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【档案编号】档案分类编号规定

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3.0 2024-06-28 2 0 123.48KB 8 页 1库币 海报
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档案分类编号规定
一、总则
为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好
地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类
本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持
档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分
为八大类进行保管。
序号
名 称
代号
1
合 同 类
H
2
行政管理类
G
3
会计档案类
K
4
资 产 类
Z
5
声 像 类
S
6
荣誉证书类
R
7
项目管理类
X
8
图书管理类
T
三、档案编号方法
本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分
组成。公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用
“—”隔开。
“J&A”为公司代号，即为“深圳市姜峰室内设计有限公司”英文名称的缩写。
档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示；短期卷用“C”表
示，标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：
1、合同类：J&A /H—X—XXXX—XXX
属类号
合同类属类号分为：S设计类；T其他类。
2、行政管理类：J&A /G —X—XXXX—XXX
属类号
行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结
汇报； D档案信息管理。
3、会计档案类：J&A /K—X—XXXX—XXX
属类号
会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。
4、资 产 类：J&A /Z—X—XXX
资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。
5、声 像 类：J&A /S—X—XXXX—XXX
属类号
声像类属类号分为：L录象带类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。
6、荣誉证书类：J&A /R—X——XXX
属类号
荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。
7、项目管理类：J&A /M—XXX——XXXX—XXX
案卷顺序号
年代号
案卷顺序号
年代号
案卷顺序号
年代号
案卷顺序号
案卷顺序号
年代号
案卷顺序号
属类号
项目名称
8、图书管理类：J&A /T—XX——XXX
编码
属类号
图书管理类属类号：建筑工具书 JG；其他工具书 QG；建筑书 JH；美术书 MS；购买
杂志 GZ；订杂志 DZ。
五、档案编号示例：
J&A /H — S — 2006 —026
上述编号的文件是：深圳市姜峰室内设计有限公司 2006 年合同档案设计类第 026 号文
件。
年代号
附件一：
归档范围及保管期限表
名称
属类号
归 档 范 围
保 管
期 限
（H）
合同
类
S
T
1、设计合同
2、其它类合同
永久
长期
（Z）
政
务
综
合
1、筹建本公司的可行性报告，申请与政府批文。
2、营业执照、资质证书
3、公司验资报告
4、公司的经营目标、长期规划以及总体发展规划。
5、本公司董事会议
（1）会议纪要、记录、重要的汇报材料。
（2）一般性文件。
6、本公司颁发的决定、决议、指示、条例、规定、通知、通报等。
（1）重要的
（2）一般的
7、公司关于企业管理的各项规章制度，以及各职能部门的职责范
围和岗位责任制。
8、公司的设计部的各种工作流程、出图制度以及质量控制管理的
相关规定。
9、公司的财务的基本情况报表。
（1）年度的；
（2）季度和月份的。
永久
永久
永久
永久
永久
长期
永久
长期
长期
长期
永久
永久
（G）
行
政
管
理
类
（H）
会总
议结
纪汇
要报
1、本公司的各种工作计划、总结、报告。
（1）年度或年度以上的。
（2）季度、月份的。
2、本公司各职能部门形成的工作计划、总结。
3、公司会议形成的重要文件、记录。
4、公司年度活动计划。
长期
长期或短期
长期或短期
长期
长期
（D）
档案
信息管理
1、本公司概况，大事记及反映本公司重要活动的各种文件材料。
2、本公司编印的简报。
3、本公司档案管理各种规章制度和办法。
4、本公司档案验收文件以及交接清单。
5、档案目录、销毁清册、凭证。
6、本公司财产、物资等的交接凭证、清册。
永久
长期
永久
永久
长期
长期
名称
属类号
归 档 范 围
保 管
期 限
（R）
人
事
管
理
·
培
训
计
划
1、本公司对职工任免、升级、调资、技术职称聘任的文件资料。
2、本公司人事劳资方面的各项规章制度。
3、本公司对职工奖励、处分的文件资料。
4、本公司录用、转正、定级、调资的文件材料。
5、本公司工资条例及标准。
6、员工花名册。
7、公司对先进个人的表彰和奖励的文件资料。
8、员工教育培训计划、方案的有关材料。
（1）重要的。
（2）一般的。
长期
长期
长期
长期
永久
长期
长期
长期
短期
（P）
会计
凭证
1、原始凭证、记帐凭证。
2、银行存款对帐单、银行存款余额调节表。
长期
长期
（Z）
会计
帐簿
1、总分类帐、明细分类帐。
2、银行日记帐、现金日记帐。
3、固定资产明细帐、固定资产卡片。
4、辅助帐簿。
永久
永久
永久
永久
（B）
会计
报表
1、年度财务报告。
2、月、季、年财务报表及财务分析。
3、公司内部各种统计报告
永久或长期
短期
短期
（K）
会
计
档
案
类
（H）
会计
综合
类
1、会计移交清册。
2、会计档案保管清册。
3、会计档案销毁清册。
长期
长期
长期
（Z）
资
产
类
家具（J）
电器（D）
设备（S）
1、各种办公家具统计表。
2、各种电器维修保养手册以及统计表。
3、各种设备的维修保养手册以及统计表。
永久
永久
永久
（R）
荣誉
证书
类
证书（Z）
奖杯（B）
1、本公司荣获颁发的奖状和证书。
2、登载本公司作品的报刊、杂志。
3、各种奖品事物。
永久
长期
永久
名称
属类号
归 档 范 围
保 管
期 限
（S）
声
像
档
案
类
光盘（G）
照片（Z）
反转
片 （P）
录像
带 （L）
1、反映公司发展过程的录象带、照片、剪报。
2、公司举办各种集体活动，文体活动的照片。
3、公司召开重要会议的照片、录象带。
4、领导及贵宾来本单位视察、参观时形成的照片、录象带等材料。
5、外出开会参观、考察带回来的有查考保存价值的照片、录象带。
6、公司获得的奖状、奖杯、奖品、奖章和证书的照片。
7、公司职工教育、员工培训情况的照片、录象带。
8、公司一般性会议形成的照片。
9、各类工程实景照片、反转片以及光盘。
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
（WL）
往来
函件
1、 图文传真、联系函、各类通知以及会议纪要等。
2、 设计变更、补疑、澄清。
3、 招投标文件。
4、 施工检查、图片以及对应图纸
长期
长期
长期
长期
（FA）
方案
设计
1、 方案设计图册。
2、 效果图。
长期
长期
（SG）
施工图
设计
1、 施工图蓝图、硫酸图。
2、 竣工图蓝图、硫酸图
长期
长期
（X）
项目
管理
类
（DZ）
电子
文档
1、 往来函件。
2、 方案设计成果。
3、 施工图设计成果。
长期
长期
长期
（T）
图书
管理
类
JG
QG
JH
MS
GZ
DZ
1、建筑工具书。
2、其他工具书。
3、建筑书。
4、美术书。
5、购买杂志。
6、订杂志。
长期
长期
长期
长期
长期
长期
档案管理制度汇编
一、档案管理制度
二、档案分类编号规定
三、归档范围及保管期限表
四、档案分类一览表
五、档案管理职责划分
二OO 六年十二月
档案管理职责划分
一、行政总监档案管理职责划分：
1、设计合同原件归档管理
2、行政管理类
二、办公室文员档案管理职责划分：
1、合同管理
2、声像档案管理类
3、荣誉证书类
4、图书管理类
5、员工档案资料管理（分项）
三、设计部文员档案管理职责划分：
1、项目管理类
2、公司各类活动资料收集管理（分项）
四、财务室档案管理职责划分：
1、会计档案类
2、资产类
摘要：

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