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【文件编号】档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式

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3.0 2024-06-28 0 0 246.69KB 18 页 1库币 海报
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档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案管理制度
档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人
员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强
档案建设。
（一）档案收存的范围
1、行政档案：
① 上级下发的各类文件
② 发出的的各类文件
③ 及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等
④ 各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等
⑤ 出具的或盖章的信函、报表等
⑥ 各类统计资料
2、人事档案
① 在编人员的档案材料
② 人员招聘的相关材料
③ 各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④ 工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤ 挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥ 工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦ 工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧ 工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案
① 日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
② 年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③ 专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④ 对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤ 各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥ 固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦ 年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案
① 历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、
下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
② 历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③ 各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④ 教员、考评员队伍相关资料。
⑤ 各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥ 各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦ 因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、
录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。
其它有价值的资料。
（二）档案管理体制：
档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。
1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。
2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责
对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。
3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专
（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。
4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年
建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起
向档案室移交。
（三）立卷和归档
1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。
2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。
3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机
立卷并归档。
4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。
5、各部门业务档案（除专项档案外）要在年初分类立卷，次年初归档。
6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即时形成，即时归档。
7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。
8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷
归档。
9、归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完
整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、
分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的
资料，不能混合立卷。
（四）档案保管和使用
1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页
数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。
2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜（箱），安置防盗门、窗和消防器材，
确保档案安全。
3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。
4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、
不错漏任何案卷（含音像网络资料）。
5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。
6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及
时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损
失大小，追究责任。
文书档案的整理方法
一、概念
文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料 ，
即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性
的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前
我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、
布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单
位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等
等）。 归档文件材料：立档单位在其职能活动中
形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
1、归档文件规范整理基本要求
归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工
作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案
局第 8 号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审
批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北
省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件
辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值 ，
便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的
业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤
归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的
规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、
编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法
1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全
完整？概括为十句话：
一是处理完毕的文件材料要随时收；
二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；
三是本单位发文，在盖章时当时收；
四是会议材料，要事先做好工作及时收；
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
六是常规性的文件材料，要逐项收；
七是在机构人员变动时，要提前收；
八是结合年终检查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局 8号
令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材

标签： #管理

摘要：

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位...

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