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【管理制度】集团公文管理制度

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公文管理制度
编制：集团人事行政中心 日期：___20 2X 年 月 ___
审核：　　　　　　　 日期：_______________
批准：　　　　　　　 日期：_______________
_
发布日期：202X年 月 日 生效日期：202X年 月 日
目 录
一、 总则........................................................1-2
二、 职责...........................................................2
三、 公文种类...................................................2-3
四、 公文格式...................................................3-6
五、 行文规则......................................................6
六、 公文办理.................................................7-11
七、 公文立卷、归档和销毁....................................12
八、 附表.............................................................
1、广东***投资集团有限公司呈批件
2、×××××××××有限公司呈批件
3、广东***投资集团有限公司拟稿发文审批表
4、广东***投资集团有限公司传真件
5、广东***投资集团有限公司收文处理专用纸
6、广东***投资集团有限公司内部文件传阅单
7、广东***投资集团有限公司公文收件登记表
8、广东***投资集团有限公司会议纪要模板
9、广东***投资集团有限公司发文模板（内部行文）
10、广东***投资集团有限公司发文模板（对外行文）
公文管理制度
第一节 总 则
1、为使集团公司及各下属子公司公文（以下简称“公文”）处
理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效
率，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制
定本制度。
2、适用范围：本制度适用于集团公司及各下属子公司、部门。
3、集团公司人事行政中心是公文处理工作的管理机构，主管并
负责指导集团公司各部门及各下属子公司的公文处理工作。
4、公文的定义：
（1）公文—指在集团公司在经营管理过程中形成的具有管理
效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。
（2）公文处理—指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关
联、衔接有序的工作。
（3）外来公文—指政府部门、行业协会等外企事业单位（转）
发给集团公司的公文。
（4）内部公文—指在集团公司内部使用的公文，包括集团下
发的或下属各子公司下发的规章制度、计划总结、报告、会
议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。
（5）上行文—是指各下属子公司向集团职能管理部门请求指
示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有
“请示、报告”。请示—是各下属子公司向集团职能管理
部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批
准某事项时使用的请求性上行公文。报告—是各下属子公
司向集团职能管理部门汇报工作、反映情况、提出建议、回
答上级询问的上行公文。
（6）下行文—是集团或集团职能管理部门向各下属子公司下
发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。
（7）平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各下
属子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有
“函”。
5、公文管理是指集团及下属子公司行政公文管理。具体包括：
集团下发的公文；各下属子公司上报或下发的公文；集团
各部门上报或下发的公文；集团及各下属子公司对外（包
括政府机关、其他事业单位）往来公文等。
6、公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密
安全。
7、公司各部门及各下属子公司应当指派专人具体负责公文处理
工作，公司领导、各部门负责人、各下属子公司负责人应加
强对本部门、本公司公文处理工作的领导和检查。
第二节 职 责
1、集团人事行政中心为集团公司公文的归口管理部门。
2、人事行政中心负责接收和处理外来文件及各下属子公司对集
团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发
的公文文件，并对集团各下属子公司的公文处理工作负有
检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的子
公司、部门及个人进行处罚。
3、各下属子公司行政部负责本公司上报、下发文件的归口管理，
负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下
发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。
4、各下属子公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负
责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编
号保管存档等工作；
5、发文资格：
集团所属一级部门（各下属子公司）、二级部门（各人事行
政、审计、财务等职能部门）为具备发文资格的主体，其它部
门或单位一律禁止发文。集团层面项目组及工程部经授权后，
各项目组、工程部门具备发文资格。
6、发文效力：
公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但
非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支
持。
第三节 公文种类
根据实际，公司日常使用公文种类有：
1、决议：适用于经董事会、总经理办公会等重要会议讨论通过
的重要决策事项。
2、决定：适用于重要事项或重大行动的确定性安排。
3、通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的公
文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知
或共同执行的事项；任免和聘用干部；印发“规定”、“办
法”、“细则”等。
4、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
5、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和
建议，答复上级单位询问。
6、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得
带请示问题。
7、批复：适用于答复下级单位请示事项。
8、函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问题；
向有关主管部门请求批准等。
9、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第四节 公文格式
1、公文版头：
现有公司公文版头共二种：
（1）公司名称（对外上行文或平行文使用）。例“广东***投
资集团有限公司”。
（2）公司名称+文件（集团内下行文以及集团公司各部门使
用）。例“广东***投资集团有限公司文件”。
2、公文排版格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标
识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印
章、附件、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。
为保证公文的严肃性、完整性、正确性及有效性，为公文
处理工作提供方便，对公文排版格式统一规范如下：
（1）眉首、版记
公文首页红色反线以上各要素统称眉首（上行文和平行
文、下行文的眉首具体要求见附件二《公文排版格式》），包
括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号。
发文单位标识使用方正小标宋简体字，用红色标识，字号以
醒目、美观为宜，一般应小于22mm×15mm，联合行文，
主办单位应当排列在前；发文字号居中。
置于主题词以下的各要素统称版记，应写明主题词、
抄送单位及打印份数等事项，字体均为3号仿宋体，“主题
词”3字为3号黑体。
秘密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、
“秘密”。紧急公文应注明“特急”、“加急”、“平急”。
秘密公文须在文件右上角注明，字体为 3号黑体。
（2）标题
标题注意醒目、美观。
① 文章标题。一个完整的标题应包括发文单位、事由、文
种三要素。标题应准确、简要地概括公文主要内容。排法应视
字数多少而定，可排单、双行（原则上不超过3行），12 字
以内的标题一般居中排1行。注意每行不要两头顶格，长度
最好不要超过正文的 3/5。分行时不要把两个字以上的词分
开，各行字数可相等或不等。标题字间距视长短而定，字体
用2号黑体。标题与红色反线之间空 2行，标题与主送机关
之间隔开 1行。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一
般不用标点符号。
② 段落标题。字体采用3号黑体，其字数较多时建议与下
文空开一行。
③ 段落序号。应按照主次顺序在行头分别列为：一、
（一）、1、（1）等。
3、发文字号
包括单位代字、年份、顺序号。 公司公文发文字号：
（1）公司文件（对外及对上行文）：***〔201×〕×号。如***
〔2012〕1号
其中：“***”代表发文单位“广东***投资集团有限公司”，
〔2012〕为年份，“１号”为文件的顺序号。
（2）公司内部文件（对公司内部发文）：***×〔2012〕×号。
例如***人〔2012〕1号，“***人”代表发文部门“广东*
**投资集团有限公司人事行政中心”。
联合发文的，只注明主办单位发文字号，不得有两个发文
字号。（公司及各下属子公司简称和行政文件发文代字、发
文字号规定待定）
4、主送单位
主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文
之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，
排列顺序力求相对统—。向上请示、报告公文，一般只有一个
主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他
单位，可用抄送形式。
5、正文
正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精
炼。正文起于主送机关名称下一行，字体采用3号仿宋体。字
距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上页边距为3厘
米，下页边距为3.5 厘米，左、右页边距各为 2.9 厘米，每
页28 行，每行22 字。
6、附件

标签： #管理 #公文

摘要：

公文管理制度编制：集团人事行政中心日期：___202X年月___审核：　　　　　　　日期：_______________批准：　　　　　　　日期：________________发布日期：202X年月日生效日期：202X年月日目录一、总则........................................................1-2二、职责...........................................................2三、公文种类...................................................2...

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