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【管理资料】文书管理制度

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文书管理制度
制度名称 文书管理制度 受控状态
编 号
执行部门 监督部门 考证部门
第一章 总则
第1条 目的
为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，
特制定本制度。
第2条 范围
本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。
第二章 收文
第3条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进
行签收。
第4条 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核
对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
第5条 签收文件应签写姓名并注明时间。
第6条 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文
登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单
位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、
汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。
第7条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存
档。
第三章 发文
第8条 企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签
发；企业本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，由总经
理签发。
第9条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
第10 条 在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文
件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制
度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执
行，一般不用企业文件的形式发布。
第四章 分文
第11 条 外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分
送各有关部门处理。
第12 条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接
送收文部门登记签收。
第五章 会签
第13 条 需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。
第14 条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职
责及时认真处理并签署意见。
第15 条 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺
序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单
位，则处理后将本文件转送行政管理部。
第16 条 重要文件的审核、批示与执行
涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇
总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发
相关部门予以执行。
第六章 立档
第17 条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立
档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。
第18 条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码
号，卷首有案卷目录。
第19 条 文件档案用卷宗按规定装订保存。
第七章 文书日常管理
第20 条 借阅
（1）凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部
门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。
（2）文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安
全，阅后在规定时间内归还。
（3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。
第21 条 保管
（1）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。
（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防
湿。
（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私
自摘录或对外泄露。
第22 条 文件的销毁
文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监
督销毁，任何人不得私自销毁文件。
第八章 附则
第23 条 本制度由行政管理部负责解释，自颁布之日起实施。
编制日期 审核日期 批准日期
修改标记 修改处数 修改日期

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摘要：

文书管理制度制度名称文书管理制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条目的为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。第2条范围本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。第二章收文第3条签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。第4条签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。第5条签收文件应签写姓名并注明时间。第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在...

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