公司办公室文件归档及保管规程

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公司办公室文件归档及保管规程
第一章 概述.................................................................................................................................. 3
1 目的与意义.................................................................................................................... 3
1.1 目的............................................................................................................................ 3
1.2 意义............................................................................................................................ 3
1.3 本规程适用于公司办公室文件的归档及保管工作。..............................................3
1.4 本规程涉及公司各部门、各岗位的文件管理人员及文件归档、保管相关工作人员。
................................................................................................................................................ 3
1.5 本规程适用于公司内部文件，包括纸质文件和电子文件。...................................3
1.6 文件：指公司在业务活动、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、图像、
音频、视频等不同形式的信息记录。................................................................................. 3
1.7 归档：指将文件按照一定的分类、排列顺序存放于档案库或档案柜，便于管理
和查阅。................................................................................................................................ 3
1.8 保管：指对归档后的文件进行妥善维护、保养，保证文件的安全、完整和可追溯
性。........................................................................................................................................ 3
1.9 档案库：指用于存放归档文件的专用场所。..........................................................4
1.10 档案柜：指用于存放归档文件的专用设备。........................................................ 4
1.11 档案管理员：指负责公司文件归档、保管工作的专业人员。.............................4
1.12 文件归档制度：指公司制定的对文件归档、保管工作的管理规定。.................4
第二章 文件归档准备.................................................................................................................. 4
1.13 文件分类.................................................................................................................. 4
1.14 文件标识.................................................................................................................. 4
1.15 文件整理.................................................................................................................. 4
1.16 文件编目.................................................................................................................. 4
1.17 文件归档申请........................................................................................................... 5
1.18 文件归档审查........................................................................................................... 5
1.19 文件归档.................................................................................................................. 5
1.20 文件借阅.................................................................................................................. 5
1.21 文件销毁.................................................................................................................. 5
第三章 文件归档操作.................................................................................................................. 5
1.22 接收流程.................................................................................................................. 5
1.23 登记管理.................................................................................................................. 6
1.24 存放要求.................................................................................................................. 6
1.25 排列规则.................................................................................................................. 6
1.26 维护措施.................................................................................................................. 6
1.27 更新管理.................................................................................................................. 6
第四章 文件保管条件.................................................................................................................. 7
1.28 温度与湿度控制....................................................................................................... 7
1.29 空气质量.................................................................................................................. 7
1.30 光照控制.................................................................................................................. 7
1.31 防火、防盗、防潮、防虫....................................................................................... 7

1.32 文件柜...................................................................................................................... 7
1.33 密集架...................................................................................................................... 7
1.34 温湿度监测设备....................................................................................................... 7
1.35 空气净化设备........................................................................................................... 7
1.36 文件保管期限........................................................................................................... 8
1.37 文件保管条件........................................................................................................... 8
1.38 文件保管维护........................................................................................................... 8
第五章 文件保管制度.................................................................................................................. 8
1.39 保管责任.................................................................................................................. 8
1.40 保管权限.................................................................................................................. 8
1.41 文件借阅.................................................................................................................. 9
1.42 文件归还.................................................................................................................. 9
1.43 文件保密.................................................................................................................. 9
1.44 文件安全.................................................................................................................. 9
第六章 文件查阅与利用............................................................................................................... 9
1.45 查阅申请.................................................................................................................. 9
1.46 审批流程................................................................................................................ 10
1.47 文件提供................................................................................................................ 10
1.48 文件使用................................................................................................................ 10
1.49 文件利用记录......................................................................................................... 10
1.50 文件利用反馈......................................................................................................... 11
第七章 文件销毁与处理............................................................................................................. 11
1.51 审批原则................................................................................................................ 11
1.52 审批流程................................................................................................................ 11
1.53 执行要求................................................................................................................ 11
1.54 执行流程................................................................................................................ 11
1.55 处理要求................................................................................................................ 12
1.56 处理流程................................................................................................................ 12
第八章 电子文件归档与保管..................................................................................................... 12
1.57 电子文件分类......................................................................................................... 12
1.58 电子文件标识......................................................................................................... 12
1.59 电子文件整理......................................................................................................... 13
1.60 电子文件编目......................................................................................................... 13
1.61 电子文件归档......................................................................................................... 13
1.62 电子文件保管......................................................................................................... 14
第九章 归档与保管工作评估..................................................................................................... 14
1.63 评估指标................................................................................................................ 14
1.64 评估标准................................................................................................................ 15
1.65 评估流程................................................................................................................ 15
1.66 评估方法................................................................................................................ 15
1.67 评估结果................................................................................................................ 16
1.68 评估结果应用......................................................................................................... 16
第十章 培训与宣传.................................................................................................................... 16
1.69 目的与意义............................................................................................................. 16

1.1.70 培训内容................................................................................................................ 16
1.1.71 培训方式................................................................................................................ 16
1.1.72 考核与评价............................................................................................................. 16
1.1.73 宣传内容................................................................................................................ 17
1.1.74 宣传方式................................................................................................................ 17
1.1.75 改进方向................................................................................................................ 17
1.1.76 改进措施................................................................................................................ 17
1.1.77 优化目标................................................................................................................ 17
第一章 概述
1.1 目的与意义
1.1.1 目的
为保证公司办公室文件的有序归档与妥善保管，提高文件管理效率，本规
程旨在规范公司办公室文件的归档及保管工作，保证文件的完整、安全与可追溯
性。
1.1.2 意义
（1） 提高文件管理水平：通过规范文件归档及保管流程，有利于提高公
司办公室文件管理的科学性、规范性和系统性。
（2） 保障公司合法权益：妥善保管公司文件，有利于维护公司合法权益，
保证公司业务开展不受文件缺失、损坏等影响。
（3） 促进信息资源共享：规范文件归档，有利于实现公司内部信息资源
的共享，提高公司决策效率。
第二节 适用范围
1.1.3 本规程适用于公司办公室文件的归档及保管工作。
1.1.4 本规程涉及公司各部门、各岗位的文件管理人员及文件归档、保管相
关工作人员。
1.1.5 本规程适用于公司内部文件，包括纸质文件和电子文件。
第三节 术语和定义
1.1.6 文件：指公司在业务活动、管理活动中形成的具有保存价值的文字、
图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
1.1.7 归档：指将文件按照一定的分类、排列顺序存放于档案库或档案柜，
便于管理和查阅。

1.1.8 保管：指对归档后的文件进行妥善维护、保养，保证文件的安全、完

整和可追溯性。

1.1.9 档案库：指用于存放归档文件的专用场所。

1.1.10 档案柜：指用于存放归档文件的专用设备。

1.1.11 档案管理员：指负责公司文件归档、保管工作的专业人员。

1.1.12 文件归档制度：指公司制定的对文件归档、保管工作的管理规定。

第二章文件归档准备

第一节文件分类与标识

1.1.13 文件分类

（1）按照文件的性质、内容、来源和作用，将文件分为以下几类：

（1）公司内部文件：包括公司规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要等

（2）外部文件：包括文件、行业资料、合作伙伴文件等；

（3）技术文件：包括产品设计、生产技术、工艺流程等；

（4）财务文件：包括财务报表、会计凭证、审计报告等；

（5）其他文件：包括人力资源、市场营销、法务等。

1.1.14 文件标识

（1）对每份文件进行唯一性标识，包括文件编号、文件名称、编制人、编

制日期等；

（2）文件编号应遵循一定的规则，如：年份序号；

（3）文件名称应简洁明了，反映文件内容；

（4）文件编制人和编制日期应清晰标注，便于查询和追溯。

第二节文件整理与编目

1.1.15 文件整理

（1）对文件进行分类、排序、筛选，保证文件齐全、完整；

（2）对破损、褪色、字迹不清的文件进行修复、复制或重印；

（3）对文件进行数字化处理，便于电子化管理；

（4）按照文件分类，将文件存放于相应的文件夹或柜子中。

1.1.16 文件编目

（1）编制文件目录，包括文件编号、文件名称、编制人、编制日期等；

（2）按照文件分类，将文件目录分为总目录、分目录和子目录；

（3）对文件目录进行电子化管理，便于查询和统计；

（4）定期更新文件目录，保证与实际文件相符。

第三节文件归档流程

1.1.17 文件归档申请

（1）文件编制完成后，编制人应向档案管理部门提交归档申请；

（2）申请材料包括：文件原稿、电子版文件、文件目录等。

1.1.18 文件归档审查

（1）档案管理部门对归档申请进行审查，保证文件齐全、完整、合规；

（2）对不符合归档要求的文件，退回编制人进行修改或补充。

1.1.19 文件归档

（1）经审查合格的文件，由档案管理部门进行归档；

（2）归档时，将文件按照分类、编号、存放位置等信息进行登记；

（3）对已归档文件，编制归档清单，以便查询和管理。

1.1.20 文件借阅

（1）员工因工作需要借阅文件时，应向档案管理部门提出借阅申请；

（2）档案管理部门对借阅申请进行审查，保证借阅人具备相应权限；

（3）借阅人应妥善保管借阅文件，不得遗失、损毁或篡改；

（4）借阅结束后，应及时归还文件，办理归还手续。

1.1.21 文件销毁

（1）对已过保存期限、无保存价值的文件，由档案管理部门提出销毁申请

（2）销毁申请经公司领导审批后，由档案管理部门负责实施；

（3）销毁过程中，应保证文件内容不被泄露；

（4）销毁完毕，档案管理部门应记录销毁情况，归档备查。

第三章文件归档操作

第一节归档文件的接收与登记

1.1.22 接收流程

（1）归档文件的接收应遵循公司规定的流程，保证文件来源清晰、合法。

（2）接收归档文件时，应由归档责任人负责，对文件的完整性、真实性、

准确性进行初步审核。

（3）接收文件时，应认真核对文件清单，保证文件与清单一致。

（4）对不符合归档要求的文件，应退回相关责任人，要求其补正相关内

容。

1.1.23 登记管理

（1）归档文件的登记应详细记录文件的基本信息，包括文件名称、编号、

归档日期、归档人等。

（2）登记信息应录入归档管理系统，便于查询、统计和管理。

（3）登记完成后，应对文件进行分类、编号，便于归档存放。

第二节归档文件的存放与排列

1.1.24 存放要求

（1）归档文件应存放在干燥、通风、安全的环境中，避免潮湿、高温、光照

等不良条件对文件造成损害。

（2）存放文件时应使用专用的文件柜或档案架，保证文件整齐、有序。

（3）文件柜或档案架应设置标签，标明文件类别、编号等信息。

1.1.25 排列规则

（1）归档文件应根据文件类别、编号进行排列，保证查找方便、快捷。

（2）文件排列应遵循从左到右、从上到下的原则，同一类文件按照编号顺

序排列。

（3）特殊文件，如重要合同、协议等，应单独设立专柜存放，并在柜门上

设置明显标签。

第三节归档文件的维护与更新

1.1.26 维护措施

（1）定期检查归档文件，保证文件无损坏、缺失等情况。

（2）对发觉损坏的文件，应及时修复或更换，保证文件完整性。

（3）对文件柜、档案架等存放设施进行检查，保证设施正常运行。

1.1.27 更新管理

（1）公司业务的发展，应及时更新归档文件，保证文件内容的时效性。

（2）更新文件时，应遵循原有归档流程，重新进行接收、登记、存放等环

节。

（3）更新后的文件应与原文件一同存放，便于查找、对比。

第四章文件保管条件

第一节保管环境要求

1.1.28 温度与湿度控制

为保证文件的安全与完整，文件保管环境需严格控制温度与湿度。温度宜保

持在 18℃至 24℃之间，湿度宜控制在 35%至 60%之间。特殊类型的文件，如珍贵

文献、档案等，应根据其特性调整温度与湿度。

1.1.29 空气质量

文件保管环境应保持良好的空气质量，避免有害气体、灰尘、微生物等对文

件造成损害。应定期进行空气净化，保证空气清新。

1.1.30 光照控制

文件保管环境应避免强烈的光照，尤其是直射阳光。应使用遮光窗帘或遮光

板，以降低光照对文件的损害。

1.1.31 防火、防盗、防潮、防虫

文件保管环境应具备防火、防盗、防潮、防虫等基本条件。应配备灭火器、报

警系统等安全设施，保证文件的安全。

第二节保管设施与设备

1.1.32 文件柜

文件柜应选用优质材料制作，具备良好的密封性、牢固性和耐用性。文件柜

内部应设置合理的隔层，便于分类存放文件。

1.1.33 密集架

对于大量文件的存放，应使用密集架。密集架应具备手动或电动驱动功能，

便于存取文件。同时密集架应具备良好的密封性和防尘功能。

1.1.34 温湿度监测设备

文件保管环境应配备温湿度监测设备，实时监测温度和湿度，保证文件处

于适宜的保管环境。

1.1.35 空气净化设备

为保持文件保管环境的空气质量，应配备空气净化设备，如空气净化器、加

湿器等。

第三节保管期限与条件

1.1.36 文件保管期限

文件保管期限应根据文件的性质、用途和法律法规要求确定。一般可分为短

期、中期和长期保管。具体期限应根据实际情况制定。

1.1.37 文件保管条件

（1）短期保管的文件，应采取适当的措施，保证文件在规定期限内不受

损害。

（2）中期保管的文件，应采用密集架、文件柜等设施进行存放，定期进行

维护和检查。

（3）长期保管的文件，应采用专业的档案袋、盒子等包装，保证文件在长

期存放过程中不受损害。

1.1.38 文件保管维护

（1）定期对文件进行检查，发觉破损、虫蛀、霉变等问题，及时进行修复

或替换。

（2）定期对文件柜、密集架等进行清洁和保养，保证设施设备正常运行。

（3）建立完善的文件保管制度，加强员工培训，提高文件保管水平。

第五章文件保管制度

第一节保管责任与权限

1.1.39 保管责任

（1）公司办公室文件保管责任人应当对文件的安全、完整、保密、规范负

责。

（2）保管责任人应当建立健全文件保管制度，明确文件保管流程，保证

文件存放有序，便于查找。

（3）保管责任人应当定期对文件进行清理、鉴定，对过期、无效、不需保

留的文件进行销毁。

1.1.40 保管权限

（1）公司办公室文件保管责任人具备以下权限：

a. 对文件进行接收、整理、归档、保管、借阅、归还、销毁等操作。

b. 对文件保密级别进行划分，并采取相应保密措施。

c. 对文件借阅、归还进行审批。

d. 对文件保管过程中出现的异常情况进行处理。

e. 对文件保管制度进行修订和完善。

第二节文件借阅与归还

1.1.41 文件借阅

（1）员工因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅

原因、用途、期限等。

（2）保管责任人应对借阅申请进行审批，审批通过后方可借阅。

（3）借阅人应遵守文件保密规定，妥善保管文件，不得遗失、损毁、篡改

泄露。

1.1.42 文件归还

（1）借阅人应在规定期限内归还文件。

（2）归还文件时，保管责任人应进行验收，保证文件完整、无损坏。

（3）如文件丢失、损毁，借阅人应承担相应责任。

第三节文件保密与安全

1.1.43 文件保密

（1）公司办公室文件应根据内容涉及的秘密程度分为秘密、机密、绝密三

个级别。

（2）保密级别由文件制作人或保管责任人确定，并采取相应保密措施。

（3）员工应自觉遵守保密规定，不得泄露文件内容。

1.1.44 文件安全

（1）文件存放环境应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施。

（2）文件柜应加锁，钥匙由保管责任人妥善保管。

（3）电子文件应采取加密、备份等措施，保证数据安全。

（4）公司应定期对文件保管情况进行检查，保证文件安全。

第六章文件查阅与利用

第一节查阅申请与审批

1.1.45 查阅申请

（1）部门或个人因工作需要查阅文件时，应向档案管理部门提交书面查

阅申请。

（2）申请应明确查阅文件的名称、编号、查阅目的、查阅时间及查阅人等

信息。

（3）查阅申请应经部门负责人签字确认，并加盖部门公章。

1.1.46 审批流程

（1）档案管理部门收到查阅申请后，应在 3 个工作日内进行审批。

（2）审批内容主要包括查阅申请的合法性、必要性及文件保密级别等。

（3）审批通过后，档案管理部门应向查阅人发出查阅通知，明确查阅时

间、地点及注意事项。

（4）审批未通过时，档案管理部门应向查阅人说明原因。

第二节文件提供与使用

1.1.47 文件提供

（1）档案管理部门根据查阅通知，向查阅人提供所需文件。

（2）文件提供时，应保证文件完整、准确，不得提供破损、涂改或不完整

的文件。

（3）查阅人应对所提供的文件进行妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

1.1.48 文件使用

（1）查阅人应在规定的时间内，按照审批确定的查阅目的使用文件。

（2）使用文件时，应遵守国家有关保密法律法规，不得泄露文件内容。

（3）查阅人不得在文件上涂改、标注或损坏，确需标注时，应使用铅笔进

行。

（4）查阅人不得将文件带出查阅场所，如需复印，应经档案管理部门同

意。

第三节文件利用记录与反馈

1.1.49 文件利用记录

（1）档案管理部门应建立文件利用记录制度，对查阅人、查阅时间、查阅

文件名称等信息进行详细记录。

（2）文件利用记录应保存完整，以备查阅人查询或审计。

（3）档案管理部门应定期对文件利用情况进行统计分析，为改进档案管

理工作提供依据。

1.1.50 文件利用反馈

（1）查阅人应在查阅结束后，向档案管理部门提供书面反馈意见。

（2）反馈意见应包括查阅文件的满意度、文件完整性、查阅服务态度等方

面。

（3）档案管理部门应根据反馈意见，及时改进工作，提高服务质量。

第七章文件销毁与处理

第一节销毁文件的审批

1.1.51 审批原则

（1）文件销毁应遵循必要性、合法性、保密性原则，保证不违反国家法律

法规及公司相关规定。

1.1.52 审批流程

（1）部门负责人根据文件归档期限及实际需要，提出文件销毁申请。

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