【管理资料】集团档案编码制度

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集团档案编码制度

文件编号： WI-A-14

文件版本： A/0

文件类型：制度文件

部门总裁办

提报人XXX

编制XXX

审核3XXX

批准XXX

发布时间自批准之日起

实施时间自批准之日起

修改记录

版本修改时间修改人批准人修改内容说明执行时间

A/0 2011/04/29 XXX XXX 新增制度自批准之日起

1 目的

为完善公司档案资源管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，适应公司档案资源管理信息化的要

求，维护公司利益，防范风险，制定本制度。

2 适用范围

2.1 本制度适用于公司所有档案实体。

3 术语和定义

3.1 全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

3.2 案卷：由互有联系的若干文件组合而成并装订成卷放入档案盒的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、

编目和统计的基本单位。

3.3 档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计

监督作用。

3.3 全宗号：指立档单位的代号。例如：无锡食尚网络科技有限公司的全宗号为 WXSS。详见附件 1《公司档案全

宗号代码表》。

3.4 类别号：全宗内档案类别的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的类别号。例如：会计档案类会计凭证的

类别号位 KJ01，详见附件 2《公司档案类别号代码密级及保管期限表》。

3.5 案卷号：类别内案卷的顺序号，在同一个档案类别内不允许出现重复的案卷号。

3.6 来源原则：指按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混

淆的整理原则。来源原则起源于近代法国的“尊重全宗原则”。

3.7 事由—年度—保管期限分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先按照档案反映内容将全宗内档案分成

各个类别，再根据档案形成的年份进行分类，然后按照档案的保管期限对档案进行整理分类。

3.8 年度—保管期限—机构分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先将档案按其形成的年度进行分类，

然后将档案按划定的保管期限分类，最后将档案按其形成或承办机构分类。

4 档案编码的依据

为保持档案之间的有机联系，根据国家档案局发布实施的《档号编制规则》（DA/T 13-1994）和归档文件整理

规则(DA/T22-2000)的具体要求，结合无锡食尚网络科技有限公司《公司档案资源管理制度》中对公司档案种类的

划分，以及对每一大类档案的二级分类方法，依据档案管理的“来源原则”，参照“事由—年度—保管期限分

类法”及“年度—保管期限—机构分类法”制定本编码规则。

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5 档案编码的原则

5.1 唯一性原则：制定档案编码的规则时，须保证在应用该规则进行档案编码时，对同一档案不会出现相同编

码，并且不会出现空号漏号现象。

5.2 稳定性原则：编码规则一旦确定，将长期使用。

5.3 实用性原则：编码规则要尽可能简明，易编码、易识别、易操作，适应计算机和信息化技术应用的需要，便

于保管利用。

5.4 合理性原则：档号结构必须与公司档案的整理分类体系相适应。

5.5 扩展性原则：档号必须有适当的递增容量，以便适应不断扩充的需要。

6 档案编码的实施要求

6.1 档案编码的方法

公司档案一般以件为单位整理归档，工程项目档案中的基建档案需要立卷归档，按件归档与按卷归档采用

不同的编码办法。按照现有各类档案采用的不同的分类法，档号的编码采用不同规则，根据现有的档案数据及未

来的需要，档号的编制规则分为“年度—保管期限—机构分类法”编码、“事由—年度—保管期限分类法”编码

两大类，而“事由—年度—保管期限分类法”，又根据档案归档方式不同，编码分一文一件编码以及案卷文件

编码两类：

6.2 档案编码方法

采用“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码：

（1）行政管理类档案档号如：WXSS-XZ01-2011Y-0001；

（2）财务审计类档案档号如：WXSS-CW03-2011Y-0001；

（3）人事类档案档号如：WXSS-RS01-2011Y-0001；

（4）研发生产类档案档号如：WXSS-YF02-2011C-0001；

（5）营销事业类档案档号如：WXSS-YX01-2011Y-0001

6.3 档案编码的规则

6.3.1“年度—保管期限—机构分类法”档案编码的规则

文书档案、合同档案、产品档案档案编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、形成年度、保管期限和机构分

类，然后对同类文件编件号，件号以 4 位流水号方式展现。此编码规则中，类别内文件的件号是连续存在的，不

受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从 0001到 0100，第二盒档案的文件序号是从 0101到 0200。

6.3.1.1 档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号－年度保管期限－机构简

码—文件序号。

6.3.1.2 全宗号：4 个字母。详见附件 1《集团档案全宗号代码表》

6.3.1.3 年度保管期限：档案形成年份（4 位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1 个字母，详见附件 3《档案保

管期限代码表》）

6.3.1.4 机构简码：档案形成或承办机构的简称。2到3个汉字组成，详见附件 4《机构简码》。

6.3.1.5 文件序号：文件的顺序号（4 位阿拉伯数字组成，从 0001 编起）。文件序号按照归档先后顺序以流水号

的形式编著。

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集团档案编码制度文件编号：WI-A-14文件版本：A/0文件类型：制度文件部门总裁办提报人XXX编制XXX审核3XXX批准XXX发布时间自批准之日起实施时间自批准之日起修改记录版本修改时间修改人批准人修改内容说明执行时间A/02011/04/29XXXXXX新增制度自批准之日起1目的为完善公司档案资源管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，适应公司档案资源管理信息化的要求，维护公司利益，防范风险，制定本制度。2适用范围2.1本制度适用于公司所有档案实体。3术语和定义3.1全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。3.2案卷：由互有联系的若干文件组合而成并装订成卷...

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