复制文本
下载此文档
加入vip，每篇下载不到2厘

【管理制度】-622-集团会议管理制度

VIP免费
3.0 2024-06-21 0 0 104.5KB 21 页 1库币 海报
投诉举报
集团会议管理制度
第一章 总则
第一条 为进一步规范公司会议管理，不断提高会议质量和效
率，有效降低会议成本，结合公司实际，特制定本制度。
第二条 会议管理的原则：精简、高效、务实、注重结果。
第三条 本制度明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管
理等工作相关内容，适用于公司各种类型的会议。其中，合资公司
会议管理需遵从所在企业有关规定。
第四条 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，
临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司级会议、公司临
时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议或各级
党委政府（有关部门）召集企业有关人员参加的会议不受此限。
第五条 会议提拟人或主办单位、部门负责会议的组织工作，
并有权对违反本制度的行为提出处罚。
第六条 集团公司行政中心负责公司会议的统筹协调及本制度
的实施监督。
第二章 公司会议的种类
第七条 公司举行的会议按周期分为两类。
（一）定期会议：指公司及下属各单位、部门按照规定定期召
开的会议。如：每周例会、半年工作会议、年度总结表彰大会等。
（二）不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要随
时召开的会议。
第八条 公司举行的会议按级别分为五类：
（一）公司级会议：主要包括董事长（总裁）办公会、股东大
会、半年工作会、年度总结表彰大会、年终述职会、职代会、党内民主
生活会等；
（二）专题性会议：公司生产、建设、营销、技术、财务、人事、
— 1 —
采购、安全等业务综合会（如经营分析会、生产调度会、安全生产工
作会等）；
（三）部门（单位）会议：各分子公司、加油站、集团各职能
部室召开的工作会；
（四）班组（小组）会：由各党、工、妇、团小组会，项目组、
工作组及其他班组小组会议；
（五）上级或外单位在公司召开的会议：接待会、现场会、报
告会、办公会、业务会、商务会（如洽谈会、座谈会、推介会、联谊会
等）。
第三章 公司会议的提拟与审批
第九条 公司各类定期会议无须提拟和审批。
第十条 公司临时行政会议、公司年度有关会议由集团公司总
裁直接提拟或由议题涉及业务的主办单位或部门负责人提拟，会议
层次由集团公司总裁批准。
第十一条 单位和部门会议由各单位、部门自行安排，但会议
时间、地点、参加人员等，不得与公司级会议冲突。
第十二条 具体提拟和审批情况如下：
（一）公司级会议：报请集团公司董事长、总裁或书记批准后，
由集团公司行政中心负责组织召开；
（二）专题性会议：由集团公司总裁或副总裁批准，有关单位
或业务部门负责组织；
（三）部门（单位）会议：由各分子公司、加油站、集团职能
部室主要负责人批准，有关单位或部门负责组织；
（四）班组（小组）会：由各党、工、妇、团小组长，项目组、
工作组决定并主持召开；
（五）上级或外单位在公司召开的会议：由各单位行政部门受
理安排，并报请集团公司分管领导审批，会议或接待层次较高的须
报请集团公司董事长审批，有关业务对口部门或相关单位、集团公
司行政中心协助做好会务工作。
第十三条 凡列入公司年度计划的会议（见附件1）如需改期，
— 2 —
或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前3
天完成会议提拟和报批手续，并通知集团公司行政中心调整会议计
划；未经报批同意，任何人不得随意打乱正常的会议计划。
第四章 公司会议会前准备
第十四条 会议通知遵照以下规定：
（一）已列入公司计划的会议，期中无调整的，不再另行通知，
由相关组织单位和部门按计划直接通知与会人；
（二）属下列情况之一者，按“谁提拟、谁通知”的原则进行
会议通知：
1．未列入会议计划而临时提拟的会议；
2．虽然已列入例会计划，但需对会议议题、需准备的会议资
料、会务安排等作特别说明；
3．其它提拟人认为应另行通知的情况。
（三）会议通知一般应提前2天以上，通知对象为与会人、会
务服务提供部门；
（四）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准
备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议或涉及多个部门和参
加人数众多的大型会议，应进行书面通知，并辅以电话通知。
第十五条 会议的其它准备工作遵照以下规定：
（一）按照“议题明确、重点突出、务实高效”的原则，会议
提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、
计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；
其中，属于集体讨论类型的会议（如跨部门的沟通协调会、专题讨
论会等），各单位、部门应在会议召开前2天，按要求将所需在会
上讨论的议题（见附件2）报送至会议提拟部门，由会议提拟部门
对各种议题进行总结归纳，列出讨论提纲（见附件3），并大致分
配各项议题的讨论时间，所有议题讨论时间总和最长不超过 3小时。
在会议开始前 1天将会议议题等相关资料发于所有参会人员。其他
会议根据实际情况，提前或现场将会议所需文件材料准确分发到与
会人员。
— 3 —
（二）会务服务提供部门应根据会议通知要求或领导要求，在
会议开始前 1天做好会务准备工作，如落实会场、会场布置、会议
器材、茶具茶水、录音（像）、安保通勤等会议所需的各种设施、用
品等，同时，要做好会场照明、通风、温度控制等工作。
（三）集团公司召开的公司级会议会务服务统一归口集团公司
行政中心负责。
（四）各单位、各部门在集团公司召开的会议需用公共会场的，
应向集团公司行政中心书面提出，并统筹安排。
（五）会议开始前，参会人员应自觉准备好记事本、钢笔（签
字笔）等会议记录工具；对于公司级会议，集团公司文秘人员须额
外准备好录音笔。
第五章 公司内部会议的组织与记录
第十六条 会议组织遵照“谁提拟、谁组织”的原则。公司例会、
临时行政会议一般应控制在 1～2小时，根据会议进行情况确需延
时的不受时间限制。
第十七条 会议接待。会议接待由会议主办部门负责，原则上
于会议召开前20 分钟到会场。
第十八条 会议签到。与会人员应在《公司会议签到表》（见附
件4）上签到，会议召开前5分钟签到完毕或遵从会议通知时限要
求。
第十九条 会议主持。公司级会议一般由集团公司董事长、总裁
或书记主持；专题性会议、多个部门参加的临时行政会议原则上由
集团公司副总裁及以上人员主持，集团公司董事长另有授权的，从
其授权；单位和部门工作会一般由本单位、本部门主要负责人主持；
班组（小组）会一般由组长主持。会议主持人须遵守以下规定：
（一）主持人原则上应在会前5～10 分钟到达会场，检查会务
落实情况，做好会前准备；
（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须
解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说
明；
— 4 —
（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对
议程进行适时、必要的控制，并有权中止与议题无关的发言，以确
保议程顺利推进及会议效率；
（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结
论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明
意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意
见；
（五）主持人应将会议确定决议事项、实施人（单位或部门）、
达成标准和时间等向与会人明确。
第二十条 会议发言。会议发言有正式发言和自由发言两种，
前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。
（一）正式发言时，发言者应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要；
如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场；发言完毕，应对听众
的倾听表示谢意；
（二）自由发言时，发言者应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；
发言应言简意赅、紧扣议题、观点应明确；与他人有分歧，应以理
服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己；
（三）如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能
回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应
认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态；
（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发
言。
第二十一条 会议记录。公司各类会议原则上应指定专人负责记
录。会议记录由会议主办部门负责以笔录（或录音）形式对会议情
况记载。如有录音，会议录音需作为音像资料存档备查和保存。集
团公司董事长或总裁主持的公司级重要会议、临时行政会议原则上
由集团公司文秘负责会议记录工作，集团公司董事长另有指定的，
从其指定；各单位、各部门应常设1名会议记录员（一般为本部门
的内务文员）负责记录；会议记录遵照“谁组织、谁记录”的原则，
如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，
临时指定会议记录员。
会议记录人员应遵守以下规定：
— 5 —
（一）做好会议的原始记录，在下列情况下，应整理会议纪要：
1. 每周六上午由集团公司总裁主持召开的周例会，月度经营分
析会，季度经营分析会，年中、年度工作总结表彰大会，以及各类
临时行政会议；
2. 需会后对会议精神的贯彻落实进行跟进的会议；
3. 主持人要求整理会议纪要的会议。
要求会议记录人员在会议结束后 24 小时内整理好原始记录，
按照会议纪要格式要求（见附件5），形成会议纪要。
（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
（三）会议记录人员要在会议进行期间认真记录，对结论性发
言做重点记录；
（四）妥善保存会议原始记录本，用完后的记录本应作为机要
档案及时转呈公司档案室统一归档备查。
（五）负责会场内外紧急事项的转达，应注意掌握分寸，谨慎
行事。在会议进行中，对可能发生的临时变动如调整议题、增加与
会人员等，会议服务人员应及时根据领导指示采取应急措施，妥善
处理。
第二十二条 会议纪要签发。公司级会议纪要需报呈集团公司
董事长、总裁或书记签发。其他会议纪要由各单位主要负责人签发。
会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。
第二十三条 会议总结。会议结束后，原则上应由会议组织单
位负责人召集全体会议工作人员以召开总结会的形式对整个会议的
组织和服务工作进行全面的分析和总结，做出客观评价，肯定成绩，
找出缺点和不足，加以改进。
第六章 公司内部会议的跟进与落实
第二十四条 集团公司董事长或总裁主持的会议，会议决议、
决策、确定事项须会后跟进落实的，由集团公司行政中心负责督促
和检查；各分子公司、加油站、集团职能部室内部会议由本单位办
公室、本站、本部室自行负责督促和检查。会议主持人另有指定的，
从主持人指定。
— 6 —
第二十五条 会议跟进与落实的依据以会议纪要为准。
第二十六条 会议跟进与落实的方式。主要采取按期督查和定
期督查两种方式对督查事项进行督查。对会议安排的一般性和办理
时限较短的工作实行按期督查，即按照该项工作的完成日期，根据
工作进度进行督查；对会议安排的重大事项和办理时限较长的工作
实行定期督查。
（一）对于公司级会议，以会议纪要为依据，由集团公司行政
中心负责填制《会议督办事项登记表》（见附件6）；
（二）对于需进行会议督办的事项，各承办单位、部门要认真
办理，并及时向集团公司行政中心反馈情况；
（三）集团公司行政中心对承办单位反映的困难要及时进行反
映和协调，对执行不力，互相推诿，敷衍了事的要随时报告集团公
司总裁，并进行问责和通报。
（四）对办理进展缓慢，可能影响规定时限和办理结果的，要
及时催办；首次催办采用口头形式，再次催办以催办单形式；承办
单位或承办人对于承办事项在规定时间内没有完成的，或情况特殊
需要延长办理时间的督查事项，承办单位或承办人必须在事项到期
前，书面提报延期申请。延期申请应写明申请延期的原因和预计完
成时间，并报告工作进展情况，经承办单位主要负责人审核同意后，
报集团公司行政中心初审，集团公司行政中心初审后根据具体情况
报呈集团公司董事长或总裁审批。
第二十七条 办结审理。会议督办事项按要求办结后，承办单
位、部门须及时将办理结果书面报送至集团公司行政中心，集团公
司行政中心将对办理结果进行现场查验初审，对保质保量完成的，
上报集团公司董事长、总裁或分管领导审结，并在《会议督办事项
登记表》上做好记录，备注中标明“结项”字样；对于未完成的，
查明未完成原因，并根据实际情况，下达完成时限及时跟踪督办。
重大紧急事项的督办结果及有关情况，要及时向集团公司董事长报
告。会议督办结果作为承办单位、部门及责任人年终考核评比的重
要因素之一，集团公司行政中心对年内公司会议督办事项及其办结
情况要认真记录，综合评价，为年终考核评比提供考核依据。
— 7 —
第七章 公司内部会议纪律
第二十八条 会议考勤。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。
如有特殊情况不能按时到会应提前1天以书面形式向会议主办单位
最高领导或会议主持人请假，批准后将假条报会议主办单位行政管
理部门，紧急情况可以事先口头请假，事后必须补办请假手续。
第二十九条 会场秩序与礼仪
（一）与会人员在签到完毕后，须将手机关闭或调到振动状态；
（二）与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动，如因
事情紧急确需亲自外出的，应向会议主持人请假，获准后，方可离
开会场；
（三）与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳或做与会议
无关事项，要认真听取会议内容并做好记录，发言人发言结束时，
应鼓掌致意；
（四）迟到、中途离席者应轻声入、出席，不干扰会议进行；
（五）会议期间与会人员原则上不允许会客，接听电话，如须
接听，须离开会场；
（六）与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、乱丢垃圾废
弃物，会议结束后将座椅推进会议桌内，并贴近会议桌右侧放置，
不得随意带走会议室内任何公共物品，并关闭会议内所有用电设备，
通知办公室工作人员进行清扫、整理。
（七）各类会议应指定专人负责会议纪律监督，并维持好会议
现场秩序。
第三十条 保密事项
（一）会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负总责。
（二）与会人员应保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，
不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
第八章 商务会议管理
第三十一条 商务会议中酒店餐饮、会议室、通勤、接待标准等
有关事宜遵循《XX 集团对外接待管理办法》（山泰实发[2013]17
号），有特殊需要的报请集团公司董事长审批。
— 8 —
第三十二条 商务会议管理注意事项：
（一）属上级或外单位在我公司召开的，需与会议主办方洽谈。
（二）派专人实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱
乐等相关方面的情况，提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影
仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务。
（三）会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，
会议演讲稿等会议相关物品。
（四）会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等
服务，提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示
牌等。
（五）会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、
茶饮、座次、鲜花、空飘（氢气球充气、升空）、花篮、签到笔簿、网
络通信、礼仪小姐等。
（六）会议住宿：房间楼层及房间号确认。
（七）会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（如伊斯
兰）的确认。
（八）会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等
确认。
（九）会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
（十）会议服务：摄影摄像、会议代表合影留念、为代表提供
文秘服务及相关服务。
（十一）结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，
专人进行核对并结账。
（十二）资料：会议后的资料收集，根据与会方要求制作会议
通讯录或花名册。
第三十三条 其它礼仪服务
（一）印刷设计：文字性的宣传资料，相关资料的打字、复印、
印刷；彩旗的制作等。
（二）物品配送或提供：酒水食品（如会议期间会务方需要烟、
饮料、矿泉水、食品等），办公用品，纪念礼品（提供礼品，或提
供礼品旅游纪念品的咨询、选送等服务）。
（三）订票服务：订购或代订各大航空公司及相应各大航线机
— 9 —
票，代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票或代订其它交通工具。
（四）邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小
件包裹的代为发送、寄出。
（五）提供会议期间用车、人员等其它服务。
第九章 违纪情况说明及处理
第三十四条 到会违纪情况
（一）迟到。凡必须参加会议的人员在会议规定召开时间后未
到或指定时间未到的，即为迟到。
（二）早退。凡参加会议人员，如未经主持人或会议组织单位
或部门主要负责人同意，在会议结束前提前离开会场的，即为早退。
（三）缺席。凡必须参加会议人员未经请假，擅自不参加会议
或请假未批准而不参加会议的，即为缺席。
第三十五条 到会违纪处理
（一）员工无正当理由迟到1分钟罚款5元，最高罚款50 元，
并通报批评；经理及以上管理人员迟到1分钟罚款10 元，最高罚
款100 元，并通报批评。迟到30 分钟以上者视为旷工半天，无故早
退者扣罚当天工资；
（二）无正当理由缺席按旷工1天处理；
（三）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上
处罚由相关传达人承担，视情节严重程度给予罚款10～200 元处理，
并给予通报批评。
第三十六条 参会违纪处理
（一）会议要求签到的，与会人员本人必须亲自签到，严禁代
签，否则，将分别给予当事人及代签人100 元罚款，并通报批评；
（二）与会者进入会场必须服从会务人员安排，对不服从安排、
影响会场秩序的给予通报批评，并罚款50 元；
（三）开会期间，与会人员必须关停手机等通讯工具，在会场
内因使用通讯工具影响会场秩序的给予通报批评，并罚款50 元；
（四）开会期间，严禁喧哗，对睡觉、打闹、交头接耳、玩手机、
剪指甲、看书、看报、抽烟等不良现象，以及不认真听会的人员给予
— 10 —

标签： #管理

摘要：

集团会议管理制度第一章总则第一条为进一步规范公司会议管理，不断提高会议质量和效率，有效降低会议成本，结合公司实际，特制定本制度。第二条会议管理的原则：精简、高效、务实、注重结果。第三条本制度明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容，适用于公司各种类型的会议。其中，合资公司会议管理需遵从所在企业有关规定。第四条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司级会议、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议或各级党委政府（有关部门）召集企业有关人员参加的会议不受此限。第五条会议提拟人或主办单位、部门负责会议的组织工作，并...

展开>> 收起<<
【管理制度】-622-集团会议管理制度.doc

共21页,预览21页

还剩页未读， 继续阅读

温馨提示：66文库网--作为在线文档分享平台，一直注重给大家带来优质的阅读体验；让知识分享变得简单、有价值；海量文档供您查阅下载，让您的工作简单、轻松而高效！ 1. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。 2. 66文库网仅提供信息存储空间，仅对广大用户、作者上传内容的表现方式做保护处理，对上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑，并不对下载的任何内容负责。 3. 广大用户、作者上传的文件中如有侵权或不适当内容，请与我们联系，我们立即纠正。 4. 本站不保证、不承担下载资源内容的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

相关推荐

更多
立即下载
分类：管理文献 价格：1库币 属性：21 页 大小：104.5KB 格式：DOC 时间：2024-06-21

猜您喜欢

更多
/ 21
评分 收藏
分销
立即下载 VIP免费下载
客服
关注