外贸单证处理操作手册

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外贸单证处理操作手册
第 1 章 外贸单证概述................................................................................................................... 3
1 单证的定义与重要性..................................................................................................... 3
2 外贸单证的分类与功能................................................................................................. 3
3 单证处理的基本要求..................................................................................................... 4
第 2 章 商业发票与装箱单........................................................................................................... 4
1 商业发票的制作与审核................................................................................................. 4
1.1 制作商业发票............................................................................................................. 4
1.2 审核商业发票............................................................................................................. 5
2 装箱单的编制要点......................................................................................................... 5
3 商业发票与装箱单的关联............................................................................................. 5
第 3 章 信用证与托收单据........................................................................................................... 6
1 信用证的解读与应用..................................................................................................... 6
1.1 信用证概述................................................................................................................ 6
1.2 信用证的解读............................................................................................................. 6
1.3 信用证的应用............................................................................................................. 6
2 托收单据的制备与审核................................................................................................. 6
2.1 托收单据概述............................................................................................................. 6
2.2 托收单据的制备......................................................................................................... 6
2.3 托收单据的审核......................................................................................................... 6
3 信用证与托收单据的比对............................................................................................. 6
3.1 比对原则.................................................................................................................... 6
3.2 比对要点.................................................................................................................... 6
3.3 比对问题处理............................................................................................................. 7
第 4 章 运输单据........................................................................................................................... 7
1 海运提单的处理............................................................................................................. 7
1.1 提单的定义与作用..................................................................................................... 7
1.2 提单的种类................................................................................................................ 7
1.3 提单的制作与签发..................................................................................................... 7
1.4 提单的审核................................................................................................................ 7
1.5 提单的更改与转让..................................................................................................... 7
1.6 提单的遗失与补发..................................................................................................... 7
2 空运提单的制备与审核................................................................................................. 7
2.1 空运提单的定义与作用............................................................................................. 7
2.2 空运提单的制作......................................................................................................... 7
2.3 空运提单的审核......................................................................................................... 7
2.4 空运提单的更改与转让............................................................................................. 8
3 承运人与货代单据的协调............................................................................................. 8
3.1 承运人单据的种类及作用......................................................................................... 8
3.2 货代单据的种类及作用............................................................................................. 8
3.3 承运人与货代单据的协调......................................................................................... 8

第 5 章 保险单据........................................................................................................................... 8
1 保险单的购买与确认..................................................................................................... 8
1.1 购买保险.................................................................................................................... 8
1.2 确认保险单................................................................................................................ 8
2 保险单据的填写与审核................................................................................................. 9
2.1 填写保险单据............................................................................................................. 9
2.2 审核保险单据............................................................................................................. 9
3 保险责任的认定............................................................................................................. 9
第 6 章 进出口许可证与原产地证明........................................................................................... 9
1 进出口许可证的申请与使用......................................................................................... 9
1.1 许可证的申请............................................................................................................. 9
1.2 许可证的领取与使用............................................................................................... 10
2 原产地证明的制备与审核........................................................................................... 10
2.1 原产地证明的制备................................................................................................... 10
2.2 原产地证明的审核................................................................................................... 10
3 相关单据的相互关联................................................................................................... 10
第 7 章 检验检疫与通关单据..................................................................................................... 10
1 检验检疫单据的制备与审核....................................................................................... 10
1.1 制备检验检疫单据................................................................................................... 10
1.2 审核检验检疫单据................................................................................................... 11
2 通关单据的填写与申报............................................................................................... 11
2.1 填写通关单据........................................................................................................... 11
2.2 申报通关.................................................................................................................. 11
3 海关放行与后续单据处理........................................................................................... 12
3.1 海关放行.................................................................................................................. 12
3.2 后续单据处理........................................................................................................... 12
第 8 章 结算单据......................................................................................................................... 12
1 汇票的制备与兑付....................................................................................................... 12
1.1 汇票制备.................................................................................................................. 12
1.2 汇票兑付.................................................................................................................. 12
2 电汇与信汇的区别与应用........................................................................................... 13
2.1 电汇与信汇的区别................................................................................................... 13
2.2 电汇与信汇的应用................................................................................................... 13
3 结算单据的审核与归档............................................................................................... 13
3.1 审核要点.................................................................................................................. 13
3.2 归档管理.................................................................................................................. 14
第 9 章 外贸单证风险防范......................................................................................................... 14
1 单证风险类型及识别................................................................................................... 14
1.1 类型：...................................................................................................................... 14
1.2 识别：...................................................................................................................... 14
2 单证风险防范措施....................................................................................................... 15
2.1 建立健全单证管理制度：....................................................................................... 15
2.2 加强单证审核：....................................................................................................... 15
2.3 优化单证制作和传递流程：................................................................................... 15

9.2.4 利用保险和金融工具：........................................................................................... 15
9.3 异常情况的处理与应对............................................................................................... 15
9.3.1 及时沟通：.............................................................................................................. 15
9.3.2 紧急处理：.............................................................................................................. 15
9.3.3 法律途径：.............................................................................................................. 15
9.3.4 内部整改：.............................................................................................................. 16
第 10 章 外贸单证归档与管理................................................................................................... 16
10.1 单证归档的重要性与原则......................................................................................... 16
10.1.1 单证归档的重要性................................................................................................. 16
10.1.2 单证归档的原则..................................................................................................... 16
10.2 外贸单证管理流程与方法......................................................................................... 16
10.2.1 单证收集................................................................................................................ 16
10.2.2 单证整理................................................................................................................ 16
10.2.3 单证归档................................................................................................................ 17
10.2.4 单证保管................................................................................................................ 17
10.2.5 单证利用................................................................................................................ 17
10.3 电子单证管理系统的应用与维护............................................................................. 17
10.3.1 电子单证管理系统的应用..................................................................................... 17
10.3.2 电子单证管理系统的维护..................................................................................... 17
第 1 章 外贸单证概述
1.1 单证的定义与重要性
单证，简而言之，就是指在国际贸易过程中，用以证明货物买卖双方权利
义务和相关事宜的书面文件。外贸单证在国际贸易中具有举足轻重的地位，其有
效性和准确性直接关系到交易的顺利进行。对于外贸企业而言，单证工作的重要
性主要体现在以下几个方面：
（1）单证是买卖双方履行合同义务的依据；
（2）单证是货物运输和保险的依据；
（3）单证是结算货款和索赔的依据；
（4）单证是海关、检验检疫等部门监管和服务的依据。
1.2 外贸单证的分类与功能
外贸单证可分为以下几类：
（1）基本单证：包括合同、发票、装箱单、运输单据、保险单据等，主要用
以证明货物的买卖、运输、保险等基本事宜；
（2）辅助单证：包括信用证、汇票、担保书、原产地证明、质量/数量证明等

用于支持和补充基本单证；

（3）监管单证：如进出口许可证、检验检疫证书、报关单等，主要涉及部

门对进出口业务的监管。

各类外贸单证的功能如下：

（1）合同：明确买卖双方的权利义务，为交易的履行提供法律依据；

（2）发票：证明货物的价值、数量和品质，是结算货款和关税的重要依据；

（3）装箱单：详细列出货物的包装情况，便于运输、查验和核对；

（4）运输单据：证明货物运输的事实、路线和方式，为货物追踪和保险理

赔提供依据；

（5）保险单据：保障货物在运输过程中的安全，降低交易风险；

（6）信用证：银行对买方支付承诺的保证，增加交易信用；

（7）其他辅助单证：根据交易双方和业务需求，提供相关证明和补充说明。

1.3 单证处理的基本要求

外贸单证处理需遵循以下基本要求：

（1）准确性：单证内容应与合同、实际货物和交易事实相一致，保证单证

的有效性和可靠性；

（2）完整性：按照合同和信用证要求，准备齐全所有必要的单证，避免遗

漏；

（3）及时性：在规定的时间内完成单证的准备和提交，保证货物顺利通关

和交易；

（4）规范性：遵循国际惯例和我国相关法律法规，保证单证格式、内容和

填写符合要求；

（5）安全性：注意单证的安全保管和传递，避免遗失、损坏和泄露。

第 2 章商业发票与装箱单

2.1 商业发票的制作与审核

2.1.1 制作商业发票

商业发票是外贸出口中最重要的单证之一，其作用在于明确交易双方的商

品信息、数量、价格等关键因素。以下是商业发票的制作步骤：

（1）确认发票格式：根据不同国家或地区的要求，选择合适的商业发票格

式。

（2）填写基本信息：包括卖方和买方的名称、地址、联系方式；发票编号、

发票日期等。

（3）商品描述：详细描述商品名称、规格、型号、数量、单价、总价等。

（4）货币及汇率：明确交易货币种类及汇率。

（5）贸易条款：注明贸易术语，如 FOB、CIF 等。

（6）其他信息：如运输方式、付款方式、合同号等。

2.1.2 审核商业发票

审核商业发票的目的在于保证发票内容的准确性和合规性。以下为审核要点

（1）核对商品信息：确认商品描述、数量、价格等与合同、订单等一致。

（2）检查格式及内容：保证发票格式符合要求，内容完整、无遗漏。

（3）审查货币及汇率：确认交易货币及汇率正确。

（4）检查贸易条款：核实贸易术语与合同或订单相符。

（5）其他审核：如运输方式、付款方式等是否与实际情况相符。

2.2 装箱单的编制要点

装箱单是记录商品装箱情况的单据，对于货物的运输、清关等环节。以下是

装箱单的编制要点：

（1）明确装箱单格式：根据实际需求选择合适的装箱单格式。

（2）填写基本信息：包括装箱单编号、装箱日期、出口商名称等。

（3）商品装箱情况：详细记录每个商品箱的箱号、尺寸、数量、重量等。

（4）包装类型：注明包装材料、包装方式等。

（5）货物描述：简要描述商品名称、规格等。

（6）其他信息：如运输标记、目的地等。

2.3 商业发票与装箱单的关联

商业发票与装箱单在外贸出口中具有紧密的关联性，主要体现在以下方面：

（1）信息一致性：商业发票中的商品信息、数量等应与装箱单保持一致。

（2）单据配合：在货物清关、结算等环节，商业发票与装箱单需相互配合

使用。

（3）证明作用：装箱单作为商业发票的附件，可以证明货物的装箱情况，

便于核实货物数量、重量等。

（4）风险管理：通过商业发票与装箱单的关联，有助于识别和防范外贸风

险，如货物丢失、损坏等。

第 3 章信用证与托收单据

3.1 信用证的解读与应用

3.1.1 信用证概述

信用证是国际贸易中一种重要的支付保障手段，其基本原理是银行信用代

替商业信用。本节将介绍信用证的定义、类型、适用范围及其在国际贸易中的作

用。

3.1.2 信用证的解读

详细解析信用证的主要构成要素，包括开证申请人、受益人、金额、期限、付

款条件、单据要求等，以帮助读者正确理解信用证的内容。

3.1.3 信用证的应用

介绍在信用证支付方式下，出口商如何根据信用证要求准备单据、办理议付

收款等操作流程，保证贸易双方权益。

3.2 托收单据的制备与审核

3.2.1 托收单据概述

介绍托收单据的定义、种类及在国际贸易中的应用，明确托收单据在支付过

程中的作用。

3.2.2 托收单据的制备

详细阐述制备托收单据的步骤、要求及注意事项，包括汇票、发票、装运单

据等，以保证单据符合规定，避免因单据问题导致的支付风险。

3.2.3 托收单据的审核

分析银行在托收过程中对单据的审核要点，如单据的一致性、真实性、有效

性等，以保障贸易双方的权益。

3.3 信用证与托收单据的比对

3.3.1 比对原则

阐述信用证与托收单据比对的基本原则，包括一致性、完整性、准确性等，

以保证单据符合信用证要求。

3.3.2 比对要点

详细列出信用证与托收单据比对的关键点，如金额、期限、付款条件、单据

种类等，帮助读者在实际操作中准确把握。

3.3.3 比对问题处理

分析在比对过程中可能遇到的问题，如单据不符、遗漏等，并提出相应的解

决措施，以保证信用证与托收单据的一致性。

第 4 章运输单据

4.1 海运提单的处理

4.1.1 提单的定义与作用

海运提单（Bill of Lading，简称 B/L）是国际海上货物运输中的重要单

证，既是货物收据，又是运输契约的证明，同时具有货物所有权转让的功能。

4.1.2 提单的种类

介绍海运提单的种类，如已装船提单、备运提单、清洁提单、不清洁提单等。

4.1.3 提单的制作与签发

详细阐述提单的制作过程，包括提单内容的填写、签发程序及签发主体。

4.1.4 提单的审核

说明在收到海运提单后，如何进行审核，包括检查提单的真伪、内容的准确

性以及是否符合信用证规定等。

4.1.5 提单的更改与转让

阐述在货物运输过程中，如需对提单进行更改或转让的操作流程及相关注

意事项。

4.1.6 提单的遗失与补发

介绍提单遗失后的处理方法，以及如何向船公司申请补发提单。

4.2 空运提单的制备与审核

4.2.1 空运提单的定义与作用

空运提单（Air Waybill，简称 AWB）是国际航空货物运输中的重要单证，

具有货物收据、运输契约证明及货物所有权转让等功能。

4.2.2 空运提单的制作

详细讲解空运提单的制作过程，包括填写内容、签发程序等。

4.2.3 空运提单的审核

说明在收到空运提单后，如何进行审核，包括检查提单内容的准确性、是否

符合信用证规定等。

4.2.4 空运提单的更改与转让

阐述空运提单在运输过程中的更改和转让操作流程及相关注意事项。

4.3 承运人与货代单据的协调

4.3.1 承运人单据的种类及作用

介绍承运人提供的单据种类，如海运提单、空运提单、铁路运单等，以及这

些单据在货物运输中的作用。

4.3.2 货代单据的种类及作用

说明货代在运输过程中提供的单据种类，如货代提单、装箱单、发票等，以

及这些单据的作用。

4.3.3 承运人与货代单据的协调

阐述在货物运输过程中，如何协调承运人和货代提供的单据，保证单据的

一致性，避免货物在运输过程中的纠纷。

第 5 章保险单据

5.1 保险单的购买与确认

5.1.1 购买保险

在国际贸易中，为保证货物在运输途中的安全，买卖双方通常需要购买保

险。保险单的购买应根据合同条款及双方约定进行。以下为购买保险的基本步骤

（1）选择保险公司：应选择信誉良好、服务优质的保险公司。

（2）提供保险资料：向保险公司提供货物价值、运输方式、起运地、目的地

等信息。

（3）确认保险范围：确认保险单所覆盖的风险，如自然灾害、意外等。

（4）支付保险费：按照保险公司报价支付保险费。

5.1.2 确认保险单

购买保险后，需对保险单进行确认，以保证保险单的内容与实际需求相符。

以下为确认保险单的注意事项：

（1）核对保险单上的货物信息、运输方式、起运地、目的地等是否正确。

（2）确认保险单上的保险期限，保证货物在运输途中始终处于保险范围内。

（3）审查保险单上的保险金额，确认是否与货物价值相符。

（4）检查保险单上是否有保险公司加盖的公章，以保证保险单的真实性。

5.2 保险单据的填写与审核

5.2.1 填写保险单据

填写保险单据时应注意以下事项：

（1）按照保险公司提供的格式填写保险单据。

（2）保证所有信息准确无误，如货物描述、保险金额、运输方式等。

（3）在填写保险单据时，如涉及特殊条款，需在备注栏内注明。

（4）保险单据填写完毕后，应仔细检查，避免出现遗漏或错误。

5.2.2 审核保险单据

审核保险单据时，应注意以下事项：

（1）确认保险单据上的信息与合同条款一致。

（2）检查保险单据上的保险金额是否与货物价值相符。

（3）审查保险单据上的保险期限，保证货物在运输途中始终处于保险范围

内。

（4）核对保险单据上的保险公司公章，确认保险单据的真实性。

5.3 保险责任的认定

在货物发生损失或损坏时，应及时向保险公司提出索赔。以下为保险责任的

认定要点：

（1）确认货物损失或损坏的原因是否在保险范围内。

（2）提供货物损失或损坏的证据，如照片、检验报告等。

（3）根据保险单据的约定，协助保险公司进行现场查勘和定损。

（4）在保险责任认定后，按照保险公司要求提交索赔资料，办理索赔手续。

第 6 章进出口许可证与原产地证明

6.1 进出口许可证的申请与使用

6.1.1 许可证的申请

进出口许可证的申请是外贸业务中的重要环节。企业应根据我国相关法律法

规，向商务部门提交申请。申请材料包括但不限于企业法人营业执照、对外贸易

经营者备案登记表、进出口商品目录、合同、发票等。

6.1.2 许可证的领取与使用

企业在提交申请后，待商务部门审批通过，可领取进出口许可证。进出口许

可证是进出口商品的重要凭证，企业应妥善保管并按照规定使用。在办理海关手

续时，企业需出示进出口许可证，以保证交易的合法合规。

6.2 原产地证明的制备与审核

6.2.1 原产地证明的制备

原产地证明是证明商品产地的重要文件，对于享受关税优惠政策具有重要

意义。企业应根据原产地规则，制备原产地证明。制备过程中需注意以下几点：

（1）保证商品符合原产地标准；

（2）填写原产地证明时，内容应真实、完整、准确；

（3）原产地证明应由具备资质的机构出具。

6.2.2 原产地证明的审核

企业在提交原产地证明时，应保证证明的真实性、合法性和有效性。审核内

容包括：

（1）原产地证明的格式是否符合规定；

（2）商品名称、数量、规格等是否与实际出口商品一致；

（3）原产地证明是否由具备资质的机构出具；

（4）原产地证明的出具日期是否在规定时间内。

6.3 相关单据的相互关联

进出口许可证与原产地证明在外贸业务中具有相互关联性。企业在办理进出

口业务时，应保证以下单据的一致性：

（1）进出口许可证与原产地证明上的商品名称、数量、规格等应相互一致

（2）进出口许可证与原产地证明的出具日期应在合理范围内；

（3）在办理海关手续时，企业需同时提供进出口许可证和原产地证明，

以保证交易的合法合规。

遵循以上要求，企业可以顺利完成进出口业务，降低贸易风险。

第 7 章检验检疫与通关单据

7.1 检验检疫单据的制备与审核

7.1.1 制备检验检疫单据

在对外贸易过程中，检验检疫单据是证明出口商品符合我国及进口国家或

地区检验检疫要求的重要文件。制备检验检疫单据应遵循以下步骤：

（1）根据合同及信用证要求，确定检验检疫的项目、标准和要求；

（2）准备相关商品的技术资料、质量证明、测试报告等；

（3）填写检验检疫申请表，并提交给检验检疫机构；

（4）按照检验检疫机构的要求，提供必要的样品和资料；

（5）在规定时间内完成检验检疫，取得检验检疫证书。

7.1.2 审核检验检疫单据

审核检验检疫单据的目的是保证单据的准确性和完整性，避免因单据问题

导致货物通关受阻。审核内容包括：

（1）检验检疫证书上的商品名称、数量、规格、型号等是否与实际货物相符

（2）检验检疫证书上的检验检疫结果是否满足合同及信用证要求；

（3）检验检疫证书的签发机构是否具有相应资质；

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