【管理资料】档案管理常见的80个问题
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2024-06-27
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档案管理常见问题(一)
1. 在平时的档案管理中,如何避免在查阅和利用时才发现没有要查
找的文件资料?
答:这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。
而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门,配合人员。要他们的资
料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你
说的这个问题。但是,也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案
意识的强弱。
2. 房地产开发公司,公司各部门、各项目部,合同、资料,管理混
乱,收集不全咋办?怎样实现统一有效管理?
答:分类:文书类档案(政府公文、公司文件)公司内部资料类
档案(公司注册信息、证照;公司人力资源档案;公司管理文档)、
资质证书类档案(公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证
书)、合同类档案(工程类合同;设计类合同;材料设备类合同等)
编号:可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”
来进行分类的。
3. 多份会议记录可以归为一件吗?
答:如果你不是很会起文件题名,我建议还是各归各的。如果文
件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过,文书一般以件为
单位。我觉得还是分开的好。
答:也可以,你的题名一定要准确反映归档内容。
4. 09 年一月完成的 2008 年度的统计表放在哪一年啊?
答:放在 09 年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的
统计表,下一年才能做出来。而放在 08 年里日期是不符的。
5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀?
答:负责基建类档案归档管理的部门,指定专(兼)职人员在平时
做好基建项目材料的收集、积累,按竣工年度归档。但施工时间短的,
在基建项目验收后两个月内,按立卷要求分类整理装订;施工时间
跨度长的,可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一
个月内按立卷要求整理装订。
设备档案:一般的办公设备应随时归档,设备仪器安装调试完成
后即可归档。
6. 单位的档案是什么时候移交?是每个部门集中一起每年一次移交,
还是任何时候都可以啊?
答:是这样。工程档案是竣工后一个月内。财务档案是 2013 年移
交2011 年度的,也就是财务档案在财务部门保存一年。其他档案呢,
看自己具体管理的需要来协商。三个月移交一次或者更久一点都是可
以的。看你整理和归档方便。
7. 目前有几种文书档案整理的方法,分别是什么?
答:一般按一事一件的原则整理,并可整合文件(如请示与批
复,转发文与被转发文,正文与附件,正文与定稿整合归档).
8.请问“请示”和“批复”怎样来存,是做为一件还是分别来存?
答:同一事件批复在前,请示在后。作为一件存档。
9.档案库房修建时应注意什么?
答:档案库房应尽可能选择 1楼,不可选地下室,如 2楼以上要
考虑楼板承载。办公室选择阳面的的房子,库房选择阴面的房子,窗
子不要太大,避免日光。库房内不要走上下水管道,消防、暖气管道
很重要。如使用密集架,应将密集架轨道植入地板,方便书车推动。
消防要选气体消防。
10. 跨年度的会议记录应归到哪个年度?
答:跨年度的会议记录应归到会议的闭幕年。
11.许多单位会议上形成的领导讲话、工作报告,会后往往又以红头
文件颁发,这类文件内容基本相同,归档时该归哪一份?
答:归会后的红头文件。这个是正式的文件。
12.请教一下机要文件是否需要归档?
答:机要文件肯定需要归档。
13.会计档案必须要全部装进档案盒吗?
答:是的,会计档案要保持它的完整性。档案部门一般只给每一
凭证盖上档号章,录入系统,录入财务原有凭证号,打印备考。装盒
粘上脊背即可。
14.请教一下,基建档案档案室都收哪些?
答:整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程
中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录,包括基建项目
的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、
调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字
材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文
件材料。
15. 三室具体指的是什么啊?
答:三室:库房、办公室、阅览室。
16.准备升级的新建设档案室需要配备哪些必需品?
答:通常需要梯子、书车、密集架、防磁柜、温湿度显示仪,空气消
毒机、西北需要加湿器,南方、中原需要除湿机。
17.我们公司说所有档案实行电子化,不再归档纸张版。这行嘛?档
案法上也没有明确归档一定要归档纸张版。
答:公司这样做在档案管理上应该是不规范的,电子文件和纸质
文件在归档问题上将长期并存,形成电子文件和纸质文件的同时归
档,即双轨制,也叫双套制。双套制的实现可以是对电子文件制作
纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一
份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。“双
套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势
互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外,更重要
之处在于它是档案完整性与真实性的保证。如果把电子文件与纸
质文件视为同一份文件的两个部分,那么二者的地位和价值就显
得同等重要,将二者同时归档保存乃理所当然。这是采取双套归
档的根本原因。
就目前的科技水平,建议实行双轨制,纸质和电子同时存在。不
建议取消纸质档案。
18.谁知道购买一台档案库房加湿器,应该买多大型号的,大约要
多少钱啊?
答:加湿机的加湿量是需要按库房的面积核算的,不同品牌,不
同型号价格不同。。
19.编写全宗介绍时,应注意哪些问题?
答:一、介绍本全宗的历史概况。简要地叙述单位成立的时间、
人数、机构设置情况,主要领导的配备,单位的性质、任务及主要职
能活动情况,隶属关系以及全宗历史的沿革等。
二、介绍本全宗内档案内容和管理情况。这是全宗介绍的主体部
分。包括有:档案管理组织机构、档案管理网络、本全宗的分类方案,
立卷说明,档案号编制说明,归档范围,档案数量等。
三、本全宗内工作形成的各种记录,包括资料移交记录、查借阅
审批记录及利用登记表、库房温湿度记录、档案销毁记录等;
四、本全宗内信息化工作开展情况的介绍;
五、本全宗内编研材料种类、数量等情况介绍;
20.单位成立 10 多年了,文件材料从未整理过,最近,从下属单位
抽调了几个人员,进行突击整理。请问他们整理的案卷,备考表中立卷
人、检查人项目该由谁签名?
答:立卷人是当时整理档案的人员。检查人是档案室负责人。比
如主管。或者现在你那里有帮忙的人,你可以让她们谁整理的谁签立
卷人。你签检查人。这样就可以。一般比如部门经理虽然管理档案这
一块工作。备考表那么多。部门经理一般是不会签字的。
答:立卷人是整理的人员签名,一般指档案管理员。检查人是负
责检查整理归档文件质量的人员签名,一般是档案管理部门的领导。
21. 全宗卷包括哪些内容?
答:全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段,它是由在全宗管理
过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷,实质上是档案管
理活动中所形成的“档案”,是档案管理活动的原始记录,是围绕
全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全
宗的“档案”,但不是全宗内的档案,在管理上应单独存放并实施
统一管理,不能与全宗混在一起,也不能将其作为全宗内的一个案
卷对待。
全宗卷包括:档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工
作方案、档案实体分类方案(分类表)、移进移出记录及手续(凭
据)、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录,
以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、
档案销毁清册等。凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历
史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。
全宗卷的主要内容具体包括:
1、档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源
和价值说明等。
2、档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小
结等。
3、档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、
销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4、档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护
措施,档案的抢救与修复情况汇报等。
5、档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计
表等。
6、档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说
明,档案汇集和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益和经
济效益的典型事例等。
7、档案管理新技术应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字
说明材料。
22.对材料题名的补充,该用什么符号?因为有的标题太广泛,不
便查找。
答:档案人员自拟内容用[]中括号。
23.档号章里的内容手写不大好看,有没有更好的办法?
答:建议保管期限直接刻制,档号中分类号、件号等数码使用打
号机。
24.特殊载体档案在录入的时候都录入哪些必须字段?
答:这得看你们的软件设置了那些。一般录入年度,档号,保管
期限,题名,起止和终止日期。
25.基建档案如何整理?
答:一、整理原则
1、遵循基建档案的自然形成规律,保持档案材料之间的有机联
系,便于保管和利用。
2、充分利用原有的整理基础。
3、区分不同项目,保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目
内,应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、
扩建、改建的全过程。
二、整理方法与步骤
一般分两个过程完成:
1、文件材料形成之后,由基建部门或基建人员在本单位综合档
案室档案员的协助下进行整理—组织保管单位进行基本编目—向综
合档案移交归档;
2、移交之后,由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排
列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。
基建档案的整理工作包括以下步骤:
对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。
1、对文件材料属性的鉴别
⑴文件材料属性的鉴别
就是将基建文件同其它文件,如房地产权文件(包括房改文
件)、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区
分开来。
应注意:凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料,应
纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般
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档案管理常见问题(一)1.在平时的档案管理中,如何避免在查阅和利用时才发现没有要查找的文件资料?答:这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门,配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是,也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。2.房地产开发公司,公司各部门、各项目部,合同、资料,管理混乱,收集不全咋办?怎样实现统一有效管理?答:分类:文书类档案(政府公文、公司文件)公司内部资料类档案(公司注册信息、证照;公司人力资源档案;公司管理文档)、资质证书类档案(公司各类资质证书、公司人...
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