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【管理制度】-28-化妆品公司行政管理制度

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XXX 化妆品有限公司 行政管理制度
行政管理制度
XXX 化妆品有限公司
目 录
第一章 总则 … ………………………………………………………2
第二章 规章制度建设及管理办法 ……………………………………2
第三章 公文使用管理规定 …………………………………………3
第四章 仪容仪表管理规定 ……………………………………………6
第五章 出差管理规定 ……………………………………………… 7
第六章 图书、报刊、信函等资料管理规定 …………………………8
第七章 物品管理规定 ……………………………………………… 9
第八章 印章管理规定……………………………………………… 14
第九章 文印管理规定 ……………………………………………… 18
第十章 会议管理规定 ……………………………………………… 19
第十一章 车辆使用管理规定…………………………………………22
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XXX 化妆品有限公司 行政管理制度
第十二章 钥匙管理规定………………………………………………30
第十三章 档案管理规定………………………………………………31
第十四章 保密管理规定………………………………………………39
第十五章 计算机及网络管理规定 ……………………………………43
第十六章 固定电话使用管理规定 ………………………………… 45
第十七章 员工考勤管理规定………………………………………… 46
第十八章 信息报告管理规定 …………………………………………49
第十九章 对外宣传及公共关系管理办法………………………………52
附件
第一章 总则
第一条 为加强公司的行政事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制
度。
第二条 本制度所指的行政事务管理包括：《规章制度建设及管理办法》、《公文使用管理规定》、
《仪容仪表管理规定》、《出差管理规定》、《图书、报刊、信函等资料管理规定》、《物品管理规定》、《印
章管理规定》、《文印管理规定》、《会议管理规定》、《车辆使用管理规定》、《钥匙管理规定》、《档案管
理规定》、《保密管理规定》、《计算机及网络管理规定》、《固定电话使用管理规定》、《员工考勤制度》、
《信息报告管理办法》、《对外宣传及公共关系管理办法》等规定。
第三条 管理中执行“一个上级原则”，接受直接领导管理，非特殊情况不得越级请示、报告，
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不得越级指挥，但员工可以越级申诉。
第四条 本管理办法适用于美炫风化妆品有限公司，其他业务公司可参照执行。
第五条 本制度经正式审批通过后生效实施，原有相关规定同时废止。由综合部负责解释、补充。
第二章 规章制度建设及管理办法
第六条 为规范公司制度管理，特制定本办法。
第七条 制度分为根本制度、基本制度和业务管理制度三类。
一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依据。主要包括公司章程、纲领等。
二、基本制度是指公司各项工作或业务活动的重要管理规定。主要包括行政管理制度、人力资源
管理制度、财务管理制度、经营管理制度等。
三、业务管理制度是指公司各部门及因工作需要制定的适用于其部门或其公司的管理规定、流程、
细则或办法。
第八条 制度按照“务实适用”的原则制定。
第九条 公司制度由公司组织研议拟定，报公司总经理办公会审议通过，提请公司董事长审批
并下发。
第十条 制度应用词确切，语句通顺，符合企业发展实际，应充分考虑其他相关制度规定，避
免相互抵触。
第十一条 企业制度由综合管理部统一编排文号，统一存档和下发，底稿由综合管理部统一存
档。
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第十二条 与重大经营管理活动相关的制度的制定与修订工作由业务部门负责，公司综合部为
归口管理部门形成专项提案列入议事日程，报公司领导班子审核批准。
第十三条 各类制度文本发放至有权保管人时应办理交接手续，文本保管人调动或离职时，制
度文件列入移交内容。
第十四条 制度颁发后，由制定部门负责监督实施。
第十五条 公司综合部负责组织本公司各部门对现行各类制度进行修订。
第十六条 修订后的制度下发后，原来的制度同时废止。
第三章 公文使用管理规定
第十七条 股东会及董事会文件、公司管理文件等公文，是传达公司决策、管理、指令、报告经营
情况、与外部联系或商洽工作的重要工具。
第十八条 公文由综合部实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
第十九条 文件起草按职能分配，由各主管部门负责。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义，
文字要简洁明了、词意表达正确。
第二十条 各部门及各有关人员，对公文中涉及政府、公司应保密的事项，必须严守机密，不准
随便向他人泄露。
第二十一条 各类文件、资料按照保密等级分为绝密、机密、秘密、内部文件、公开文件五种。涉密
文件及内部文件应严格控制知情范围，由承办人按阅批权限承办，阅后妥善保管归档。
第二十二条 发文的程序为：拟搞、审核、签发、复核、印发、归档、销毁等。
一、拟稿
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（一）以公司名义下发的公文和对外公函，根据其业务内容，由主办部门套用公司发文格式进
行拟稿，并填写主题词、抄报、抄送、日期、打印人、校对人、承办人、份数。草拟公文应注意以下事项：
1.内容要符合政策、法律、法令及地方性行政规章 ；
2.反映情况要客观，实事求是；
3.文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；
4.人、地、物名、引文及时间要具体、准确；
5.结构层次次序，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为
“（1）”。
（二）编号、登记、规范文件格式：主办部门将草拟好的文件电子版发送至综合部进行编号、登
记、规范文件格式。
1.以公司名义行文，用“美炫风发字[××××]×号”格式（见附件 1）；
2.以公司名义发函，用“美炫风函字[××××]×号” 格式（见附件 2）；
3.公司会议纪要，用“美炫风纪字[××××]X 号” 格式（见附件 3）；
4.公司各部门向公司请示、报批有关事项，使用《XXX 化妆品有限公司》格式（见附件 4）；
5.公司简报,用“20XX 第X期（总第X期）”格式（见附件 5）；
6.公司红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他发文一般
不用公司红头文件格式。一般事项发文，无需签批、落款为具体部门的，不用字号。
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（三）公司发文文体、字号要求：
1.文件眉头统一为“XXX 化妆品有限公司文件”。字体均用一号红色黑体；
2.文件号一行用四号宋体。
3.文件标题用三号黑体字，一级标题用小三号黑体，二级标题用小三号仿宋加粗。
4.文件正文字体为仿宋小三号。
5.正式文稿一律采用A4 打印纸。
6.主题词用小三仿宋，并加粗。
7.其他文件的格式、字体要求，参照发文标准，参见附件 1。
二、审核、签发、复核
（一）由主办部门打印公文及其附件，并填写《发文审核表》（见附件 6），由主办部门负责人、
分管领导审核文件内容，综合管理部负责人审核文件格式，报总经理以上领导审批签发，印章保管
人方可盖章。若需其他有关部门会签的，应先会签，然后再送领导审批签发。
（二）经领导签发的公文，原则性的内容、条款不得改动，如需删改，需经原签发人同意。
三、印发
（一）主办部门将经领导签发的公文及《发文审核表》送到综合部办理盖章；
（二）以公司名义下发的公文，原则上由综合部统一登记发送。对公司以外的单位发业务联系
函，盖章后由主办部门送至相关单位，并办理好签收手续,将对方签收的原件在 5 个工作日内交综合
管理部存档。
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四、归档
公司所有发文，主办部门和相关部门应有复印件存档，并由主办部门将文件原稿、对方签收件、
《发文审核表》、审核稿件各一份送综合管理部存档。有领导批示的，还应附批复件。
第二十三条 公司所有文件实行统一的归口管理。公司收文的处理程序为：收文、登记、审核、分
文、传送、办理、立卷、归档。
第二十四条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复；一般文件三天内批复。
第二十五条 各级领导阅、批公文应仔细认真，不得圈阅，须签署明确、具体意见的，阅完后要
签名并注明日期。
第四章 仪容仪表管理规定
为了树立和保持公司员工良好的职业形象,进一步规范化管理，特制定本管理规定。
第二十六条 个人仪容仪表及着装要求
一、员工个人形象应保持端庄、大方，头发保持干净清爽，女员工妆容应以淡妆为主，禁止以浓
妆艳抹形象出现在办公场合。
二、所有员工工作期间外出办事、出差等同于正常上班，均应着正装上下班，以展现公司规范管
理的品牌形象。
三、节假日上班着装要大方得体，不可着奇装异服，女员工不可着抹胸、吊带裙、热裤等过于暴
露的服装，不可穿拖鞋上班。
四、员工不按规定着装者，每次罚款 50 元，其直接上级领导负连带责任，处以罚款 100 元。
第五章 出差管理规定
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第二十七条 员工出差必须依下列程序办理：
一、出差前应填写《出差申请表》（见附件 7），由部门领导签字确认，报经营班子分管领导审
批；部门领导及以上人员出差须报总经理审批。因紧急事务未按程序办理申请的，由执行该项公务
的员工在出差返回后3个工作日内补办有关手续。
二、出差人员凭《出差申请表》到财务管理部填写《借款单》，按审批程序预借差旅费；并将《出
差申请表》交综合管理部相关人员处进行存档及考勤登记。
三、出差人员出差返回后五个工作日内必须报账，并结清出差借款，未能结清的借款,财务部有
权在其当月和以后月份的工资或其他补贴中扣回，直至扣清为止。
第二十八条 出差超出预定时间，须报经出差审批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延长
出差期限的,须及时报经出差审批人同意并在出差结束后提交相关证明至综合管理部，否则按旷工处
理；未经批准，超出预定出差期间的费用不予报销。
第二十九条 出差费用的报销：出差费用包括交通费、住宿费、伙食费、通讯费、招待费等，其标
准按公司财务制度相关规定执行。
一、交通费、住宿费在标准内凭票据实报销，超标自付。
二、伙食费、市内交通费在标准内凭票据实报销。
三、通讯费超出标准部分，按相关规定执行。
第六章 图书、报刊、信函等资料管理规定
第三十条 图书、报刊、信函由综合管理部统一管理。指定专人负责登记、分类、发送，并及时整
理、存档以备查阅。
第三十一条 各部门负责人可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的
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申购程序办理；否则，费用自理。以公司名义购买的书籍需到综合部办理出入库，并盖公章后才能
借出。
第三十二条 图书借阅
一、公司员工经所在部门领导同意，综合部办理借阅登记手续，可借阅公司所存各类图书、杂志。
二、专业性强的工具书（如：规程、规范、定额等）可以随项目长期借用。
三、一般图书每人每次最多可借阅两册，借阅时间不得超过一个月，如有特殊事由需续借者，
务必办理续借手续。
四、损坏、丢失图书、资料，责任人应照原价双倍赔偿，并负责购买或协助购买。
五、员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时必须随时收回，借书人不得拒绝。
第三十三条 综合部图书管理人员每隔半年清点库存书籍1 次，并将清单上报综合部经理。
第三十四条 各部门订阅的报刊、杂志需由综合部指派专人收发。
第三十五条 报纸在阅览后，请务必归回原位；过期的报纸由综合部统一回收管理。
第三十六条 员工调岗、离职时，还清所借阅图书、资料后，方可办理相关手续。
第三十七条 公务信函由综合部收发人员登记后统一寄发，挂号信和特快专递需经所在部门负
责人批准，登记后方可邮发。
第七章 物品管理规定
为更好的控制公司的办公成本，合理使用办公费用，规范办公用品的采购和领用，特制定本规
定。
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第三十八条 物品分类
一、固定资产：单位价值 2000 元以上或者使用年限超过一年以上的物品，如车辆、电脑、复印
机等。
二、低值易耗品：不属于固定资产，但价值较高或使用时间较长的物品，如铁皮柜、打印机等。
三、办公用品：办公使用的消耗性物品，分为耐用办公用品和易耗办公用品两大类。
（一）耐用办公用品包括计算器、裁纸刀、剪刀、笔筒、直尺、订书机、卷筒纸盒、档案（文件）盒、
书立、垃圾桶、烟灰缸、电话机等。
（二）易耗办公用品包括公共所需办公用品和员工个人所需办公用品：
1.公共所需办公用品包括：打印纸、传真纸、复写纸、纸杯、杯托、茶叶、垃圾袋、墨盒（水）、碳
粉、硒鼓等。
2.员工个人所需办公用品包括：透明胶、胶水、水性笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、钉书针、卷
筒纸、面巾纸、档案袋、文件夹、回形针、大头针、铁夹、笔记本、荧光笔、橡皮、涂改液、装订夹、光盘等。
第三十九条 物品的采购
一、物品的采购遵循“统一采购，货比三家”的原则。
二、办公用品的采购
（一）定点采购原则
由综合管理部和成本合约部视情况在每年年初进行市场询价比较后，确认 2-3家作为定点采购
单位。
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摘要：

XXX化妆品有限公司行政管理制度行政管理制度XXX化妆品有限公司目录第一章总则…………………………………………………………2第二章规章制度建设及管理办法……………………………………2第三章公文使用管理规定…………………………………………3第四章仪容仪表管理规定……………………………………………6第五章出差管理规定………………………………………………7第六章图书、报刊、信函等资料管理规定…………………………8第七章物品管理规定………………………………………………9第八章印章管理规定………………………………………………14第九章文印管理规定………………………………………………18第十章会议管理规定...

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