新版三体系程序文件汇编(75页)

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程序文件汇编

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2019-08-01 发布                                      2019-08-01 实施
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文件控制程序
记录控制程序
环境因素识别与评价控制程序
危险源辨识和风险评价控制程序
信息交流控制程序
相关方管理控制程序
运行控制程序
污染物管理控制程序
生产和服务提供控制程序
内部审核控制程序
合规性义务和评价控制程序
产品的监视和测量控制程序
绩效测量与监视控制程序
不符合与纠正措施控制程序
应急准备与响应控制程序
事件调查控制程序
设计和开发控制程序
知识管理控制程序
变更管理控制程序
组织的环境、相关方分析及风险控制程序
                
1

文件控制程序

1.目的

对管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门使用文件的适宜性、充分性和有效

性。

2.适用范围

适用于公司质量环境职业健康安全文件和资料的控制。

3.职责

办公室负责管理体系文件的归口管理；

技术部负责技术文件的管理和控制；

研发部负责设计研发和技术协议等文件的控制管理；

 各部门负责归口外来文件的控制管理。

4.工作程序

管理体系文件分为三个层次，分别是 层文件《管理手册》；层文件《程序文

件》； 层文件有：作业指导书、操作规程、管理制度、国家行业标准等。

文件的审批流程

 层文件：《管理手册》由综治办编写、常务副总审核，总经理批准。

 层文件：《程序文件》由编写小组负责编制，管理者代表审核，总经理批准。

 层文件：由管理部门编写，部门负责人审核，分管副总批准。

 公司行政文件

 人事任命文件

高层管理人员任命由总经理提名，董事会审核，董事长批准后发布；部门中层正职

管理人员任命由总经理提名、董事长批准后发布；部门中层副职、班组长任命，由分管

副总提名、总经理批准发布。

 其他文件

其他文件由主管部门起草，经部门负责人、分管副总、总经理审批后发布。

文件的控制管理

文件编写格式统一按照《体系文件编写导则》要求进行编写。

技术部负责工艺规程、产品标准等文件发放和回收控制管理。

研发部负责新产品研发文件、 和使用说明书、技术协议等文件的发放控制管

理。

办公室负责体系书面文件的复印、发放和回收等的控制管理（技术文件除外）。

综治办负责  系统电子版文件授权的控制管理，负责各部门书面文件发放及变更

的登记。各部门负责本部门电子文件的归档管理和控制。

文件应保密，不准私自外泄及复印，严格执行保密制度；需借阅时申请批准，并

建立文件借阅记录。

文件的管理

建立“文件发放和回收记录”

各部门应建立本部门的“文件发放和接收记录”，并对其变动情况实行动态管理，

随时掌握文件的现行修订状态和有效版本，保证各使用场所文件的适宜性和有效性。

文件的借阅

借阅文件应填写 “文件记录借阅记录”，经文件保管部门的负责人批准后，即可借

阅，涉密文件要经分管副总或总经理批准。

文件的增发

需要增加书面文件的，由需求部门提出申请经部门负责人批准后，统一由办公室、

技术部和研发部按《文件控制程序》进行控制发放。

文件的补领

使用中的文件因破损无法使用或丢失时，应到文件发放部门办理更换或补发手续，

经原批准人批准后发放；更换的文件分发号不变。当公司内部机构调整或人员变更时，

应做好文件交接工作。

文件的作废、销毁和留用

文件更新或换版时，由文件发放部门依据文件发放记录及时收回旧版本，发放

新版本，填写回收记录，并加盖“作废”标识。

作废的和超过保管期的文件，由办公室填写文件销毁清单，经分管副总批准后

方可处理，销毁时应有二人在场，并在销毁单上签名。

作废文件由编写部门规定保存期限，对需保留以备查用的作废文件，加盖“保

留作废”章，分别存放，并予记录。

文件的保管、归档、状态识别

文件保管、归档应编目整齐，保存完好，各部门在撤销、合并时，应及时回收

作废文件。

文件管理部门应根据文件发放情况，及时更新有效文件清单（一般每年一次）。

外来文件的控制

对直接引用的外来文件，由归口部门负责审查其适用性，按受控文件发放使用；

并由归口部门于每年定期对其有效性进行技术查新，确保有效。

对各部门适用的法律法规、标准规范，由归口部门通过相关媒体、网络等查询

更新，确保其适用性。

文件的更改

文件需要更改时，由原编写部门提出申请并填写《文件更改单》，经原批准人批

准后，并经综治办备案，由办公室、技术部或研发部收回文件统一更改，填写更改记录，

并按更改单的要求在更改位置标识更改次数（、、 ）和更改记录处数

（、、）。

文件的更改方式采用划改或换页

划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。即在

原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容。

换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效

面积的 或划改次数不得超过 次，否则必须作换页处理。

因公司产品、组织机构、管理模式等发生改变时，由原编写部门对原文件进行评

审，以确定文件是否需要更新，对更新的文件更改，应再次评审。

5.相关文件和记录

《体系文件编写导则》

文件记录更改申请单

文件记录销毁清单





记录控制程序

1.目的

为了加强体系运行记录的规范管理和有效的控制，保证记录满足可追溯性要求，为

管理体系有效运行提供客观证据。

2.适用范围

适用于公司管理体系范围内记录的控制管理。

3.职责

 办公室负责体系运行记录控制的归口管理；

 各部门负责本部门运行记录的控制管理。

4.工作程序

记录的控制范围与分类

记录包括：管理体系文件规定提供的记录及其他记录（包括电子存储介质），也

包括来自相关方的记录。

记录的分类包括：各种管理记录、操作记录、监视测量记录及电子记录等。

记录的填写

按记录设置内容逐项填写，不得空项。某些项目不需要填写时，必须用“明示。

填写记录时，一律用黑色钢笔或签字笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确

识别，填写人员签名时必须签全名。

记录的内容应完整、齐全，提供的数据、资料应准确、语言要简练。

各种管理记录、操作记录、监视和测量记录等要及时填写，不得后补、伪造。

记录填写完，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性，

并为制定纠正措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用

“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录

一律作废。

记录的管理

记录的编号

根据《体系文件编写导则》规定进行编号。

记录的编制、修改

填写“记录表格编制修改申请表”，附空白记录表格，经部门负责人批准后方可使

用。

记录的使用

各部门应建立本部门“文件记录清单”，并保存空白表格，当需要使用新版本记录

时应规定使用时间。

记录的贮存、保管、处置

使用记录原则上由使用部门自行保管，并分类明确，贮存在适宜环境中，防止变

质、

损坏、丢失。

当人员发生变更时，做好交接工作。

各部门应收集整理有关记录，建立记录台帐，要求保存期限在 年以上的，应按

年

度移交办公室保存；办公室对移交的记录，在移交清单上签收，分类存放，建立管理台

帐。

各类记录根据法规、合同、产品特点和工作需要确定保存期限，一般 年。具

体保存期限由记录形成部门规定并明示在文件清单上。

对超过保存期限且无查考价值的记录可销毁。对需处理的记录，由部门负责人填

写记录销毁清单，经分管副总批准后方可处理。销毁时，必须二人在场，并在清单上签

名，清单应保存年。

记录的借阅

借阅记录必须经记录管理人员同意后方可借阅。若与借阅的记录内容无直接关系

的人员，无权借阅。借阅人员须填写借阅记录。

借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完整和清洁，

由各部门记录管理人负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发

生，出现以上问题时，要追究借阅者的责任。

外部人员借阅记录时，需经记录保存部门批准后方可办理借阅手续。

5.相关文件和记录

《文件控制程序》

《体系文件编写导则》

文件记录清单

文件记录销毁清单

文件记录借阅记录

环境因素识别与评价控制程序

1.目的

为识别、评价和更新公司的活动、产品和服务中能够控制的以及可期望对其施加

影响的环境因素，评价其环境影响的程度，从而确定重要环境因素，为制定环境目标、

指标提供依据。

2.范围

适用于公司在生产活动、产品和服务中环境因素的识别与重要环境因素的评价、更新

与管理。

3.职责

环境部负责组织各部门对环境因素进行识别与评价，汇总各部门环境因素，确定重

要环境因素，编制重要环境因素清单；

各部门负责本部门环境因素的识别与更新；

分管副总负责重要环境因素的审核、批准。

4.术语和定义

环境因素：一个组织的活动、产品和服务中与环境或能与环境发生相互作用的要素。

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