【管理制度】-21-路桥集团行政管理制度
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2024-06-22
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XX 省路桥集团有限公司行政管理制度
目 录
第一章 出差管理制度.......................................................................................................................1
第二章 文书管理制度.......................................................................................................................1
第三章 公司印章、执照、资质及其复印件的管理制度..............................................................2
第四章 办公用品管理制度...............................................................................................................3
第五章 库房管理制度.......................................................................................................................4
第六章 车辆管理制度.......................................................................................................................6
第七章 办公场所安全卫生管理制度...............................................................................................8
第八章 集团例会管理制度...............................................................................................................9
第九章 管理信息系统使用制度.....................................................................................................10
第十章 保密制度.............................................................................................................................10
第十一章 合同管理制度.................................................................................................................13
第十二章 公司部门电话管理制度.................................................................................................21
第十三章 对外接待管理制度.........................................................................................................22
第一章 出差管理制度
第一条 为了规范公司的出差，报销的管理，特制定本制度。
第二条 出差管理的原则是：“必需，从简，适度”。
第三条 公司正式员工出差可向财务部借款（含限额支票），填写《借款单》，《借款
单》须有借款人、财务人员、部门经理签字。
第四条 除经特殊批准外，公司兼职员工、试用期内员工不得借款。
第五条 借款额在 3000 元以上时，须经集团公司分管财务的副总经理审批。
第六条 员工出差长途交通报销标准参看《集团公司财务管理制度》第七章《费用管理
制度》。
第七条 员工出差时，员工住宿费、市内交通费、伙食费标准参照《集团公司财务管理
制度》第七章《费用管理制度》。
第八条 报销时，报销人必须在市内交通发票上注明起止点，在发票上签字。
第九条 员工出差及其它费用报销，填写《差旅报销审批单》，先由会计审核时间、天
数无误后签字，后报本部门经理审批，若报销额在 3000 元以上者需总经理审
批。
第十条 借款人在返回公司后须在 3日内报销冲抵借款，并返还余款，超期转为应收账
款，在借款人当月工资中扣除。
第十一条 每月 25—30 日各部门报销当月相关费用，由部门将报销明细汇总后交办公室，
由办公室主任签字认可后，部门经理审批后，到财务报销，如有特殊情况需总
经理批准。
第十二条 本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。
第二章 文书管理制度
第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制
度。
第二条 文书管理的原则：格式统一、传递高效、安全保密
第三条 文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、许可证书、
各种账簿等一切业务公文。
第四条 全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。
第五条 必须严格保守文书的秘密。
第六条 文书的收发、领取与寄送，原则上由办公室负责。
第七条 关于规范公司行文的规定
各部门向公司的上行文件必须使用规定形式和格式（格式由办公室规定），一
律用电脑打印。
第八条 收发传真复印由专人负责，并登记《收发文件（传真）登记表》、《复印登记
表》，未经批准不得擅自使用复印机、传真机。
第九条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式（格式由办公室确定），经主管呈交
相对应的管理部门。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须
尽快书写请示提案文书上报；请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说
明和附录。
第十条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以
归档的文书。
第十一条 可以归档的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行
整理与编辑，并在《文书保存簿》上做好登记，归档保存；重要的机密文书，
一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第十二条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，
由办公室填写“重要文书目录”后，予以存档。
第十三条 必须做好重要文件的借阅登记工作，填写《文件借阅登记表》，并注明归还日
期。
第十四条 公司各部门下发执行的各项规定、制度、文件需在办公室存档，并注明与原有
相关规定、制度、文件的关系。
第十五条 由办公室牵头，各部门协助定期检查下发文件是否存在冲突问题。
第十六条 本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。
第三章 公司印章、执照、资质及其复印件的管理制度
第一条 目的。为加强对公司印章的制发、改正、废止、使用及管理，以及执照、资质
原件及其复印件的有效合理运用，特制定本制度。
第二条 公司印章、执照和资质复印件管理的原则是：严格管理，安全存放。
第三条 公司印章、执照和资质原件及其复印件由办公室统一管理。
第四条 公司印章的定义
本制度中的印章是指在公司的或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相
关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印鉴。
第五条 公司印章的刻制、改制与废止议案由集团公司总经理提出，董事长批准。公司
印章的刻制由办公室主任负责，同时，需要更换或废止的印章应由其管理人迅
速将旧印章交还办公室。
第六条 办公室统一管理和审批使用印章、执照、资质原件及其复印件；公司印章、执
照及资质原件由办公室保管（其中财务印鉴由财务部保管）。
第七条 公司内部各部门用章由各部门经理负责保管，签定《印章保管责任书》，《印
章保管责任书》由集团公司办公室统一存档。
第八条 印章、执照、资质复印件的使用须按规定填写《公司印章使用登记表》、《公
司执照使用登记表》、《资质使用登记表》。
第九条 发现丢失或乱用印章、证件等，对公司造成损害的应追究责任人法律、经济责
任。
第十条 本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。
第四章 办公物品管理制度
第一条 为使公司办公物品管理工作规范化，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条 办公物品的采购及发放原则：保证供应、方便工作、节省开支。
第三条 办公物品由办公室统一负责管理。
第四条 采购需从实际需要出发，严格按照办公物品采购预算执行。员工使用办公用品
和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费行为。
第五条 本制度所指办公物品包括：
1、 文具、纸张等文案用品；
2、 办公桌椅、档案柜等办公家俱器具；
3、 电话机、传真机、计算机等办公机具设备；
4、空调等家电设备等。
第六条 非消耗性办公物品管理
公司电脑由信息管理部统一管理，并指定专人维护软件、硬件系统，除系统管理员外
其他人无权改变计算机配置，删除或添加软件，禁用个人VCD，禁止玩电脑游戏，违
者予以处罚。因此引起的机器故障，相关责任人负责维修费，并予以处罚。
第七条 办公用品采购
1、 各部门办公用品由申请人填写《物品采购申请》，并上交办公室，由办公室审批
预算；预算审批合格的可以购买，否则不予购买。
2、未经办公室主任签字许可私自购买的办公用品，不予报销；
3、 在验收办公用品时，需有具体办事人员同库房管理员共同验收。
第八条 公共物品使用管理
1、 各部门固定资产、物品、文具用品等由各部门经理负责，办公室统一管理；丢失
予以赔偿，并处以处罚；
2、物品调拨时须填写《物品调拨单》交办公室，由办公室统一调拨，不得自行调拨。
第九条 办公用品的维修
办公用品出现需要维修等问题，由办公室统一安排进行维修。发生的费用在 2000
元
内由办公室主任签字审批，2000
元以上报主管副总经理签字审批后，由财务部门报销。
第十条 办公用品的报废
非消耗性办公用品不能使用或不能满足使用需求时，可以申请新的办公用品。旧的
办公用品交回办公室，由办公室会同财务部予以报废处理。
第十一条 本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。
第五章 库房管理制度
第一条 为规范公司的库房管理，特制定本制度。
第二条 库房管理的原则：账、卡、物相符；物品分类、分区、分架；八防四检。
第三条 库房由办公室统一负责管理。
第四条 仓库管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。
第五条 采购员在办理入库手续时，仓库管理员应根据采购合同进行认真核对，仔细检
查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并监
督办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”（本单一式三联，一联仓库管
理员留存，一联交财务部，一份交办公室），办理入库手续，并登记库存数量。
第六条 仓库管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四
检”：
1、 八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。
2、做到四检：
①上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失；
② 下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患；
③经常检查库内温度、湿度，保持通风；
④ 检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。
第七条 仓库管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐
有序。
第八条 仓库管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容如下：
1、严禁在仓库内吸烟、动用明火；
2、严禁无关人员进入仓库；
3、严禁在仓库堆放其它杂物；
4、严禁在仓库内存放私人物品；
5、严禁私领、私分仓库物品；
6、严禁在仓库内谈笑、打骂；
7、严禁随意挪动仓库的消防器材；
8、严禁在仓库内私拉乱接电源电线。
第九条 仓库管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必
须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报办公室。
第十条 各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同
办公室核对。
1、领用时由指定专人填写《物品领用单》（本单一式四联，一联领用部门存根，一
联仓库管理员留存，一联报财务部，一联报办公室）；
2、仓库管理员要认真核对《物品领用单》所列项目和审批手续，准确无误办理发放，
并登记库存数量账；
3、每月末前一个工作日填写《月度库存报表》（本表一式三份，一份自存，一份报
办公室，一份报财务部），同时按部门汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，
编制《月度各部门物品领用汇总表》（本表一式三份，一份自存，一份报办公室，
一份报财务部）；
4、办公室根据仓库管理员上报的《月度各部门物品领用汇总表》审核各部门的办公
物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。
第十一条 本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。
第六章 车辆管理制度
第一条 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本制度。
第二条 车辆管理的原则：统一管理，合理运用，责权明确。
第三条 本制度所指车辆系指公司的行政办公用车。
第四条 集团公司的办公用车由办公室统一管理。
第五条 部门人员用车，由部门负责人核准后填写《用车申请》，再由办公室批准。
第六条 车辆由专职司机驾驶，专职司机应每周实行定期车辆检查及保养，确保行车安
全。
第七条 车辆的有关证件及保险资料统一由办公室保管，按车建立资料、费用档案。
第八条 车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理，违者予以处罚。
第九条 司机每日负责填写《车辆使用登记表》，每月底汇总至办公室，违反者予以处
罚。
第十条 车辆由他人驾驶，须报办公室批准；任何驾驶员须遵守交通法规；违反者如果
出现交通事故的，由司机承担一切损失及经济纠纷，公司根据情况，处以扣发
一定工资。
第十一条 车辆标识的张贴必须遵守公司相关规定，任何人不得随意撕改标识。
第十二条 公司用车应设置车辆行驶记录表，并在使用前应核对车辆里程表与记录表上前
一次用车的记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。
第十三条 公司用车应设置车辆使用表，由办公室核准每次加油及修养时记录，以了解车
辆受控状况。每月初连同行驶记录表一并转办公室稽核。
第十四条 节假日或业余时间车辆的使用应呈请办公室负责人核准后方可调派。
第十五条 司机管理规定
1、 公司各司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管
理的规章规则，安全驾车。并应遵守本企业公司其他相关的规章制度。
2、 司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每
月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。
3、 司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，经常保持车辆的清洁(包括车内和车
外的清洁)。
4、 出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正
常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，
应立即加油，不得出车时才临时去加油。
5、 司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告办公室负责
人，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不
许私自将车辆送厂维修。
6、 出车在外或出车归来停放车辆，要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车
的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
7、 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐
全。
8、晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。
9、 司机驾车应要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括超速、紧跟、争道、
赛车等)。
10、 司机因故意违章或证件不全被交通部门处罚的，费用公司不予报销。违章造成
后果由司机负责。
11、 司机对乘车人要热情、礼貌，说话注意文明。车内客人谈话时，除非客人主动
搭话，不可随便插嘴。
12、 上班时间内司机未被派出车的，应随时在公司等候出车。有要事确需离开公司
时，要告知办公室负责人去向和所需时间，经批准后方可离开；办完事情回公
司后，应立即到办公室报到。
13、 司机对办公室的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，有公事
应随叫随到。
14、 司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知办公室负责
人，并说明原因。
15、 不论什么时间，司机身上必须带传呼机或手机。对公司领导或办公室负责人的
传呼或电话，应尽快复机或应答。
16、下班后，应将车辆停放规定地点保管，不准私自用车。
17、 司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严
禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。
18、 司机应对各级领导在车内的谈话保密。
19、违规与事故处理：
在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，损失由驾驶人负担，并予处
罚。
1） 无照驾驶。
2）未经许可将车借予他人使用。
3）故意违反交通规则，受到交通管理部门的处罚费用由驾驶人负担。
4） 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近
交管部门报案，并立即通知公司办公室。如属小事故，可进行处理后向办公
室报告。
5）意外事故造成车辆损坏，司机没有违反公司的，损失由公司承担；司机有违
反公司规定的，由公司视具体情况判罚司机承担全部或部分损失。
6） 发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，司机没
有违反公司规定的，损失由公司承担；司机有违反公司规定的，由公司视具
体情况判罚司机承担全部或部分损失。
第十六条 本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。
第七章 办公场所安全卫生管理制度
第一条 公司的安全卫生关系到集团公司的整体形象，关系到公司的工作质量和效率。
为此，特制定办公场所安全卫生管理规定，望全体员工认真自觉执行。
第二条 安全卫生管理的原则：干净整洁、保障有力。
第三条 安全卫生的工作由办公室统一管理。
第四条 办公室内的办公电器（微机、空调、热水器、充电器、电话等），用电必须按
规定安装使用，不得随意增加或随意拉线，如确实需要须经办公室同意安排办
理。
第五条 办公室内所用电器必须做到“人离断电关机”，并随手锁门，确保安全。每天
下班后由传达保卫人员检查一遍，以确保带电设备断电。
第六条 全体工作人员应保持办公室内的设备用具、用品摆放整齐有序，每天坚持打扫
室内外卫生，垃圾废物要及时放入垃圾桶，下班前集中放在指定的垃圾堆放点，
不得随地吐痰、扔垃圾。
第七条 保持男、女卫生间的清洁卫生，做到大小便后随手冲洗，不准在卫生间内随便
扔烟头、茶根、手纸等。
第八条 建立卫生安全检查奖罚制度。各部门每周五下午进行自查并随时整改清理，办
公室每月进行一次全面检查，对安全卫生保持好的部门给予表扬，对做得差的
部门限期整改并给予批评，直至处罚。
第九条 传达人员必须严格遵守传达制度，坚守工作岗位，严格坚持来往人员登记制度、
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