《行政职位工作手册》-第3版

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行政管理职位工作手册

（第 3版）

目  录
第一章  行政部职责描述...................................................................................................................4
一、行政部职能.................................................................................................................4
三、行政部工作职责.........................................................................................................4
一、行政总监.....................................................................................................................6
二、行政部经理.................................................................................................................7
第二章  行政部组织管理...................................................................................................................9
二、行政部组织管理工作模板........................................................................................9
三、行政部组织管理工具表单......................................................................................12
第三章  办公事务管理.....................................................................................................................14
二、办公费用管理工作模板...........................................................................................14
三、办公费用管理工具表单...........................................................................................16
三、公关接待管理工具表单...........................................................................................19
三、会议管理工具表单...................................................................................................20
三、印章管理工具表单...................................................................................................21
第四章  网络信息管理.....................................................................................................................23
一、计算机网络管理知识准备......................................................................................23
三、计算机网络管理工具表单......................................................................................24
第五章  文书档案资料管理.............................................................................................................26
一、文书管理工作知识准备...........................................................................................26
二、达成工作目标的四个工作事项..............................................................................26
三、文书管理工具表单...................................................................................................27
三、档案管理工具表单...................................................................................................29
二、信件管理工作模板...................................................................................................32
三、信件管理工具表单...................................................................................................32
二、资料管理工具表单...................................................................................................33
第六章  员工提案管理.....................................................................................................................36
一、员工提案管理知识准备...........................................................................................36
二、员工提案管理工作模板...........................................................................................37
三、员工提案管理工具表单...........................................................................................39
第七章  行政人事管理.....................................................................................................................42
二、达成目标的四个工作事项......................................................................................42
二、招聘管理工作模板...................................................................................................43
三、招聘管理工具表单...................................................................................................44
二、培训管理工作模板...................................................................................................46
三、培训管理工具表单...................................................................................................46
二、员工日常管理工具表单...........................................................................................50
二、员工出差管理工具表单...........................................................................................51
第八章  财产物资管理.....................................................................................................................53
二、达成目标的两个工作事项......................................................................................53
三、财产物资管理工具表单...........................................................................................53
二、固定资产管理工具表单...........................................................................................55
2

二、办公用品管理工具表单...........................................................................................58
第九章  车辆司机管理.....................................................................................................................60
二、车辆司机管理工具表单...........................................................................................60
第十章  安全保障管理.....................................................................................................................63
二、达成目标的三个工作事项......................................................................................63
三、劳动安全工具表单...................................................................................................63
一、安全保卫管理工作模板...........................................................................................66
二、安全保卫工作工具表单...........................................................................................68
一、消防安全管理工作知识准备..................................................................................70
三、消防安全管理工具表单...........................................................................................71
二、突发事故处理工具表单...........................................................................................72
第十一章  后勤服务管理.................................................................................................................76
一、员工宿舍管理工作知识准备..................................................................................76
二、员工宿舍管理工作模板...........................................................................................77
三、员工宿舍管理工具表单...........................................................................................79
三、员工餐厅管理工具表单...........................................................................................82
一、环卫绿化管理工作知识准备..................................................................................85
二、环卫绿化管理工作模板...........................................................................................87
三、环卫绿化管理工具表单...........................................................................................89
一、其他后勤服务管理工作模板..................................................................................91
二、俱乐部管理工具表单...............................................................................................92
第十二章  法律服务管理.................................................................................................................95
二、达成目标的四个工作事项......................................................................................95
二、法律服务管理工作模板...........................................................................................96
二、达成目标的四个工作事项......................................................................................99
3

第一章行政部职责描述

一、行政部职能

行政部作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持

和后勤保障，具体体现在以下五个方面。

1．参谋职能

行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在企业经营

理念、管理策略及用人政策等重大问题方面有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或

缺的“高级参谋”。

2．沟通协调

行政部不仅要与企业领导沟通，还要与各部门之间充分沟通，以便清晰地传达企业的

政策和上级领导的意见，保证高效地完成任务。

3．行政事务处理

行政部承担着文书资料管理、办公自动化、接待等事务的处理工作。

4．后勤保障

行政部担负着车辆管理、司机管理、总务后勤（卫生、餐厅、倒班宿舍）管理、安全保卫

管理等行政工作。

5．监督控制

行政部不仅要为上级领导和各部门提供服务，还要制定企业的行政管理制度，并对相

关制度的执行情况进行检查、监督与控制。

三、行政部工作职责

行政部主要负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通，及时向领导反映情况、反馈

信息，并做好各部门间的相互配合、综合协调等工作。行政部的工作职责如表 1-1 所示。

表1-1 行政部工作职责一览表

1．日常办公事务管

理

（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制

（2）会议组织、协调，会议内容的记录与传达

在建立办公自动

化系统方面有

给予协助的职责

2．办公物品及设备

管理

（1）负责制定办公物品及设备采购、保管、发放与使用制度

（2）负责办公物品及设备的采购事宜

（3）负责办公物品的保管、发放、使用

（4）办公设备日常保养与故障维修

计算机及网络设

备的故障一般由

专业人员维修

3．文书资料管理

（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理

（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅

（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作

使得公文处理科

学、合理、规范

4．车辆司机管理

（1）办公车辆的调度管理

（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作

（3）对司机人员的安全驾驶教育、考勤等日常管理

提高工作效率，

确保公司领导和

各部门用车，圆

满完成各项任务

5．人事日常事务管

理

（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作

（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理

（3）组织员工开展各种形式的活动

协调、指导和监

督企业内部的各

种关系

6．后勤保障事务管

理

（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理

（2）企业员工餐厅、员工宿舍的日常管理

（3）企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修

（4）企业日常安全保卫及消防管理

后勤保障关系到

各项工作的基本

运行

7．涉外事务管理

（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎

送等

（2）企业对外宣传、公关联系

（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案

树立企业信誉，

建立良好的企业

形象

8．法律事务管理

（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益

（2）协助处理日常涉法事务及合同管理

（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判

（4）代理企业涉讼案件

规范公司法律事

务工作，做到依

法治理企业

行政部工作职责备注职责细分

一、行政总监

岗位名称行政总监所属部门行政部

直接上级总经理直接下级

任职资格

1．学历、专业知识

本科及以上学历，拥有行政管理、人力资源管理、物业管理、秘书学等相关专业知

识

2．工作经验

3～5年大、中型企业人力资源管理或行政管理相关工作经验

3．业务了解范围

掌握行政管理、后勤管理、日常事务管理等行政后勤管理知识，熟悉日常安全管

理、治安管理等治安安全管理相关知识，了解绩效管理、员工考核与考勤等人力资源管

理相关知识

工作职责职责细分

1．制定规章制

度

（1）组织制定行政管理、办公事务管理、总务后勤管理的有关规章制度

（2）对规章制度的执行情况进行监督、检查和指导

（3）定期组织对各项制度进行修正和完善的活动

2．会议安排与

接待管理

（1）负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议，指定人员做好会议记录和

会议

内容的传达工作

（2）根据总经理的指示，编排工作活动日程表，负责重大活动的组织和接待工作管

理

3．后勤保障管

理

（1）根据企业发展要求，安排、组织、指导员工餐厅、宿舍的日常管理工作

（2）负责企业内部办公及生活用水、用电的管理工作

（3）审批各项改善员工工作、生活条件的意见和建议

4．行政性财产

物资管理

（1）组织编制企业行政性财产、物资的采购计划及预算，严格控制行政办公经费支出

（2）监督企业办公用品、办公用固定资产的购买、保存及发放、维修管理工作

（3）审核、审批企业办公用车、基础建设和固定资产购买等的申请

5．治安与环境

卫生管理

（1）负责企业内部的治安管理工作

（2）监督、检查企业办公区域、生活区域的清洁卫生管理工作

（3）监督、检查企业办公区域、生活区域的环境绿化管理工作

6．所辖部门管

理

1）负责指导、管理、监督分管部门人员的业务及工作，使其不断提高工作效率

2）负责分管部门员工的培训、考核、日常考勤等工作

9．部门内部管

理

1）负责本部门员工的配备、选拔

2）配合人力资源部组织部门技能培训，指导下属人员的工作

3）配合人力资源部对本部门所属人员进行业绩考核

二、行政部经理

岗位名称行政部经理所属部门行政部

直接上级行政总监直接下级

任职资格

1．学历、专业知识

大学本科学历，拥有企业管理、行政管理、人力资源管理、中文等相关专业知识

2．工作经验

三年以上大、中型企业行政工作经验

3．业务了解范围

全面了解国内外企业行政管理的发展趋势和方向，掌握企业行政事务的处理办法

工作职责职责细分

1．制定行政管

理制度

（1）组织编制各项行政管理规章制度，经行政总监批准后贯彻执行

（2）负责对各项行政管理制度的执行情况进行监督和检查

2．行政性财产

物资管理

（1）制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度

（2）依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表，统一协调，并安排人员购买

（3）组织对企业行政性财产物资进行登记造册，定期进行盘点，并负责办公用固定

资产的维修和保养工作

3．车辆调度管

理

（1）企业行政车辆的调度，协调各部门的车辆使用

（2）安排好企业行政车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作，组织建立企业车

辆和司机档案

（3）控制企业的交通费用

4．内外关系协

调

（1）安排每月、每周总经理办公会议及其他各种日常会议，协调总经理和企业各部门

之间的工作，上传下达，协助相关部门开展相关重大活动

（2）协调与政府有关主管部门（如工商局）、行业相关管理机构、协会、商会及其他相

关企业的关系，并代表企业出席各种会议

（3）妥善安排外来人员的来访与接待工作

5．后勤保障工

作

（1）根据企业的年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤保障工作，包括集体宿

舍管理、员工餐厅管理、办公环境卫生管理、通信管理、职工生活管理等

（2）对企业的安全保卫、消防、环境和卫生进行统一管理，确保企业生产经营安全、顺

利地进行

6．文书档案管

理

（1）制定企业的文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，并组织相关人员

对企业文件、档案进行建档保管

（2）草拟、审核企业的重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等

（3）及时处理重要的来往公文、来电、信函，督促、检查领导批示，审核和修改以企业

名义签发的有关文件

（4）企业印章、法人章和办公室印章管理

7．基建工程及

物业管理

（1）负责企业及各分支机构基础设施的出租、租赁等工作

（2）代表企业实施甲方的功能，组织对工程的建设、设计、监理等进行管理

（3）负责企业及分支机构的物业管理工作，包括各种设施、设备的维护和保养工作

8．办公费用控

制

（1）负责编制企业年度办公费用预算并监督实施

（2）按照企业年度费用预算，严格控制各项办公费用支出，确认费用分摊范围，按

月分摊各项费用（如电话费、办公用品费用、房租等）

9．部门内部管

理

（1）负责本部门员工的配备、选拔

（2）配合人力资源部组织部门人员的技能培训，指导下属员工的工作

（3）配合人力资源部对本部门所属员工进行业绩考核

第二章行政部组织管理

二、行政部组织管理工作模板

（一）行政部组织结构设计实例模板

由于企业所属行业、规模以及内部要求的不同，企业行政部的组织结构也不尽相同；

而在实际工作中，设计依据不同，行政部的组织结构也会有所不同。

1．按职能分类设计的行政部组织结构

按职能分类是指按行政部管理分工为基础，按专业化原则进行设计，具体内容如图2-4

所示。

图2-4 按职能分类设计的行政部组织结构图

2．按企业规模大小设计的行政部组织结构

（1）大中型企业行政部组织结构如图2-5 所示。

行政总监

行政部经理

安全

保密

主管

人事

行政

主管

行政

事务

主管

安

全

专

员

办

公

专

员

秘

书

总务

后勤

主管

行

政

专

员

后

勤

专

员

宿

舍

管

理

员

餐

厅

管

理

员

保

洁

员

绿

化

员

接

待

专

员

公

关

专

员

司

机

前台

接待

主管

公关

事务

主管

公务

车辆

主管

图2-5 大中型企业行政部组织结构图

这种结构的主要特点表现在以下四个方面。

① 适合大中型现代企业行政事务管理的需要。

② 决策性工作基本都从企业行政事务管理范围中分离出来，成为独立的职能部门，如

内勤采购部、福利保障部、物业管理部。

③负责企业行政事务管理的主要负责人除了要进行行政管理外，对其他部门如企业管

理部、人力资源部、财务部、采购部等工作的控制、指导职责有所减少。

④ 这种组织结构主要体现不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相对比较固

定的岗位。

（2）中小型企业行政部组织结构如图2-6 所示。

基建科

配电房

机械设备科

电气维修科

环境保卫部

经理助理

环卫科

物业管理部

经理

公务车队

文书档案科

公共关系科

福利保障部

经理助理

员工宿舍管理处

生活委员会

福利保障部

经理

内部采购部

经理助理

办公品采购科

福利品采购科

设备采购科

内勤采购部

经理

集团行政部

行政经理

集团行政部

行政总监

员工餐厅管理处

前台服务

总经理办公室

主任

保安科

环境保卫部

经理

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摘要：

行政管理职位工作手册（第3版）1目录第一章行政部职责描述...................................................................................................................4一、行政部职能.................................................................................................................4三、行政部工作职责.............................

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