【前台手册】前台工作规程
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2024-06-21
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前台工作规程
一、前台职责范围
1、接待来访人员。
2、做好咨询与报名手续办理等服务。
3、负责携领家长和学生参观校区。
4、协助学校组织各类活动并进行电话邀请工作。
5、协助授课教师进行学生管理、照顾工作。
6、接听咨询电话,负责各种解释工作并作详细记录。
二、前台人员基本素质要求
1、良好的仪容、仪表;
2、标准、流利的普通话;
3、专业、熟练的咨询业务知识;
4、全面、综合的知识水平;
5、热情、自然地服务礼节;
6、严格遵守并执行学校的各种规章制度。
三、前台工作时间
◆前台工作人员,应严格按照学校规定时间上、下班。
1、日常工作时间
上午:8:30—12:00 下午:14:30 一19:00
2、日常值班时间
中午:12:30 一14:30 晚上:19:00 一一 21:00
3、假期及周末工作时间:
上午:7:30 一12:00 下午:14:30 一19:00
4、假期及周末值班时间:
中午:12:30—14:00 晚上:19:00 一21:00
(注:节假日、周末或有特殊活动时.分校前台离校时间应 20:00 以后。)
◆在有班级上课的情况下:
1、应提前 10—20 分钟到校,做好学员上课前的准备工作:
2、在所有学员离校后,前台人员应关闭所有教室门窗及电器电
源后,方可下班离校。
(注:各校也可根据各自实际情况进行灵活调整)
四、前台工作注意事项
l、开始一天工作之前要检查各类表格和票据使用情况,将以上
各种表格依次放置在固定地点,以防咨询学员过多时出现慌乱。
2、检查各个教室的门是否打开,饮水机的水是否喝完,在告之
板上写好当日课程表及教室安排,做好这些准备工作后,开始一天
的咨询工作。
3、定期更换前台展示架等宣传区的海报和宣传品,使学员总有
新鲜感。
4、平时应注意保持咨询室、教室等办公场所整洁、卫生,要定
期进行打扫。
A 门窗整齐、无乱贴物、无灰尘、无污迹、无损坏。
B 咨询台、办公桌面触手无尘。桌椅、办公用具摆放有序。
C 地面无纸屑、无烟头、无污迹、无杂物。
D 无卫生死角,墙壁无灰尘、无乱贴物。
5、教室内黑板、讲桌、课桌、椅子等设备整洁、干净、无灰尘、
无涂抹、无损伤。
6、咨询处严禁堆放杂物,宣传单与宣传品整齐堆放在咨询桌上,
剩余部分要摆放有序,经常归类整理,保持整洁。
7、上班时间要做到“八不准”:
A 不准打私人电话;
B 不准擅离岗位办私事;
C 不准在办公场所吸烟、吃零食或酒后上岗;
D 不准在上班时间聊天和看书看报做私事;
E 不准怠慢、顶撞或刁难家长;
F不准背后议论学员及学员家长;
G不准以职谋私;
H不准在上班时间伸懒腰、挖耳朵、剪指甲;
8、自觉接受家长监督,意见薄不得损坏,缺页少页。
9、各类票据、学生档案等重要凭证一律存放在指定的保管箱内,
严禁随意放置。
10、下班时,发票单据,重要文件要入柜上锁,物品文具收拾
妥当,桌椅摆放归位,卫生打扫清洁,人走关灯锁门,不留隐患。
11、室外地面干净,雨具放在指定位置,车辆停放整齐。
12、仔细检查自己所需的办公用具是否齐全正常。必备的办公
用具按规定到位。
13、电脑及其他电器在上班前开机,保证正常运行。
14、下班后,整理好当天票据,做好资料的保存,报送。检查
钱是否全部缴款,检查重要发票单据是否按规定放好。
15、各类空白重要凭证,须做好收、发、存、交详细登记。做
到帐证相符。严禁延误,挪用,截留当日报名学费。不准长款不报,
短款自赔或以长补短(如有违犯严重处理)。
16、填写班后检查记录,记录内容要齐全,详实。关闭窗户,
切断电源,锁好所有教室及办公室门。
17、各部门之间要按照各自的职能,分工合作,互相支持,主
动配合,协调一致地工作。
18、注重调查研究,注意收集信息,熟悉自身工作,掌握市场
情况,为领导当好参谋。
19、明确自身职责,认真执行各项规章制度,令行禁止,保证
规范化管理办法的贯彻落实。
20、遵守办公时间。提前十分钟到岗,不得迟到、早退;因病、
因事不能按时上下班或外出时,必须事先请假。
21、工作时要集中精力,紧凑有序,不脱岗,串岗,聚堆聊天。
外出工作要向领导报告,说明工作内容和去向。
五、前台接待礼仪
接待包括:来电接待,来访接待。但无论是来电还是来访,我
都应当坚持:文明待客、礼貌待客、热情并灵活待客的原则。
来电 来访
文
明
来电迎声 “您好、xx 学校”,“请问,
您需要什么帮助?”
“您 好 , 欢 迎 光 临 ” , “ 您 先 请
坐”,“请问,您想咨询什么课程
呢?”要主动热情而友爱地与客人打
招呼,主动、热情而又友善地向对方
问候致意。
问有答声 对于客人的咨询问题,要问必答,不厌其烦,耐心的给予解答。有
问必答是一种耐心,是一种教养,也是一种风度。问有答声是文明
待客的基本表现。
去有送声 对于咨询接待的最后一个环 当咨询结束后,应主动向对方道别,
待
客
节,做到善始善终。
“谢谢您 打 电 话来咨询 , 再
见!”,“如果您再有事咨
询,欢迎再次打来电话”,
“欢迎您有时间能来我们学
校参观一下”……
致意。忽视这个环节,来电迎声、问
有答声的种种规范化表现都会功亏一
篑。
“再见,谢谢您的光临”,“您好,
欢 迎 您 再 次 光 临 xx 学 校 ” , “ 您
好,请慢走”,“再见,您走好!”
……
礼
貌
待
客
问候语 “您好”、“早上好”、“新年好”、……
请求语 “请”字的运用。“请稍候”,“请慢走”,“请留下,您的联系方
式好吧,以方便我们以后联系您!”“您稍等一下好吗?我马上帮
您查一下”……
感谢语 得到他们的帮助、理解、支持时,必须使用感谢语:“谢谢!”当
别人帮助我们,理解我们,支持我们,配合我们之后,一定要养成
一个主动向对方道谢的习惯。感恩之心长存是做人的一种基本教
养。特别提醒大家,当学员交完费后,应向对方道谢。
“谢谢,这是找您的零钱……”,“谢谢您的光临,请慢走”……
道歉语 打扰、怠慢他人时,需要向对方说“抱歉’’或“对不起”。当自
己影响了别人,打扰了别人,妨碍了别人,或者给别人添了一些不
必要的麻烦之后,应主动向对方道歉或者说起不起。需要使用必要
的抱歉用语的时候,理当认真地去说,这也是一种基本的礼貌。
“您好,不好意思打扰您了,我是 xx 学校,您咨询的…··”,
“抱歉,让您久等了,您的孩子在 xx 教室上课…,.”,“对不
起,我校暂时没有这样的新开班级,您可以打电话到 XX 分校咨询
一下,电话是……
道别语 当咨询者告别时,应主动对对方说:“再见”或者“慢走”,道别
时接待客人的最后一关,如果忽视了这一关,前面的努力就会大打
折扣。
与客人告别时,无论谈话是否卓有成效,都应牢记使用道别用语。
“再见,谢谢您打电话来 XX 学校”,(咨询电话,必须等对方先挂电
话后,方可挂电话);“再见,请慢走’’(对于来访的咨询者,如果
有时间应起身相送至门口。)
热
情
、
灵
活
待
客
接待来客时,光有文明与礼貌还远远不够。更重要的是应当表现热情、真心实
意。
如果缺乏必要的热情,就会给别人以被勉强,被胁迫,不耐烦的感觉。不止要
做到热情待客还要做到灵活待客,灵活待客有如下三个环节:眼到、口到、意
到。
眼到 在接待来访者时,一定要目视对方,注意与对方交流眼神。面对咨
询者时,必须养成双眼正视对方的习惯,不看别人、敷衍看着别人
都是失礼的行为,同时还应注意自己看对方的时间长短及部位的合
适、合时。
口到 待客之语,一定让对方听明白,否则劳而无功。语言上无障碍标准
流利的普通话(外语),并注意语速要慢。避免出现沟通脱节问题。注
意礼貌用语,因人而异、因时而异,这是非常重要的。
例:客户到银行交违章罚款,交完罚款后小姐仍然使用“欢迎再
来”,此时客户会做何感想?
意到 待客时,最佳的表情应当是自然、大方,并且与来宾互动,意到就
是表情、神态要热情、友善而专注,具体而论,意到有以下几个要
求:表情、神态自然注意与交流对象进行互动举止大方。
五、前台行为规范
1、衣着整洁,无破损,无油迹,无污迹,无汗味。
2、头发要梳洗干净整齐不准梳奇异发型,修饰适度,不得浓妆艳抹,
指甲修剪整齐。保持牙齿清洁,口气清新。不准穿拖鞋。
3、举止文明:立姿端正,坐姿文雅,走姿稳重,说姿温雅,看姿自
然,听姿专注。
4、自觉维护办公秩序,办公区域保持肃静,不得人声喧哗,办公设
备和用具摆放整齐,文件资料放置有序,保持室内清洁。
5、机密文件,资料和印鉴,按要求妥善保管,不得乱丢乱放。
6、请示,汇报或安排布置上作要按组织程序逐级进行不得越级办理。
7、向家长及学生介绍学校情况或解释问题时要自觉引用文明用语,
有理有据,耐心解释,严禁讥笑、讽刺、争吵、态度冷漠。
8、敲门喊人,进出教室,讨论工作,接打电话都不要动作过大或声
音过响。
9、在上作期间遇见熟人,应点头或微笑示意,不要大声呼名道姓和
喧哗。
10、与家长及学生对话或接打电话时必须用普通话。使用文明用语。
凡询问家长及学生时要“请问”当头,凡需要家长及学生配合时要
“请”字当头,凡未达到家长及学生满意时要说“对不起”。 .
11、上班时间要精神饱满,与家长交谈,回答家长询问,要暂停手
头工作,目视家长,面带自然微笑,主动,热情,不卑不亢。
12、家长办理完手续,必须用文明用语热情迎送。
13、领导来检查指导工作,没有工作时要起立,热情,主动招呼:
有工作时要点头或微笑示意。
14、私人物品按规定存放在个人物品柜内,不得随意摆放。
15、前台咨询人员应熟知学校“课程种类,开课时间安排,收费标
准等”能随时解答家长提出的具体问题,尽量减少家长等候时间。
16、熟知学校制定的各项具体规章制度,规范工作流程。
17、日常工作中应坚持先外后内,先来先办的原则,快速办理。熟
知发票单据要素,能对发票,听课证等内容进行认真无误填写,避
免工作差错,让家长往返空跑。
18、守时:约定时间接待客人,要严格守时,如遇到有急事难以准
时,应事先通知对方并说明原因。
19、迎客:客人进门要起立迎接,主动让座。重要客人来访,应到
门口迎接。
20、介绍:应先介绍自己一方的人,再介绍对方的人。在介绍顺序
上,应想介绍领导和年长者。
21、交谈:同客人交谈时,应目视对方,注意倾听,对客人表现出
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前台工作规程一、前台职责范围1、接待来访人员。2、做好咨询与报名手续办理等服务。3、负责携领家长和学生参观校区。4、协助学校组织各类活动并进行电话邀请工作。5、协助授课教师进行学生管理、照顾工作。6、接听咨询电话,负责各种解释工作并作详细记录。二、前台人员基本素质要求1、良好的仪容、仪表;2、标准、流利的普通话;3、专业、熟练的咨询业务知识;4、全面、综合的知识水平;5、热情、自然地服务礼节;6、严格遵守并执行学校的各种规章制度。三、前台工作时间◆前台工作人员,应严格按照学校规定时间上、下班。1、日常工作时间上午:8:30—12:00下午:14:30一19:002、日常值班时间中午:12:30...
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