【管理制度】-38-物业公司行政管理制度

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目  录
目  录..........................................................................................................................................1
行政人事部.........................................................................................................................2
1. 组织结构及人员编制...........................................................................................2
2. 管理范围...............................................................................................................2
3. 岗位职责...............................................................................................................2
操作程序.............................................................................................................................4
1. 采购操作规程.......................................................................................................4
2. 员工入职操作规程...............................................................................................5
3. 员工考勤操作规程...............................................................................................6
4. 考核评价操作规程...............................................................................................7
5. 员工离职操作规程...............................................................................................8
6. 操作规程...............................................................................................................9
7. 行政人事部服务质量检查规定...........................................................................9
管理制度...........................................................................................................................10
1. 办公室钥匙管理规定.........................................................................................10
2. 特殊工种证件管理.............................................................................................10
3. 质量文件管理规定.............................................................................................10
4. 员工考勤管理规定.............................................................................................11
5. 计算机使用管理规定.........................................................................................11
6. 关于印章使用管理的规定.................................................................................12
7. 办公用纸管理办法.............................................................................................13
8. 员工体格检查管理办法.....................................................................................14
9. 车辆使用的管理规定.........................................................................................14
10. 办公用纸、废弃墨盒的管理规定.....................................................................15

1. 行政人事部

1.1. 组织结构及人员编制

1.2. 管理范围

1.2.1. 按质量管理体系的要求对文件进行有效控制，确保质量管理体系有效实施、

保持和改进。

1.2.2. 拟定公司组织架构、负责人员招聘、解聘各环节的工作，并按公司的要求做

好综合体系文件的编辑、整理、修改、执行、检查、监督、整改工作。

1.2.3. 拟定员工的工资标准及管理办法，拟定员工劳保福利标准，并负责具体实施

1.2.4. 对员工的人事及行为档案进行管理，按时统计、填报各类人事报表。

1.2.5. 严格按照《员工手册》的有关规定做好员工的奖惩工作。

1.2.6. 制定公司年度、月度培训计划并有效落实。

1.2.7. 负责处理行政日常业务，收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、分送

承办、催办、归档等工作及公司各部门档案编目的收集和统一管理。

1.2.8. 负责公司公章使用的审核及管理。

1.2.9. 根据公司整体形象设计、制定员工制服及工作牌式样并组织制作。

1.2.10. 行政人事部负责监督、检查员工执行公司各项规章制度的情况及将公司各部

门的岗位职责和权限形成书面文件。

1.2.11. 协助公司领导处理日常事务性工作，负责公司内部协调及对外联络工作。

1.2.12. 完成上级领导交办的其它工作。

1.3. 岗位职责

1.3.1. 行政人事部经理

在公司总经理的领导下主持本部门的工作，其主要职责如下：

1.3.1.1. 负责拟定公司行政人事方面的规章制度，并检查执行情况。

1.3.1.2. 负责制定本部门的职责、制度和工作计划，并监督执行。

1.3.1.3. 负责公司各类公文的办理。

1.3.1.4. 负责公司本部采购计划的审定和日常办公用品采购的审批。

1.3.1.5. 根据国家及长春市的人事劳动政策，拟定公司的人事劳动福利政策。

1.3.1.6. 根据公司的实际情况，拟定公司组织架构及人员编制，合理调整人员结构，

组织对员工的招聘、考核、调配、奖惩工作。

1.3.1.7. 根据经营状况提出人员调配、工资、劳保福利的计划及调整意见，经公司领

导批准后负责具体实施。

1.3.1.8. 负责公司培训计划的审定，并组织实施和检查。

1.3.1.9. 负责公司内部协调及对外联络工作。

1.3.1.10. 根据公司形象设计要求确定工作服及工作牌式样并组织制作。

1.3.1.11. 行政人事部经理负责组织对管理体系文件的编制、保管、发放、评审及管理

和控制的相关工作。

1.3.1.12. 行政人事部经理负责管理体系运行记录的管理的控制并应定期公布公司《受

控文件清单》。

1.3.1.13. 负责认证机构对公司审核的组织工作。

1.3.1.14. 完成公司领导交办的其它工作。

1.3.2. 人事主管

1.3.2.1. 负责按照公司人事管理权限建立和完善管理范围内员工的行为档案。

1.3.2.2. 负责完成有关人事资料的统计、分析及报表工作。

1.3.2.3. 负责对员工的劳动合同、人事档案、社会保险进行综合管理。

1.3.2.4. 负责公司各类档案、图书及有关资料的管理工作。

1.3.2.5. 负责拟定公司年度、月度培训计划，并监督实施。

1.3.2.6. 负责拟定公司培训管理方面的规章制度，汇编培训教材。

1.3.2.7. 负责按照人事管理权限对相关人员进行各类培训。

1.3.2.8. 负责完成公司培训工作相关报表。

1.3.2.9. 负责公司印章的管理。

1.3.2.10. 负责公司办公用品的管理。

1.3.2.11. 负责公司大事记的撰写工作。

1.3.2.12. 配合经理做好员工的招聘、解聘工作以及员工招聘、解聘的手续办理。

1.3.2.13. 配合经理做好质量管理体系文件的编辑、制定、整理、修改等工作。

1.3.2.14. 配合经理进行质量管理体系文件的年度管理评审工作。

1.3.2.15. 配合经理定期检查各部门服务实施情况，包括：客户关系、环境卫生、服务

的实施、投诉处理、物业管理的服务查询、信息收集控制和管理。

1.3.2.16. 及时了解、收集、整理、各种物业管理最新需求趋势。

1.3.2.17. 定期参加部门管理例会，听取汇报，记录会议纪要。

1.3.2.18. 完成领导交办的其它工作。

1.3.3. 行政主管

1.3.3.1. 协助部门经理管理公司日常行政事务。

1.3.3.2. 负责公司后勤保障的具体事务。

1.3.3.3. 负责公司营业执照、资质等相关文件的申请、变更及年审手续办理。

1.3.3.4. 负责车辆管理的具体事务。

1.3.3.5. 负责月考勤统计工作。

1.3.3.6. 负责公司物品的采购。

1.3.3.7. 负责定期组织员工年度体检。

1.3.3.8. 行政人事部行政主管负责每年12月汇总编制下年度的《采购计划》。

1.3.3.9. 采购计划、采购申请等由行政人事部行政主管保存。

1.3.3.10. 完成上级领导交办的其它工作。

1.3.4. 文员

1.3.4.1. 在行政人事部经理指导下起草各种文件、信函、计划、报告、报表等稿件；

1.3.4.2. 负责公司印信、印鉴的使用和登记工作，处理信函、电话、电报、传真等，

并随时做好记录；

1.3.4.3. 负责各类相关信息资料的收集、整理和分析，做好报刊、资料的分类整理和

剪贴，将整理的最新信息资料呈送公司经理阅读；

1.3.4.4. 负责公司文件、信件、报刊、图书资料等的收发；

1.3.4.5. 负责公司办公会议的记录，会议纪要的整理印发；

1.3.4.6. 负责公司各类文件、资料的打印、复印、传真及办公自动化设备的使用和管

理；

1.3.4.7. 负责公司办公用品的登记、保管、发放及月结统计和备品的库存盘点等；

1.3.4.8. 负责离职员工的工服及其它领用物品的收回和保管；

1.3.4.9. 负责接待来访客人，必要时做好访谈记录。

1.3.4.10. 完成上级领导交办的其它工作。

2. 操作程序

2.1. 采购操作规程

2.1.1. 目的

规范公司采购工作程序。

2.1.2. 范围

公司范围内包括材料、清洁用品、零配件、办公用品、低值易耗品、固定资

产等采购项目。

2.1.3. 职责

行政人事部行政主管负责执行。

2.1.4. 工作程序

2.1.4.1. 由行政人事部行政主管接收公司批准执行的《采购申请单》.

2.1.4.2. 按照采购计划申请单所描述的物品名称、规格型号、品牌、服务的特点及数

量要求，确定供货商并对其加以分析。

2.1.4.3. 行政主管负责对是市场进行调查研究，分析供货能力和质量服务能力，选定

出合格供方，并报公司总经理批准。

2.1.4.4. 行政主管负责对进货进行验证工作，如有特殊物品的验证由使用单位进行。

按照采购验收制度进行货物的接收和检验。

2.1.4.5. 行政主管要定期对库房进行检查，在库房要求有分区（合格品区域和不合格

品区域）。

2.1.4.6. 对于应急采购的物品需填写《应急采购单》，紧急时需要求采购人员与使用

人员共同完成采购，并去供应商处直接提货。

2.1.4.7. 根据预算要求及实际情况来确定价格。

2.1.4.8. 进行定单例行追踪，确保供货商能够履行其货物发运的承诺。

2.1.4.9. 对供方的到货票据进行审核，是否符合供方承诺的条件。

2.1.4.10. 如果供方不符合承诺条件通知供方更改票据。

2.1.4.11. 按照公司财务管理规定对货款进行结算。

2.1.4.12. 对供方货款进行登记并通知供方领取。

记录表格

7.4.4-A-01《采购申请单》

7.4.4-A-03《应急采购单》

7.4.4-A-02《合格供方名册》

相关文件：

《入职培训试题》

4.2. 行政人事部服务质量检查规定

4.2.1. 行政人事部经理负责对本部门的服务质量检查工作并做好记录参与绩效考核

4.2.2. 行政人事部经理负责组织每周进行工作质量检查，内容包括人员标识、劳动

纪律、对客服务、外来文件、文件记录和控制等并将检查的记录做好归档和

工作整改。

4.2.3. 行政人事部经理负责组织内审员检查各部门培训档案的管理与归档。

4.2.4. 行政人事部经理负责管理和执行各部门质量文件的销毁。

4.2.5. 每年5月、11月行政人事部人事主管检查各部门文件的发放记录、档案资料的

管理情况、考勤执行情况。

4.2.6. 行政人事部行政主管负责检查公司全体员工的考勤情况。

4.2.7. 行政人事部人事主管定期负责检查各部门外来文件登记、受控状态的管理。

4.2.8. 行政人事部不定期检查公司所有员工的仪表、着装、工牌、服务态度。

记录表格

7.4.12-A-01《服务质量检查表》

5. 管理制度

5.1. 办公室钥匙管理规定

5.1.1. 办公室所有钥匙必须指定专人管理。

5.1.2. 公司各部门的所有办公用柜、办公桌抽屉、房间门（内部）、库房的钥匙，

必须进行统一编号并将备用钥匙集中统一放在各部门指定地点进行封存。

5.1.3. 各部门钥匙封存的指定地点的备用钥匙由安保部进行统一管理。

5.1.4. 行政人事部行政主管负责将公司所有钥匙登记在《钥匙清单》中，并进行管

理。

5.1.5. 行政人事部行政主管每半年对公司所有钥匙对照钥匙清单进行盘点、核对。

5.2. 特殊工种证件管理

5.2.1. 行政人事部负责公司电焊工、电梯工、高压电工、厨工、司机等特殊工种进

行管理，必须符合国家的要求，需持证上岗。

5.2.2. 行政人事部人事主管负责对特殊工种证件进行登记、检查。

记录表格

6.2.4-A-01《特种工种人员名单》

5.3. 质量文件管理规定

5.3.1. 行政人事部对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过

程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版

本。

5.3.2. 行政人事部经理负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

5.3.3. 行政人事部经理负责质量手册、程序文件、运作手册的发放控制清单。

5.3.4. 行政人事部人事主管负责在受控的质量管理手册、运作手册，每册加盖“受

控文件”专用印章。

5.3.5. 受控文件未经管理者代表审核批准不得随意复制、修改、销毁。

5.3.6. 行政人事部人事主管负责外来文件的发放，并做好发放登记。

5.3.7. 行政人事部人事主管负责对外来文件报批、更换、回收。

记录表格

4.2.3-A-04《文件发放(回收)登记表》

4.2.3-A-02《外来文件清单》

4.2.3-A-06《受控文件清单》

5.4. 员工考勤管理规定

5.4.1. 定时工作制，每周工作工时不超过国家规定时间。

5.4.2. 各种假期的规定依照公司发布的《员工手册》相应条款执行。

5.4.3. 员工打卡管理暂行规定

5.4.4. 员工出勤，早8:30分之前打“上班卡”，下午16:30分之后打“下班卡”。

5.4.5. 员工因公外出延误打卡，须填写“补卡单”，月末按出勤统计。

5.4.6. 员工患病、非因工负伤（急诊除外）或有事不能上岗工作须提前填写《请

（休）假申请单》，经批准后，免打卡。

5.4.7. 月末出勤统计，以员工考勤卡及补卡单、请假单为依据进行考勤汇总。

5.4.8. 凡出勤日未打卡者，同时也无请假单、补卡单以旷工论处。

5.4.9. 代他人打卡或委托他人打卡，及打卡中弄虚作假者，按《员工手册》规定处

理。

记录及表格

YG-XR-A-04《请（休）假申请单》

5.5. 计算机使用管理规定

5.5.1. 所有员工在使用计算机时需遵守本规定。

5.5.2. 各部门的计算机原则上只供本部门员工使用，如有特殊情况需使用其它部门

的计算机时应事先取得该部门经理的许可。

5.5.3. 初学计算机的使用者在操作中遇到难题，不得擅自处理，应向技术人员求助

5.5.4. 在使用过程中，因事暂时停止使用时，应保存文件，并退出应用程序。

5.5.5. 使用完毕计算机后，必须退出应用程序，以防止意外造成对机器的损害。

5.5.6. 各部门使用计算机进行文件编辑处理时应建立部门子目录，避免在根目录下

直接处理管理文件。

5.5.7. 子目录的命名用各部门名称，如属个人专用文件应另设子目录进行处理。

5.5.8. 文件名称使用汉字，要基本反映文件内容。

5.5.9. 各部门的电脑文件处理应在硬盘上操作，并由公司设专人定期将所有文件进

行备份。

5.5.10. 用软盘时应确保软盘没有病毒，否则在使用前应进行病毒检查。

5.5.11. 软盘、光盘中存储文件时应在软/光盘上做出标记，便于使用查阅。

5.5.12. 遵守软/光盘的使用保护规定，防止软/光盘损坏时文件丢失。

5.5.13. 各部门的计算机维护由公司设专人统一负责。

5.5.14. 维护人员定期对计算机进行维护，包括检查、处理病毒和硬盘整理等。

5.5.15. 工作时间禁止在计算机上玩游戏或与进行工作无关的作业。

5.5.16. 计算机出现故障时，应及时请维护人员处理，严禁未明故障原因擅自处理。

5.5.17. 凡因使用不当造成机器损坏的，据情节轻重给予责任人相应的处罚。

5.6. 关于印章使用管理的规定

5.6.1. 印章种类

公司印章、公司业务专用章、部门印章、签字印章和其他内部印章等。

5.6.2. 印章使用

5.6.2.1. 公司印章的使用

5.6.2.2. 凡以公司名义发送的公文，须经公司主管领导审批签字后，方能送交行政人

事部加盖公司印章。

5.6.2.3. 重要的公文，如财务、人事和业务等方面或涉及面广的公文，必须由公司总

经理核签后，方能送交行政人事部加盖公司印章。

5.6.2.4. 公司各部门对外定期报送各类业务报表需加盖公司印章的，由使用部门填写

《印章使用审批表》，经公司总经理签字后，方能送交行政人事部加盖公司

印章。

5.6.2.5. 对外发出的便函、证明及对外联系工作的介绍信需加盖公司印章的，由使用

部门填写《印章使用审批表》，经公司总经理签字后，方能送交行政人事部

加盖公司印章。

5.6.2.6. 公司对外签订的合同、协议，按合同评审程序使用公司印章。

5.6.2.7. 公司对外签订的经济类合同、协议须加盖公司印章的，按合同评审程序，以

公司确定的合同金额标准为限，合同金额在标准以上的，须经公司审批、总

经理签字后，方能送交公司行政人事部加盖公司合同专用章；合同金额在标

准以下的，经公司审批、总经理签字后，可送交公司行政人事部加盖公司合

同专用章。（合同原件要在公司备案）

5.6.3. 各部门印章的使用：

5.6.3.1. 凡以部门名义发出的公文或便函，须经部门经理核签后加盖部门印章。

5.6.3.2. 公司部门不能以公司的名义加盖部门印章对外发送公文。部门仅能向外发送

本部门业务权限范围内的公文。公司颁发的证书、奖状等，经公司领导签字

同意后，加盖公司印章。

5.6.4. 印章的保管

5.6.4.1. 公司的印章，原则上由公司行政人事部经理指定专人负责保管。遇特殊情况

由其他部门专人负责保管时，需经公司总经理批准。

5.6.4.2. 部门的印章由各部门指定专人负责保管。

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