【档案管理】档案管理制度及标准

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档

案

管

理

文档编号 202101001

编辑人 XXX

行政经理 XXX

总经理 XXX

第 2 页共 16 页

制

度

公司名称：

执行日期：

目  录
目的.....................................................................................................................................2
适用范围.............................................................................................................................2
职责.....................................................................................................................................2
管理要求.............................................................................................................................3
1   档案工作总则............................................................................................................3
2 档案工作组织...........................................................................................................4
3 档案工作制度...........................................................................................................4
4 档案业务工作...........................................................................................................6
5 档案信息化建设.....................................................................................................11
6 档案工作设施设备.................................................................................................13
引用文件...........................................................................................................................15
相关记录...........................................................................................................................15
附件...................................................................................................................................15

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1 目的

为明确公司档案工作原则、组织和制度要求，建立公司档案业务工作、档案信

息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南，特制定本标准。

2 适用范围

本制度标准适用于XXXXX有限公司。

3 定义与缩写

档案：公司各职能中心/部门在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价

值的各种形式的文件。

档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。

电子档案：具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件

档案信息化：运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合

维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

4 职责

4.4 部门 / 岗位：公司总部

4.5 职责与权限：

（1）公司应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度

将档案工作纳人企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

（2）公司应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员

岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。

（3）公司应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

（4）公司资产与产权变动时应做好档案的处置工作。

（5）公司应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成

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档案损失的相关人员给予处分。

4.6 部门 / 岗位：公司总部各职能中心 / 部门

4.7 职责与权限：

（1）公司总部各职能中心/部门负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。

（2）公司总部各职能中心/部门的文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、

准确和形成质量负责。

（3）专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.8 部门 / 岗位：各级档案管理部门

4.9 职责与权限：

（1）统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用

移交等有关规章制度。

（2）负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

（3）指导公司各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

（4）监督、指导、检查公司所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工

作。

（5）公司总部各职能中心/部门应依照本标准要求向公司档案室移交档案。

5 管理要求

5.1 档案工作总则

5.1.1 档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分，档案工作是公司各项经营

管理活动的基础性管理工作。

5.1.2 档案工作应以公司内部各公司的资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、

统一制度、统一标准。

5.1.3 档案工作应以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，

运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为公司的经营管理和持续

发展提供有效服务。

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5.1.4 公司应采取必要措施，维护档案的完整、准确、系统与安全。

5.2 档案工作组织

5.2.1 组织系统建设

5.2.1.1 档案工作领导

公司总部各职能中心/部门应确定档案工作的分管领导。公司档案室分管领导为

公司综合管理中心总经理，公司总部各职能中心/部门档案工作的分管领导原则

上应为公司第一负责人。

5.2.1.2 档案机构设置

公司档案室是负责公司档案管理工作的常设机构，公司各职能中心/部门应根据

规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。

5.2.1.3 档案人员配备

公司档案室应配备与公司经营管理活动相适应的专职档案人员；公司总部各职

能中心/部门应配备专职或兼职档案人员，同时应保持档案人员相对稳定。

5.2.1.4 档案工作体系

公司应建立以公司档案室为核心，公司总部各职能中心/部门专兼职档案人员为

基础，行政负责人为第二责任人、公司总经理为第一负责人为的三级档案管理

工作体系。

5.3 档案工作制度

5.3.1 基本法档案管理工作标准

5.3.1.1明确公司各职能中心/部门文件形成、归档责任。

5.3.1.2主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责

要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档

案的处置原则，解释权限等。

5.3.2 管理制度

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5.3.2.1文件归档要求。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归

档质量要求以及归档控制措施。

5.3.2.2档案保管要求。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案

清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求

和库房管理员职责。

5.3.2.3档案鉴定销毁要求。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时

间等要求。

5.3.2.4档案统计要求。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

5.3.2.5档案利用要求。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权

限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。

5.3.2.6档案保密要求。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密

责任。

5.3.2.7电子档案管理要求。应对公司各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理

和利用要求。

5.3.2.8档案管理系统操作要求。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系

统软件、硬件的操作要求。

5.3.3 业务规范

5.3.3.1文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制

要求和档案装具要求等。

5.3.3.2档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

5.3.3.3文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期

限。

5.3.3.4特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

5.4 档案业务工作

5.4.1 文件的形成、积累

5.4.1.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

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5.4.1.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工

作档案人员保管。

5.4.2 文件整理与归档

5.4.2.1 文件整理

文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文

书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合相关工作规范的要求。

5.4.3.2 文件归档范围

公司总部各职能中心/部门在筹备、建设、经营、管理等活动及产权变动过程中

形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。

5.4.3.3 归档文件的主要来源有：

（1）本公司形成的文件；

（2）本公司引进项目、外购设备等接收的文件；

（3）所属单位及参股企业应向本公司提交的文件；

（4）本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件；

（5）本公司执行、办理的外来文件。

5.4.3.4 公司应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。

5.4.3 公司总部各职能中心/部门文件归档时间

5.4.3.1 经营管理工作、行政管理工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一

季度归档。

5.4.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分

阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

5.4.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；

外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

5.4.3.4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向

档案部门移交。

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5.4.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归

档时间一致。

5.4.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，

或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

5.4.3.7 更新、补充的文件，公司内部机构变动和员工调动、离岗时应清退的文件，

公司资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时

归档。

5.4.4 文件归档要求

5.4.4.1 公司应实行公司总部各职能中心/ 部门及专项工作的文件收集、整理、归档

责任制。公司总部各职能中心/部门及专项工作专兼职档案人员应按照规定将

文件整理后归档。

5.4.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹

应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

5.4.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

5.4.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译

文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

5.4.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加

份数。

5.4.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。

主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

5.4.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《文件交接登记表》。重要项目文件归档时

应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

5.4.5 档案收集工作

5.4.5.1 文件归档的交接

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（1）公司总部各职能中心/部门应于每年度公司档案室通知时间进行档案移

交工作，同时应将《文件交接登记表》随同已整理的文件向公司档案室

移交；公司档案室应于每年 7月30 日之前完成上年度档案的接收工作，

（2）公司档案室在接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《文件交接

登记表》上签字后各保留一份。

5.4.5.2 档案与资料的收集

（1）公司应接收所属单位应向本公司提供的档案。

（2）公司应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。

（3）公司可根据需要收集宣传报道本公司的新闻资料。

（4）公司可根据研发和市场竞争的需要收集与本公司经营范围相关的资料。

（5）公司可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。

5.4.6 档案整理工作

5.4.6.1 公司档案室和各级档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。

5.4.6.2 分类方案应依据公司和各分子公司管理职能，结合档案形成特点制定，并应

保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

5.4.6.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设

定。

5.4.6.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。

5.4.6.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。

5.4.6.6 档号可采用“[全宗号——]分类号(或项目代号或目录号)——案卷号(或件号

或盘、盒、张号)”([]表示可选)结构。

5.4.6.7 全宗号由公司根据对所属单位集中统一管理档案的需要和各分子公司产权变

更情况自行设定。

5.4.6.8 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其

他载体档案保管单位的档号。

5.4.6.9 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

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