【管理表格】行政管理常用表格

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管理职位工作手册系列

行政管理职位工作手册

第一章行政部职责描述

（一）行政部工作职责一览表

行政部部门职责职责细分备注

1．日常办公事务管理

（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制

（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达

在建立办公自动化系

统方面有给予协助的

职责

2．办公物品及设备管

理

（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制

度

（2）负责办公物品及设备的采购事宜

（3）办公物品的保管、发放、使用

（4）办公设备的日常保养与故障维修

计算机及网络设备的

故障一般由专业人员

维修

3．文书资料管理

（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理

（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅

（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作

4．车辆管理

（1）办公车辆的调度管理

（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作

（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理

5．人事日常事务管理

（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作

（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理

（3）组织员工开展各种形式的活动

6．后勤保障事务管理

（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理

（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理

（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维

修

7．涉外事务管理

（1）来客接待管理，包括前台接待、客人来访登记迎送等

（2）企业对外宣传、公关联系

（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案

第二章行政部组织管理

（一）行政部组织结构与责权表

部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监

行政部组织结构图部门编制

负责公司队伍及制度建设，管理行政、人力资源、信息平台资源与支持服务

工作，运用各种激励机制为公司提供最佳人力资源保障并保持人力资本的持

续升值。

经理级 1 人

负责部门员工的管理、培养，建立高效团队；

负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释；

全面负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，确保工作的高效开

展；

主管级 1 人

负责公司薪酬核算、人事档案管理，协助部门经理进行聘用、绩效、培训等

管理工作；负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，及时检讨并改进其

作业流程，确保基础工作的高效开展。

专员级 1 人

部门职责

负责人力资源管理范畴内管理制度的拟定、推行、指导、监管

负责公司人事信息平台建设。及时做好人事档案及相关资料的传递、建档工作

负责公司行政信息管理、项目申报及公共管理建议与维护

部门权力

相关说明

编制人数审核人员批准人员

编制日期审核日期批准日期

（二）行政办公工作一览表

部门：人事行政部人数：填写日期：年月日

序号工作内容概述

（三）行政办公职位规范表

职位名称行政主管直接上级行政经理直接下级行政文员

管辖范围

负责部门员工的管理、培养，建立高效团队；

负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释；

全面负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，确保基础工作的高效开展

直接责任

主要权力

职务代理人

任职条件

第三章办公事务管理

（一）行政费用申请单

编号：部门：填写日期：单位：元

费用类别金额用途说明附件张数

合计

人民币（大

写）

报销人签字：审核人签字：主管领导签字：

（二）车辆费用报销单

编号：填表日期：年月日

驾驶员部门车号

预支期间年月日至年月日车型

项目张数金额

（单据粘贴处）

合计金额（大写）

财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名

（六）招待费用报销单

编号：填表日期：年月日

姓名职务招待

事由

附

件

张

部门

招待对象招待人数客人人，陪同人备注

日期招待地点餐饮费住宿费礼品

礼金

其他

费用

金额合计

十万千百十元角分

金额

（大写）

合计

财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名

（十）公关工作计划表

公关工作主体负责部门

负责人员公关专员口公关主管口行政部经理口行政总监口

配合人员

计划情况

工作目标

工作进度

进度目标

工作成果

工作预算工作结算

（十一）会议记录表

编号：填写日期：

会议时间地点主持人记录人

会议名称

参加者

会议议题

会议过程

会议决策

记录审核人审核结果

（十二）年度会议计划表

会议名称主持人

开会地点会议召集单位

开会日期会议主要工作人员

开会时间与会者应备资料

会议宗旨及议题会场标示资料

与会单位会场拟分发资料

人数

（十三）会议审核项目表

序

号

审核项目

审核

结果

序

号

审核项目

审核

结果

1会议的主题

女服务员着装方面

（1）洋装（2）旗袍

（3）其他民族服饰

2会议的规模（总人数）查邀请回函

3会议预算

4 招待对象的层次

新闻媒体

（1）文字记者

（2）新闻稿

（3）摄影记者

（4）录像记者及电源准备

活动日期及时间（注意是否与其他同业的

活动冲突）

6会议天数

7会议负责人

8会议事项分工表住宿安排方面

（1）安排来宾的住宿（套

房、单人房、双人房）

（2）领导人的住宿预订房间

（3）妥善分配房间

会场的预订

（1）主会场（2）分会场（3）洽谈室

（4）展示室（5）来宾休息室

（6）工作人员休息室

（7）演艺人员休息室

制作来宾名册

包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等 25

支付的负担范围（住宿、餐

费、取用冰箱内的食物费用、

电话费）

各类函件

邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪念

品、停车场、指引地图、餐券订制张数（多印

20%以备用）、信封书写投递日期

安排用餐方面

（1）住宿者的用餐事宜

（2）来宾、司机的用餐问题

（3）服务人员的用餐

（4）演员、乐队的用餐问题

纪念品方面

纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提

款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量

（要多出20%以备用）

活动行程方面

（1）司仪开场白

（2）主持人的致辞

（3）来宾致辞

（4）宣读贺电

（5）致谢辞

（6）活动行程表

（7）播放背景音乐

（8）放映宣传影片、幻灯片

交通工具方面

飞机、面包车、轿车

14 酬谢费（给司机人员等）

会场布置

主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、

台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应

宴会的形式

（1）餐桌入座式（2）自助餐入座式

（3）半入座式自助餐

（4）鸡尾酒立食式自助餐

服务柜台的工作方面

（1）来宾出、缺席之确认

（2）发放胸章

（3）发放活动行程表

（4）引导来宾到休息室

（5）发放座位牌

（6）发放纪念品

（7）设置临时电话

16 料理样式和菜单印制

17 饮料香烟

（1）国产白酒（2）鸡尾酒

（3）啤酒（4）饮料类

（8）来宾签名纪念

花饰

（1）花篮（2）桌上花饰

（3）雕冰花饰（4）胸花

（5）赠用花束（6）典礼台花饰

（7）载挂花饰（8）蜡烛

（9）展示品饰花

看板、标示板类

（1）大门看板

（2）方向标示

（3）专用停车场示牌

（4）展示商品说明标牌

29 座位顺序

（1）桌面标示卡

（2）桌面标示卡的书写

拍照摄影方面

（1）纪念照片

（2）快照 30

胸章、名牌

（1）颜色、大小、种类的选

定

（2）公司名称、职衔、姓名

的书写

选择桌子（如圆桌或方桌）

（十四）决议事项确认表

决议事项

决议内容

达到目标

所需支持

执行措施执行负责人

备注

（十五）决议事项实施表

会议名称：

决议事项决议日期决议负责人

部门执行负责人实施目标实施进度等评价

各部门每个月的实施检查表

月份实施进度评价月份实施进度评价

1 4

2 5

3 6

（十六）会议室使用申请表

填写日期：

使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注

申请使用单位管理单位

名称填表人主管管理人主管经理

（十七）印章使用登记表

盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注

（十八）印章使用审批表

编号用章部门盖章时间

印章类别盖章次数文件发文号

文件名称

备注

用章人（签章）批准人（签章）

注：请在备注栏中简要说明盖章用途

（十九）印章使用申请单

单位申请日期年月日

用印类别用印份数

文件名称文件说明

申请人核准人

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管理职位工作手册系列行政管理职位工作手册第一章行政部职责描述（一）行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1．日常办公事务管理（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2．办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3．文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）...

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