【管理制度】-69会议室使用管理制度
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2024-06-21
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会议室使用管理制度
第一章 总 则
为了规范公司的会议管理,加强会议室的合理利用并对其进行
有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好,提高会议管理工作
效率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开,特制定本管理办
法。
第二章 适用范围
第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门
培训及重要来宾接待等工作使用。
第二条 本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。
第三章 会议的类型及使用原则
第三条 公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来
宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。
第四条 会议室使用原则:
一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后
部门的原则;临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则
自行协商调整使用,但不可影响后续其他预约情况;
二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前
到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室;涉及接待重要来宾或
专题会议等重大会议时,应填写《会议接待需求表》;
三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人,根据实际
情况协调会议室使用,事后补办有关登记;
四、部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未
到,则会议室使用权由行政部另作安排;
五、如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个
人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。
但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须离开会
议室,终止使用该会议室。
第四章 会议准备
第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容,
提前到行政部指定人员进行登记预约,涉及重大会议时,应填写《会
议接待需求表》,经行政部审批。
第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都
应该做好充分准备工作,以便会议高效、有序进行。
第七条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容:
一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员,准
备会议议程表、会议资料及签到表,并且指定人员进行会议纪要;
二、涉及接待重要领导或贵宾的会议,需要提前与行政部确认
该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项;
三、会议通知由会议组织方或人员发布。
第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求,需
要准备以下内容:
一、应于会议前 10 分钟,准备好茶水、茶歇(水果、点心)、会
场布置(包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位
及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等)工作;
二、涉及接待重要来宾的行政工作,包括酒店住宿、来宾用车、
用餐预定等。
第五章 会中服务和会议要求
第九条 会场服务
会场服务主要由行政部负责。
一、引导座位:会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座
位名牌,可引导与会人员 尽快就座,特别要注意主要领导人员和
重要贵宾人员的座次位置;
二、茶水服务:会议开始后,人力行政人员应指定前台工作人
员,每隔 15-20 分钟添加茶水,根据与会人员饮水情况,自行调整
添加茶水间隔时间;
三、维护会场秩序:保证会场内外安静,注意会场周围无关人
员大声喧哗或闯入会场内,影响会议正常进行;
四、内外联系、传递信息:做好内外联系及信息传递工作,包括
会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排
及接待等事项。
第十条 会议要求
一、 请与会人员严格遵守会议时间,切勿迟到或无故早退;
二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告
知与会人员;
三、会中,与会人员应及时关闭手机铃声,打开震动;请勿随
意打断他人发言;急需接听电话,须到场外接听。
第六章 会后工作
第十一条 会议结束后,各部门应做好收尾工作。
一、会场清理:各部门使用后要及时关闭投影仪,视频等设备,
椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场,保持会场清洁。清点会
场设备,保证会场内设备完好。会议室使用完毕后,随时关闭门、窗
和全部设施、设备、电源,其实做好防火、防盗及其他安全工作;
二、会议纪要:由会议组织部门指定人员做好会议纪要,并成
文由与会人员签字确认;
三、贵宾接待工作:涉及会后接待用餐或接待用车,由责任部
门陪同,行政部协助安排用餐及行程用车,直至接待工作结束。
第七章 会议室的管理
第十二条 会议室由行政部指定专人管理,各部门在使用会议室
过程中,要保持卫生,禁止吸烟,爱护室内设备。会议室内的设备、
工具、办公用品未征得公司同意,任何人不得随意拿出会议室或挪作
他用。
第十三条 会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫,要做好
日常清洁工作。为保持公司形象,公司员工切勿将私人物品摆放于会
议室。
第十四条 如遇下班或节假日,会议室管理人员应做到门窗关闭、
电源关闭,遥控器等小件物品应及时收纳,做好防火、防盗安全工作。
第八章 附 则
第十五条 本制度由行政部指定,经区域总经理审批,报批集团
通过后生效。
第十六条 本办法的解释权和修改权归行政部所有。
第十七条 其他内容
附件一:《会议室预约使用登记表》
附件二:《会议接待需求表》
标签: #管理
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会议室使用管理制度第一章总则为了规范公司的会议管理,加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好,提高会议管理工作效率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开,特制定本管理办法。第二章适用范围第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第三章会议的类型及使用原则第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。第四条会议室使用原则:一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;临时情况使用各部门之间可本着重...
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