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【管理制度】公司公文管理制度

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3.0 2024-06-28 0 0 45KB 14 页 1库币 海报
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公文管理制度
一、目的
为适应公司发展需要，不断提高企业公文处理水平，使公文处理准确、及时、规范，
逐步实现公文管理的科学化、制度化和规范化，确保公司各项工作的高效、有序、协调开展，
特制定本制度。
二、适用范围
适用于集团各办、中心、分子公司公文管理。
三、管理职责
(一)公司的公文包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工
作。
（二）集团及各办、中心、分子公司公文由企管中心统一收发、传阅、立卷和归档。
（三）企管中心负责集团的公文处理工作，并对各办、中心、分子公司的公文处理工
作进行业务指导。
（四）集团各办、中心、分子公司必须严格执行公文处理流程，按照职权范围认真做
好公文管理中的各项工作，严格执行公司相关保密规定，提高公文办理的效率和质量，确
保公司各项工作的高效、有序、协调开展。
四、公文种类
集团常用的公文种类（14 种）主要有：
（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤
销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予
和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。
（四）公报：适用于公布重要决定或重大事项。
（五）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知：适应用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，
批转、转发公文。
（九）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（十一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复：适用于答复下级机关的请示事项。
（十三）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复
审批事项。
（十四）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
五、公文格式
(一) 公文用纸幅面尺寸及版面要求
1．幅面尺寸
公文用纸采用 A4 型纸。
2．版面
2.1 页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为 37 mm±1 mm，订口（左白边）为 28mm±1mm，版
心尺寸为 156 mm×225 mm。
2.2 字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
2.3 行数和字数
一般每面排 22 行，每行排28 个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
2.4 文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
（二） 公文格式各要素编排规则
1．公文格式各要素的划分
标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线
以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）
以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
2. 版头 　　
2.1 份号
如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2.2 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密
期限中的数字用阿拉伯数字标注。
2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、
密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排
列。
2.4 发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者
规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，推荐使用小标宋体字，颜
色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；
如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
2.5 发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；
年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1 不编
为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
可独立行文的分公司，对内行文用“xx 发”,对外行文用“xx 字”(待议，如“煤炭发
/字”)。
2.6 签发人
只在上行文中体现。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，
编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号
楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀
编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
2.7 版头中的分隔线
发文字号之下 4mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
3.主体
3.1 标题
一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；
回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱
形。
3.2 主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒
号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
3.3 正文
公文首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自
然 段 左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一 、 ” “ （一）”
“1.”“（1）”标注；一般第一层用三号加黑黑体字、第二层用三号加黑楷体字、第三层
用三号加黑仿宋体、第四层用三号仿宋体字标注。
3.4 附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称
后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
3.5 发文机关署名、成文日期和印章
3.5.1 加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印
章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下
位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印
章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和
成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章
顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
3.5.2 不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发
文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发
文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
3.5.3 加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字
加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签
发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名
章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发
人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
3.5.4 成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1 不编为01）。
3.6 附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
3.7 附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序
号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序
号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在
其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4. 版记
4.1 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35
mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为 0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要
素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
4.2 抄送机关
如有抄送机关，一般用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一
字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后
一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。
既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
4.3 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一
字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
5. 页码
一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一
字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记
页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应
当连续编排。
发文机关之下 4mm 处一条与版心等宽的红色反线。
六、工作程序
（一）发文类型
1．红头文件
1.1红头文件功能与范围
集团及各办、中心、分子公司根据业务性质，以集团或分子公司名义对外业务对接、工
作沟通的函、申请、请示，对内涉及重要决策及全员通晓的命令（令）、通知、通报等公文
类型需要，均以红头文件形式发文。
1.2红头文件发文流程
需要拟发文的各办、中心、分子公司起草校对文件，填写发文审批单（附件 1），经中
心、分子公司总经理审核，总裁签批发文。
2. 业务便签
2.1 业务便签功能与范围
2.1.1 内部业务便签主要用于：各办、中心、分子公司之间的工作协调与业务往来；职
责范围内有关事项的通知或通报；根据公司内部需要按流程向相关部门报送有关审核事项；
部门或单位向分管领导或总裁请示或汇报工作。
2.1.2任何中心、分子公司使用业务便签只限于实施职权范围内的工作，不能以集团或
公司的名义下发通知、决定、制度或规定等。
2.2 业务便签报送规定
使用业务便签必须按流程进行，具体规定为：
2.2.1 各办、中心、分子公司之间的工作协调、日常业务往来、有关事项的通知、通报的
业务便签，须由报送中心、分子公司负责人审核签字、盖章后方可报送，否则视为无效业
务便签。
2.2.2 凡属向集团、各办、中心、分子公司有关审核、工作汇报等事项的便签，须经报送
中心负责人、集团分管领导审核后方可报送，同时需抄送业务相关部门及领导知晓，否则
视为无效业务便签。
2.3 业务便签的使用规定

标签： #管理 #公文

摘要：

公文管理制度一、目的为适应公司发展需要，不断提高企业公文处理水平，使公文处理准确、及时、规范，逐步实现公文管理的科学化、制度化和规范化，确保公司各项工作的高效、有序、协调开展，特制定本制度。二、适用范围适用于集团各办、中心、分子公司公文管理。三、管理职责(一)公司的公文包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。（二）集团及各办、中心、分子公司公文由企管中心统一收发、传阅、立卷和归档。（三）企管中心负责集团的公文处理工作，并对各办、中心、分子公司的公文处理工作进行业务指导。（四）集团各办、中心、分子公司必须严格执行公文处理流程，按照职权范围认真做好公文管理中的各项工作，...

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