管理............................................................................................................. 16
9.1 考勤规则设置.............................................................................................................. 16
9.1.1 登录与权限.............................................................................................................. 16
9.1.2 设定考勤规则........................................................................................................... 16
9.1.3 修改与删除考勤规则............................................................................................... 16
9.2 考勤记录与统计........................................................................................................... 16
9.2.1 考勤记录查询........................................................................................................... 16
9.2.2 考勤统计.................................................................................................................. 16
9.3 假期申请与审批........................................................................................................... 17
9.3.1 假期类型设置........................................................................................................... 17
9.3.2 假期申请.................................................................................................................. 17
9.3.3 假期审批.................................................................................................................. 17
第 10 章 系统维护与升级........................................................................................................... 17
10.1 系统备份与恢复......................................................................................................... 17
10.1.1 备份策略................................................................................................................ 17
10.1.2 备份操作................................................................................................................ 17
10.1.3 恢复操作................................................................................................................ 17
10.2 系统日志与监控......................................................................................................... 18
10.2.1 系统日志................................................................................................................ 18
10.2.2 日志管理................................................................................................................ 18
10.2.3 系统监控................................................................................................................ 18
10.3 系统升级与更新......................................................................................................... 18
10.3.1 升级策略................................................................................................................ 18
10.3.2 升级操作................................................................................................................ 18
10.3.3 更新操作................................................................................................................ 19
第 1 章 系统概述与安装
1.1 系统简介
数字化办公系统是基于现代信息技术，为企业、机关单位提供全面、高效、
便捷的办公解决方案。本系统集成了文档管理、日程安排、通信交流、审批流转等
功能，助力用户实现办公自动化、智能化，提升工作效率，降低管理成本。
1.2 系统安装与配置
1.2.1 系统环境要求
为保证数字化办公系统的正常运行，请保证以下系统环境：
操作系统：Windows 7 及以上版本、macOS 10.10 及以上版本；
处理器：Intel Core i3 或 AMD Ryzen 3 及以上；
内存：4GB 及以上；
硬盘：至少 200GB 可用空间；
分辨率：1024×768 及以上；
浏览器：Chrome、Firefox、Edge 等主流浏览器。
1.2.2 安装步骤
（1） 安装包：请从官方渠道最新版本的数字化办公系统安装包。
（2） 运行安装程序：双击的安装包，启动安装程序。
（3） 阅读许可协议：仔细阅读许可协议，勾选“我同意”，“下一步”。
（4） 选择安装路径：根据需要选择安装路径，“安装”。
（5） 等待安装完成：安装过程中请耐心等待，安装完成后“完成”。
1.2.3 系统配置
（1） 系统管理员首次登录后，需进行基本配置，包括单位信息、部门结构
用户权限等；
（2） 根据实际需求，配置系统功能模块，如文档管理、日程安排、通信交
流等；
（3） 配置系统安全策略，包括密码策略、访问控制等。
1.3 系统登录与退出
1.3.1 系统登录
（1） 启动浏览器，输入系统访问地址；
（2） 进入登录界面，输入用户名和密码；
（3） “登录”，进入系统主界面。
1.3.2 系统退出
（1） 在系统主界面，右上角“退出”按钮；
（2） 弹出提示框，确认退出后“确定”；
（3） 系统退出，返回登录界面。
第 2 章 界面导航
2.1 系统主界面
本章将介绍数字化办公系统主界面的组成及功能，以帮助用户快速熟悉系
统操作。
2.1.1 启动系统
用户在完成安装数字化办公系统后，双击桌面图标或从开始菜单中找到应
用程序并启动，即可进入系统主界面。
2.1.2 界面组成
系统主界面主要由以下几部分组成：
（1）标题栏：显示系统名称及当前登录用户信息。
（2）菜单栏：包含系统主要功能模块的菜单选项。
（3）工具栏：提供常用功能的快捷操作按钮。
（4）功能区域：根据用户选择的不同功能模块，显示相应操作界面。
（5）状态栏：显示系统运行状态及提示信息。
2.2 菜单栏与工具栏
2.2.1 菜单栏
菜单栏包含以下主要菜单：
（1）文件：包含新建、打开、保存、另存为、打印等文件操作命令。
（2）编辑：包含撤销、重做、剪切、复制、粘贴等编辑操作命令。
（3）视图：包含界面布局、工具栏显示隐藏等视图设置命令。
（4）工具：提供系统辅助功能，如计算器、便签等。
（5）帮助：提供系统帮助文档及关于信息。
2.2.2 工具栏
工具栏提供以下常用功能按钮：
（1）新建：创建新文件。
（2）打开：打开现有文件。
（3）保存：保存当前文件。
（4）打印：打印当前文件。
（5）撤销：撤销上一步操作。
（6）重做：重做撤销的操作。
（7）剪切、复制、粘贴：进行文本编辑操作。
2.3 功能模块介绍
系统主要包括以下功能模块：
（1）文档管理：用于创建、编辑、查看和保存各类文档。
（2）邮件管理：发送、接收、查看和管理邮件。
（3）日程安排：管理个人和团队的日程计划。
（4）通讯录：维护和管理联系人信息。
（5）任务管理：创建、分配、跟踪和汇报任务。
（6）公告板：发布和查看公司内部公告。
（7）报表统计：和查看各类报表。
（8）系统设置：对系统进行个性化设置，包括界面、功能等。
第 3 章 基础设置
3.1 用户管理
3.1.1 添加用户
登录系统后，进入“用户管理”模块，“添加用户”按钮，填写用户基本
信息，包括用户名、密码、确认密码、姓名、邮箱等，“保存”按钮完成用户添加
3.1.2 修改用户信息
在“用户管理”列表中，找到需要修改的用户，对应操作列的“编辑”按
钮，修改用户信息，“保存”按钮保存修改。
3.1.3 删除用户
在“用户管理”列表中，找到需要删除的用户，对应操作列的“删除”按
钮，系统会提示确认删除操作，“确定”按钮完成删除。
3.1.4 用户批量操作
勾选多个用户，可进行批量删除、批量修改角色等操作。
3.2 角色与权限设置
3.2.1 添加角色
进入“角色与权限”模块，“添加角色”按钮，输入角色名称，选择角色
权限，“保存”按钮完成角色添加。
3.2.2 修改角色权限
在“角色与权限”列表中，找到需要修改的角色，对应操作列的“编辑”
按钮，调整角色权限，“保存”按钮保存修改。
3.2.3 删除角色
在“角色与权限”列表中，找到需要删除的角色，对应操作列的“删除”
按钮，系统会提示确认删除操作，“确定”按钮完成删除。
3.3 部门与员工信息管理
3.3.1 添加部门
进入“部门与员工信息管理”模块，“添加部门”按钮，填写部门名称、部
门描述等信息，“保存”按钮完成部门添加。
3.3.2 修改部门信息
在“部门列表”中，找到需要修改的部门，对应操作列的“编辑”按钮，
修改部门信息，“保存”按钮保存修改。
3.3.3 删除部门
在“部门列表”中，找到需要删除的部门，对应操作列的“删除”按钮，
系统会提示确认删除操作，“确定”按钮完成删除。
3.3.4 添加员工信息
在“部门与员工信息管理”模块，选择对应部门，“添加员工”按钮，填
写员工基本信息，包括姓名、工号、岗位等，“保存”按钮完成添加。
3.3.5 修改员工信息
在“员工列表”中，找到需要修改的员工，对应操作列的“编辑”按钮，
修改员工信息，“保存”按钮保存修改。
3.3.6 删除员工信息
在“员工列表”中，找到需要删除的员工，对应操作列的“删除”按钮，
系统会提示确认删除操作，“确定”按钮完成删除。
第 4 章 文档管理
4.1 文件夹与文件管理
4.1.1 创建文件夹
用户可在数字化办公系统中的“文档管理”模块，通过“新建文件夹”按
钮创建新的文件夹，以便于分类存储相关文件。
4.1.2 重命名文件夹
用户可右键文件夹，选择“重命名”对文件夹进行重命名操作。
4.1.3 移动文件夹
用户可右键文件夹，选择“移动”，在弹出的对话框中选择目标位置，完
成文件夹的移动。
4.1.4 删除文件夹
用户可右键文件夹，选择“删除”，系统将提示用户确认删除操作。删除后
文件夹将移动到回收站。
4.1.5 文件管理
用户可以在文件夹内部进行文件的、重命名、删除等操作。同时支持批量操
作，提高工作效率。
4.2 文件搜索与查看
4.2.1 文件搜索
用户可通过“文档管理”模块的搜索框，输入关键词进行全文搜索，快速
找到所需文件。
4.2.2 查看文件
用户双击文件，即可在预览窗口查看文件内容。支持常见文件格式的预览，
如Word、Excel、PDF等。
4.2.3 文件
用户可文件列表中的“”按钮，将文件保存到本地计算机。
4.3 文件共享与协作
4.3.1 共享文件
用户可通过文件列表中的“共享”按钮，选择共享对象，设置共享权限，
实现文件共享。
4.3.2 设置共享权限
共享文件时，用户可设置共享对象对文件的查看、编辑、等权限，保证数据
安全。
4.3.3 文件协作
用户可在共享文件的基础上，邀请其他用户共同编辑文件，实现实时协作。
协作过程中，系统会记录所有修改历史，方便用户查阅。
4.3.4 文件评论
在文件详情页，用户可对文件进行评论，与其他共享对象交流意见，提高
工作效率。
第 5 章 消息与通知
5.1 消息中心
5.1.1 功能概述
消息中心是数字化办公系统的重要组成部分，主要负责用户之间、用户与系
统之间的信息交流与传递。通过消息中心，用户可便捷地发送、接收、查看各类
消息。
5.1.2 消息类型
消息中心支持以下类型的消息：
（1） 私信：用户之间一对一的交流消息。
（2） 群组消息：用户在群组内发送的消息，支持多人同时参与讨论。
（3） 系统消息：系统自动发送的通知、公告等信息。
5.1.3 消息操作
用户可对消息进行以下操作：
（1） 发送消息：支持文本、图片、文件等多种形式。
（2） 查看消息：消息列表中的消息，可查看消息详情。
（3） 删除消息：长按消息，可删除单条或多条消息。
（4） 标记已读：消息列表中的消息，自动标记为已读。
5.2 通知发布与管理
5.2.1 通知发布
通知发布功能用于向指定范围内的用户发送通知。发布通知时，需填写以下
内容：
（1） 通知简洁明了地表述通知内容。
（2） 通知内容：详细描述通知事项，支持文本、图片、文件等形式。
（3） 通知范围：选择接收通知的用户群体。
（4） 发布时间：设置通知的发布时间。
5.2.2 通知管理
通知管理包括以下功能：
（1） 通知查看：查看已发布的通知，支持按时间、发布者等条件筛选。
（2） 通知修改：对已发布的通知进行修改，重新发布。
（3） 通知删除：删除已发布的通知，不可恢复。
（4） 通知统计：统计通知的阅读情况，了解通知传达效果。
5.3 消息推送与提醒
5.3.1 消息推送
消息推送功能保证用户能够及时收到重要消息。推送方式包括：
（1） 系统推送：通过数字化办公系统向用户推送消息。
（2） 短信推送：将重要消息通过短信方式发送至用户手机。
5.3.2 消息提醒
消息提醒功能帮助用户关注重要消息，防止遗漏。提醒方式包括：
（1） 系统提醒：在数字化办公系统内弹出提醒窗口。
（2） 邮件提醒：将重要消息通过邮件方式发送至用户邮箱。
（3） 短信提醒：将重要消息通过短信方式发送至用户手机。
5.3.3 提醒设置
用户可根据个人需求，设置以下提醒选项：
（1） 提醒方式：选择系统提醒、邮件提醒或短信提醒。
（2） 提醒时间：设置消息提醒的时间段，避免打扰用户休息。
（3） 提醒频率：设置消息提醒的频率，如每日一次或每次登录系统时提
醒。
第 6 章 日程安排
6.1 个人日历管理
在本章中，我们将详细介绍如何使用数字化办公系统进行个人日历管理。个
人日历是帮助用户合理安排时间、提高工作效率的重要工具。
6.1.1 创建与编辑个人日历
用户可以在系统中创建多个个人日历，并根据需要为每个日历设置不同的
颜色和隐私权限。以下是创建与编辑个人日历的步骤：
（1） 在日历列表中，“新建日历”按钮。
（2） 输入日历名称，选择颜色，设置隐私权限。
（3） “保存”完成创建。
（4） 若要编辑日历，可在日历列表中相应日历，进入编辑页面进行修改。
6.1.2 查看与搜索日历事件
用户可以方便地查看个人日历中的事件，并进行搜索。以下是相关操作步骤
（1） 在日历视图中，切换到相应日期，即可查看当天的事件。
摘要：

数字化办公系统使用手册第1章系统概述与安装...............................................................................................................31.1系统简介........................................................................................................................41.2系统安装与配置................................

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