【前台手册】前台岗位职责及工作制度
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2024-06-21
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前 台
岗位职责及工作制度
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一、前台管理
(一)前台物品摆放;
1. 抽屉内办公和私人物品分开抽屉放置,两位前台熟悉办公用品摆
放位置。(统计办公用品后)
2. 桌面前台的卫生清理以及桌面摆放并保持干净整洁。
(二)前台环境保持
1. 前台桌面卫生保持、无灰尘。
2. 桌下网线、电线规整整齐,避免凌乱现象。
3. 前台周围保持整洁。
4. 每日下班前保持好自己岗位环境,每周保洁人员进行一次彻底打
扫与消毒。
(三)前台人员形象
1. 着装:工作日着装要保持大气端庄,干净利索,不超短,不露肩。
2. 妆容:淡妆或素颜。
(四)前台纪律
1. 工作时间前台必须保证有一人在岗,如有特殊情况须请同事帮忙
代岗。
3. 有人前来询问事微笑答复,接待。
4. 办公区禁止奔跑、有失稳重的行为举止。
5. 禁止凝聚同事在前台工作区域内攀谈。
二、大厅管理
(一)大厅环境改善
1. 改善项目包括:大厅摆放物的添置、更换、维护,以美化环境为
目的;
2. 每个月前台提交两条改善项目,至少落实 1个改善项目;
3.门厅绿植,无尘土,每周绿植养护 2次;
4.门厅地面干净、整洁,无杂物;每天由保洁进行清扫。
(二)公共设施管理维护
1. 沙发
(1)保洁每周五进行一次表面清洁;
(2)保持大厅内通风,避免空调直吹沙发。
2.饮用水
(1)每天上班前巡视办公区,检查桶装水是否充裕;
(2)及时通知行政人员协助更换桶装水;
3.绿植
(1)每天巡视 2次办公区绿植摆放情况;
(2)检查发现绿植枯叶、衰败等情况,及时通知绿植养护人员更换。
(三)前台公共区域管理
1.正门自动玻璃门保持干净;
2.地面、柱面、指示牌等保持光亮整洁;
3.大厅绿植有灰尘,花盆内无杂叶;
4.公共区域所有开关擦拭干净;
(四) 大厅人员流动管理
1.来访客户需在门卫处登记,并持环球智达访客证进入;
2.面试人员在前台一侧会议室填表,休息等待,不得随意走动;
3.临时来访客户若暂时无人接待,前台需将客户请到会议室同时帮
助联系接待人员;
4.执法机关来访,前台应妥善安排后通知相关接待人员;
5.上班期间管理员工不得在大厅聚众聊天以及在大厅内大声喧哗;
6.若发现闲杂人等在大厅走动,前台应询问来访缘由并及时反馈部
门主管进行处理。
三、前台物品摆放规范
(一)办公桌面上,应摆放各部门信件栏、电脑、电话机、笔筒、
水壶、台历等工作必备用品;可适当放置绿植、水杯等生活用品
(二)办公桌面上不可长时间堆放私人物品
(三)文件资料等不应在办公桌上积压过多、过久
(四)左侧储物柜
1.一次性纸杯
2.快递文件封、底单
3.岗位人员私人物品
(五)右侧储物柜
1.客户接待相关用品
2.药品包
(六)推柜
1-3 号推柜:前台日常使用相关办公用品
(七)其他
1.不使用的物品,应放于库房内,不可堆放于公共区域。
2.员工暂时存放前台的物品应尽量摆放在抽屉下方。
3.禁止将快递摆放在后方公共区域。
4.座椅禁止摆放任何物品。
5.垃圾桶周围不得有垃圾,影响整洁程度。
6.将前台桌面整理干净,所有物品归位,收拾整洁后离开公司。
四、客户接待
(一)工作内容
1. 日常客户接待申请受理;
2. 客户接待申请单信息核对,有问题与申请人联系及时处理;
3. 前期客户接待用品按接待标准提前 30 分钟准备好;
4. 接待期间依申请人要求积极配合接待工作,如合影、会议期间添
加茶水;
5. 接待结束通知保洁人员清理会议室,前台回收接待用品放回客户
接待用品库;
(二)接待用品管理
1. 管理物品:客户接待前期、接待期间相关物品;
2. 管理办法:
(1)跟部门采购专员沟通购买;
(2)到货客户接待用品及时录入;
(3)日常接待所用物品及时出库,保证出入库数量一致;
(4)客户接待相关物品定期清洁;
(5)临时借用的客户接待用品需在《客户接待用品借用表》登记
五、快递和名片管理
(一) 日常邮件寄送
1. 前台负责公司邮件寄送的受理工作,快递种类包括申通快递;
2. 邮件寄送按日保留底单,必要时提供单号给寄件人查询;
(二) 费用报销
1. 每月核对快递账单,按部门进行费用分摊;
2. 经行政主管确认费用后提交 OA 报销。
(三) 日常快递收取
1. 签收文件类快递前,在名册中查询并确认收件人为环球智达员工,
再签收;如果在名册中查无此人,则由快递人员电话确认或送给本
人。
2. 为了确保安全,包裹类文件原则上不予签收,由员工本人或部门
人员代签。
(四)名片制作
1.及时汇总员工 OA 需求,每周五统一汇总制作名片,核对准确;
2.收到名片 1个工作日内通知领取。
六、信件的处理办法
由邮局送信员将当天的平信、挂号信、包裹单、取款通知单等送到
前台,由行政前台统一签收,使用环球智达前台收发章签收。
七、话务管理
前台接到需转达相关人员处理的业务电话应及时发邮件或以电话的
形式通知相关人员。
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前台岗位职责及工作制度编制:审核:一、前台管理(一)前台物品摆放;1.抽屉内办公和私人物品分开抽屉放置,两位前台熟悉办公用品摆放位置。(统计办公用品后)2.桌面前台的卫生清理以及桌面摆放并保持干净整洁。(二)前台环境保持1.前台桌面卫生保持、无灰尘。2.桌下网线、电线规整整齐,避免凌乱现象。3.前台周围保持整洁。4.每日下班前保持好自己岗位环境,每周保洁人员进行一次彻底打扫与消毒。(三)前台人员形象1.着装:工作日着装要保持大气端庄,干净利索,不超短,不露肩。2.妆容:淡妆或素颜。(四)前台纪律1.工作时间前台必须保证有一人在岗,如有特殊情况须请同事帮忙代岗。3.有人前来询问事微笑答复,接待。...
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