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【管理制度】-13-办公用品采购管理办法

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XXXX 有限公司
办公用品采购与管理办法
(试行）
第一章 总则
第一条 目的
为完善 XXXX 有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购
制度管理,满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规
范化，特制定本采购管理办法.
第二条适用对象
本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考
本办法制订事宜的管理办法。
第三条 采购原则
办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供
应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原
则;廉洁自律,不贪便宜，不受贿的原则。
第二章 采购范围、方式、途径及管理职责
第四条 集中采购范围
集团公司采购办公用品可分为：
（一）文具事务用品
1、文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、
档案袋、文件套、名片盒（册）、文件篮等。 　　
2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系
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列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等. 　　
3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、
水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、
复写纸、账本（账册）、凭证（单据）、便利贴、会议记录本、专用
印章、印台（印油）等. 　　 　　 　　
4、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬
盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。 　　
　 （二）办公耗材
硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等.网线、
水晶头、网线转换接头等。
　 (三)日杂百货
日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工
具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。
（四）办公设备
票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、
塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、
多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、
空调、饮水机、电风扇等。　　
（五）办公家具
文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、
铁皮柜等。
第五条 采购方式
（一）集中采购：将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化，
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对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较高的
办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方
式。
（二）分散采购：不在集中采购范围内，请购部门需填写《办公用
品请购审批单》并经审批后方可采购，招标采购除外。
（三）应急采购:在集中采购范围内,且急需使用.请购部门需填写
《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。请购金额少于2000
元的申请，行政部可视情况启动采购备用金先行购买.
第六条 采购途径
（一）集中采购途径：以京东网的官方自营店及可开取正规发票的
淘宝店家为主，正规实体店为辅。
（二）分散采购途径：根据申请部门的需求及方便度来判断是采用
电子还是实体途径,一般为单笔金额小于5000 元时采用网购的途径，
单笔金额大 5000 元时的采购以集团审批意见操作.
（三）应急采购途径：参照集中采购途径。
第七条 职责权限
(一）各请购部门职责
1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报
行政部;
2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务
部、
集团领导逐层审批；
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3、负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。
4、负责所需办公用品的领用。
（二）行政部职责
1、负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入
库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘
点；
2、负责编制办公用品询价对比表;
3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登
记表；
4、负责收集并维护供应商信息,保管办公用品各类资料档案等；
5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该
项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和
数量并签字确认；
6、负责采购程序的审批；
7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同；
8、负责供应商评估和变更；
9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。
（一）财务部负责
1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付
价款；
2、负责结算各部门领用办公用品的款项；
3、负责办理退货款项的收回；
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4、负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理；
5、参与盘点工作的监督；
6、负责采购程序的审批。
第三章 采购流程
第八条 集中采购流程
（一）集中采购周期
行政部根据全集团办公用品使用情况，每月 5号前集中采购一次。
(二）采购申请汇总及审核
1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求（申购汇总表详见
附件1）和库存情况分类(盘存表详见附件2）于每月 25 日前上报集
团财务部审批。
（三）进行采购
办公用品采购最少有3家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、
交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质
量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商,并签订采购
合同.
第九条 分散及应急采购流程
(一)采购申请
1、分散采购
申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的（如不常备的五金、
电动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等）申请部
门向行政部领取并填写《采购审批申请单》（见附件3）经审批后进
行单独购买.
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2、应急采购
申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门
向行政部领取并填写《采购审批申请单》经审批后优先购买。金额少
于2000 元的申请，行政部可视情况启用预备金现行购买。
（二）审批单的填写
行政部采购员根据采购预算及库存情况协助申请人填写《采购审
批申请单》，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如购物资名
称、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等.
（三）采购审核
请购部门携填写完整的《采购审批申请单》进行报审流程。由行
政部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批,通过报审后申请人将采
《采购审批申请单》交予采购人员复印存档。
（四）进行采购
行政部采购员按照审批通过后的《采购审批申请单》报财务部门
请款,同时按《采购审批申请单》要求进行采购.
第十条 进度跟催
（一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到
供应商处跟催，以确保物资能适时供应.
(二）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需
求部门,寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会申
请部门.
第四章 验收与结算领用
第十一条 验收入库
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(一）行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。分散采购或
应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责.
(二）行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库
登记表（见附件4）.
（三)如验收不合格的,由采购人员依据申请部门要求进行退换货。
（四)若入库办公用品与申请汇总表和合同不符,行政部应及时查明
原因，落实责任。
第十二条 价款结算
财务部应根据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单
和采购合同及时履行付款手续。如果发票内容与采购内容不符或者没
有正规发票，财务部有权拒绝付款。
第六章 领用
采购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放，
经部门申购人填写领用记录并签字后方可领用；个人申购的由行政部
通知申购人,经申购人做好领用记录后方可领用.行政部还要做好办公
用品领用记记录及台账登记。
第七章 盘点
第十三条 盘点
行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导对库
存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表(见附件2），统计剩余库
存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本依
据之一。
第十四条盘点结果处理
第 7 页
办公用品盘点如发现盈亏，行政部应及时查明原因，并拟写盘存
结
果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任.
财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，集团领
导审批后进行账务处理。
第八章 其他
第十五条 处罚
凡违反本办法的人员，依照公司相关管理制度进行处罚.
第十六条 生效日期
本办法自发布之日起生效。
第十七条 附件
1、《办公用品每月申报汇总表》
2、《办公用品每月盘存表》
3、《办公用品请购审批单》
4、《办公用品入库表》
5、《办公用品季度盘存表》
XXXX 有限公司
2016 年01 月08 日
第 8 页
附件1：
XXXX有限公司
办公用品种类：□文具事务用品 □办公耗材 □日杂百货 □办公设备 □办公家具
编制时间：
序
号名称 单
位品牌 型号 规格 数量 单价 申请
单位
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
单价汇总：共计人民币 元
行政部审批:财务部审批:
集团领导审批：
办公用品每月申购汇总表

标签： #管理

摘要：

XXXX有限公司办公用品采购与管理办法(试行）第一章总则第一条目的为完善XXXX有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购制度管理,满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规范化，特制定本采购管理办法.第二条适用对象本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考本办法制订事宜的管理办法。第三条采购原则办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜，不受贿的原则。第二章采购范围、方式、途径及管理职责第四条集中采购范围集团公司采购办公用品可分为：（一）文具事务用品1、文件档案管理类...

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