【管理制度】-07-采购管理制度

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采购管理制度

文件编号: B-0200-0002-S2-V2.0

安全等级: S2

文件版本: V2.0

部门名称:

发布日期:

实施日期:

编　　制:

标审:

评审:

审核:

会签:

批准:

采购管理制度

文档变更记录

序号时间版本变更内容简述变更人审核人

1 2015.8.31 V1.0 发布采购管理制度曹驰常磊

2 2016.5.23 V1.1 更新采购管理制度夏彬彬郭

娜明

柳然王时

庆

3 2016.6.21 V1.2 更新询价及议价审批流程夏彬彬柳然

4 2016.7.20 V1.3

删除季度提交采购计划、增

加备货条款、增加询价、议价

条款

夏彬彬柳然

5 2016.8.23 V1.4

更新制度使用范围；更新部

门及项目销售职责、议价条

款；更新采购申请（原领用

申请单）、询价记录单模板、

更新 IT 类采购计划表单模板

夏彬彬柳然

6 2016.10.21 V1.5 更新采购申请单夏彬彬柳然

7 2016.12.8 V2.0

更新采购计划提交时间及设

备申请原则；增加备件询价

规定；更改采购审批流程；

变更采购申请单模板。

夏彬彬杨璐

 采购管理制度
目 录
采购管理制度........................................................................................................................... 1
目的................................................................................................................................... 2
适用范围............................................................................................................................ 3
定义................................................................................................................................... 3
1. 使用范围............................................................................................................ 3
2. 直接采购............................................................................................................ 3
3. 间接采购............................................................................................................ 3
4. 集中采购............................................................................................................ 3
职责................................................................................................................................... 3
1. 需求部门............................................................................................................ 3
2. 运营管理部........................................................................................................ 4
3. 行政部................................................................................................................ 5
4. 财务部................................................................................................................ 5
5. 法务部................................................................................................................ 5
采购管理............................................................................................................................ 5
1. 采购原则............................................................................................................ 5
2. 采购经办人行为规范.........................................................................................6
3. 采购询价及其规定............................................................................................. 6
4. 采购比价、议价及其规定.................................................................................6
5. 注意事项............................................................................................................ 7
流程图................................................................................................................................ 9
1. IT 类采购流程图................................................................................................. 9
2. 行政类资产采购流程图.....................................................................................9
附件.................................................................................................................................. 11
1. IT 类采购计划表............................................................................................... 11
2. 询价记录单...................................................................................................... 12
3. 采购申请单...................................................................................................... 13
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采购管理制度

1. 目的

为使 xxx 科技有限公司设备采购制度规范化、制度化、科学化，控制公司

采购成本，推动各部门实施采购计划，确保公司支付的合理性并减少公司资金

占用。

2. 适用范围

该制度适用于北京元心科技有限公司、控股子公司全体员工及各分支机构。

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采购管理制度

3. 定义

3.1. 使用范围

本制度适用于 IT 类（不含赠送）及行政实物的采购。

3.2. 直接采购

指采购主体直接向物品制造厂家采购的方式。

3.3. 间接采购

指通过中间商实施采购行为的方式，也称委托采购或中介采购，主要

包括委托流通企业询价采购、调拨采购等。

3.4. 集中采购

指针对非急用的设备及资产，依据采购计划需求按月集中采买。

4. 职责

4.1. 需求部门

4.1.1 公司自用产品或销售类商品均需要申请人提交符合要求的采购申请单。

4.1.2 负责对已领取设备的保管和日常的维养工作，硬件问题需及时反馈给

运营管理部做相应处理。

4.1.3 销售类产品如有特殊服务或者要求务必注明，服务类别包括但不限于：

保修时间、安装调试等。

4.1.4 公司各一级部门应根据公司信息化管理制度、公司保密制度、目标，同

时结合本部门预算填写采购计划表，并提交至运营管理部做备案。

年度计划：需在当年 12 月底之前将部门次年硬件建设及实现目标填

写在表单中，并预估金额。

季度计划：需在每个季度末最后一个月 28日前将下个季度需求设备

填写至采购计划表中，以便运营管理部提前做准备。

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采购管理制度

4.1.5 采购申请

所有需要采购/领用设备均需有预算，无预算无法从库房领取或购买

任何设备。领取设备时需携带审批后单据；另项目上如需领取设备除正

常OA 的申请单之外，还要额外再青铜器上提交设备申请后才可领取。

申请：在OA中提交采购申请需标明产品属相：固定资产、材料、领用、

销售。

(1) 固定资产：产品单价在（含）1000 元以上，可选择固定资产；另如所购设备为手机且需要拆

机做研究，必须在 OA 申请中注明。

(2) 材料：产品单价在 1000 元以下的，可以选择材料。

(3) 领用：如需求设备库房有库存的情况下，可选择产品属性中的领用，经审批后方可领取。如

临时短期需要使用设备，尽量在 OA 中标明预计使用时间，并在使用完后及时归还库房。

(4) 销售：需要卖给最终用户的第三方 IT 类产品，可选择产品属性为销售，原则上需要有销售合

同才可执行采购。如无销售合同及中标通知书，需填写《特批采购审批表》，经审批会签后才可继

续执行采购审批流程。

4.2. 运营管理部

4.2.1 负责公司 IT 类自用产品或销售商品的询价及采购工作，做好相应记录

及对账工作，并逐步建立付款计划。

4.2.2 负责建立维护供应商资料档案，并及时更新。

4.2.3 负责所购物品的品质，异常处理及交货期进度的控制。

4.2.4 参与设备选型，以便有效的控制成本。

4.2.5负责审核所采物品的合理性及实用性。

4.2.6负责制定、发布、完善、优化相关采购管理流程。

4.2.7 根据各部门提交的月度采购计划，可对低值易耗品及低值资产进行适

量备货（不含硬盘及便携存储设备）。

4.2.8 负责对采购物品预算审理及确认工作。

4.3. 行政部

4.3.1 负责公司行政类（非 IT 类）资产的询价及采购工作，如：办公家具、

办公设备、电器设备，并做好相应记录并做到账物相符。

4.3.2 负责行政类资产的发放、保管、使用控制，并根据公司需求制定相关的

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采购计划。

4.3.3 负责制定、完善行政类相关审批流程，完善资产管理程序。

4.3.4 负责定期巡检行政资产使用情况，对损坏的设备联系厂家维修；定期

检查标识和使用人情况，确保与资产台帐相符。

4.4. 财务部

4.4.1 负责处理采购人员提交的付款申请及费用报销。

4.4.2 负责对采购物品预算归属工作。

4.5.法务部

4.5.1 协助采购人员审核各类采购合同及协议条款。

4.5.2 拟定采购合同、框架协议或 PO 订单，根据所采购设备及时调整合同部

分条款内容。

5. 采购管理

5.1. 采购原则

5.1.1 采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度

重视。

5.1.2 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质

量、价格”的竞争，择优选择。

5.1.3 设备名称、配置、规格不完整清晰的、无审批的领用单不予以采购。

5.1.4 库房有库存且配置可以满足使用需求的，不予以采购。

5.1.5 各部门可自行借用或调控的设备，不予以采购。

5.1.6 所有链接将仅作为参考，不作最终购买依据。

5.2. 采购经办人行为规范

5.2.1 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

5.2.2 采购人员应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；

若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给与辞退，情节严重者提交公安机

关处理。

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采购管理制度

5.3. 采购询价及其规定

5.3.1 询价应认真审阅申请单上的品名、规格、数量、遇到问题应及时与申请

部门沟通，协商解决办法。

5.3.2 属于同类型或属性相近似的产品应整理、归类集中采购。

5.3.3 对于紧急申请领用的产品应优先处理。

5.3.4 询价时对于相同规格和技术要求的产品应对不同品牌进行询价。

5.3.5 选择询价或采购对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序择

优选择。

5.3.6 在一定时间内重复购买同样产品时如出现以下情况可无需询价可直接

购买。

(1) IT 硬件类产品：在一个月内二次购买同样型号、规格配置的设备，且当前设备价格

小于等于第一台设备，可直接购买无需询价审批。

(2) IT 耗材类产品：线材、转接头、键鼠、标签等公司常用消耗品；可每半年做一次询价

整理，并经运营管理部供应链经理及部门总监审批备案后，如半年内有采购需求的

可直接购买无需在做询价。

5.4. 采购比价、议价及其规定

5.4.1 执行最优性价比搜索原则，建立供应商档案库，了解市场最新动态实

现最优化采购。

5.4.2 采购人员接到领用申请单后，应选择至少二家及以上供应商进行交互

议价，议价应注意品质，交期及服务兼顾。

5.4.3 对于需求部门所购物品或设备时，如有成本较低的替代品可与使用部

门协商进行产品替换，替换的物品需要与使用部门在OA或邮件内确认。

5.4.4 比价、议价结果汇总应按照询价记录单的格式完整列出，报价、交货期

付款方式等其他条款，列出拟选用的供应商及选用理由，按照一定顺序逐一审批。

5.4.5 如比价、议价未通过审核应进行修改或重新处理。

5.4.6 因特殊原因需要在网上商城（如：京东、淘宝、天猫等）购买的设备及

配件，可根据实际情况做议价处理。

5.4.7 所购产品可与厂家直接谈判价格，经过议价及审批后可直接与厂家或

厂家指定的代理商签订合同购买，无需再与其他代理商或经销商比价。

5.4.8 如项目需要，经公司销售人员指定产品（限非通用产品）和供应商无

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需比价。

5.5. 注意事项

5.5.1 为避免因公司内部审批环节、订货周期及其他因素影响而导致无法按时

交货的情况出现，所有采购需求提前提交采购申请单。

5.5.2 申请人需提供已审批的采购申请单。

5.5.3 所有便携存储、硬盘类的需求必须经过保密办同意后方可领用/采购。

5.5.4 如 OA 故障或设备急需采购可使用采购申请手签版，其他情况均不得使

用手签版。

5.5.5 所有手签文件：《采购申请单》、《特批采购审批表》，原件均需在DCC 处

归档，采购人员只留存复印件。

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6. 流程图

6.1. IT 类采购流程图

第 8页

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